Secrétaire écoles d'infirmier(e)s et d'aide-soignant(e)s
description du poste
Adjoint administratif en appui temporaire de l'équipe gestionnaire en charge de gérer le suivi des étudiants et des élèves dans chaque promotion sur les trois années de formation ainsi que l'ensemble des activités administratives en lien avec la mise en uvre de la pédagogie.
HORAIRES DE TRAVAIL
Ouverture de l'établissement du lundi au vendredi (jours de présence à définir en concertation avec l'équipe, pour cette mission temporaire)
Une permanence est assurée à tour de rôle par les membres de l'équipe des gestionnaires permettant de couvrir l'amplitude horaire d'ouverture de l'IFSI de 8 h 00 à 17 h 30.
Les horaires pouvant être ajustés en fonction des absences des collègues et en fonction des besoins de service et notamment sur certaines périodes (concours, cérémonie DEI).
Congés à prendre en priorité sur les vacances scolaires des étudiants.
Poste à 75 ou 100% en CDD jusqu'au 31/12/2024
MISSIONS
MISSIONS DU SERVICE :
Former des professionnels paramédicaux.
Concevoir, organiser et mettre en uvre les conditions de leurs apprentissages en formation initiale, en veillant au suivi de l'efficacité et de la qualité des prestations, et à l'adéquation avec le référentiel de formation.
Concevoir, organiser et réaliser des actions de formation continue dans des domaines liés aux soins, à la santé et à la pédagogie, en veillant au suivi de leur efficacité et de leur qualité, et à l'adéquation avec le référentiel de formation.
DESCRIPTION DES MISSIONS et DES COMPÉTENCES/ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES AU POSTE
Membre de l'équipe administrative et sous la responsabilité de la directrice par intérim, la secrétaire temporaire est en soutien de l'équipe administrative + Centre de documentation, afin de répondre aux besoins d'aide administratif, et d'assurer le suivi des missions attendues auprès des étudiants/élèves.
MISSIONS PRINCIPALES
Gestion administrative des étudiants/élèves dans le cadre de leur scolarité
Gestion administrative des intervenants internes et externes participant aux formations infirmière et aide-soignante
Gestion administrative concourant à la mise en uvre de la pédagogie
Gestion administrative courante liée au fonctionnement du service.
Ouverture et accueil sur le centre de documentation de l'IFSI IFAS de Savoie (en attente du recrutement de la future documentaliste)
COMPÉTENCES ATTENDUES
Activités liées à la gestion administrative des étudiants/élèves dans le cadre de leur scolarité :
Tenue des dossiers de scolarité des étudiants/élèves, saisie des documents pédagogiques, gestion des listes d'étudiants/élèves, gestion des accidents du travail, suivi des dossiers en vue du Diplôme d'Etat.
Transmission des attestations mensuelles de présence aux financeurs, gestion des frais de scolarité.
Dans le cadre des stages de formation des étudiants/élèves, préparation et envoi des courriers et conventions de stage, gestion des feuilles de stage, sorties de stage, paiement des indemnités de stage et de déplacement.
Gestion administrative des intervenants internes et externes participant aux formations infirmière/aide-soignante :
Accueil physique et téléphonique du public : étudiants/élèves, formateurs, partenaires internes et externes à l'institution
Transmission des éléments à la DRH concernant les nouveaux intervenants
Etablissement de la rémunération des intervenants, saisie des courriers des intervenants
Gestion administrative concourant à la mise en uvre de la pédagogie : préparation des évaluations de semestre
Gestion des évaluations, saisie des notes, préparation et organisation de la Commission d'Attribution des Crédits et des instances pédagogiques.
competences requises
Savoir travailler en équipe et être polyvalent, Faire preuve de rigueur, de qualités organisationnelles, d'adaptation, Savoir utiliser l'outil informatique : connaissance des outils bureautiques (Logiciel Word, Excel, Powerpoint, Internet) et être capable d'utiliser les logiciels métier spécifiques (FORMEIS), Avoir une bonne maîtrise de frappe et de l'orthographe, Savoir respecter les procédures administratives, savoir analyser et mettre en application les textes réglementaires régissant la formation au DEI, Savoir rendre compte, et extraire des données qualitatives et quantitatives (suivi d'indicateurs)
Loyauté, diplomatie et Discrétion professionnelle, Qualités relationnelles.