Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Le poste de Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

35H Autre

Jamais

• Mise à jour des dossiers administratifs et contrôle de l'authenticité des attestations
• Rédaction des contrats et agréments selon les modèles et suivi de leur signature

• Gestions des différentes demandes par mails
• Enregistrement sur serveur et diffusion de plans aux interlocuteurs
• Relance, pointage des feuilles d'heures des ouvriers et transmission au service comptabilité
• Suivi administratif des heures d'insertion avec le conducteur de travaux
• Rédaction des PPSPS LAB selon modèle
• Suivi la réception des PPSPS et des VIC des sous-traitants
• Finalisation, enregistrement et envoi des courriers à la demande des conducteurs ou de la direction
• Préparation des Dossier d'Ouvrage Exécutés (DOE)
• Demande de DICT sur le site
• Saisie des bons de commande et envoi aux fournisseurs
• Suivi des dommages ouvrages (DO) en lien avec le Directeur Travaux
• Mise à jour du tableau des intempéries et envoi aux archi

• Demande d'intervention aux entreprises
• Suivi des quitus et mise à jour du tableau de suivi
• Gestion des courriers informant au préalable de la facturation de nos déplacements si nous ne sommes pas concernés par la réserve de GPA
• Suivi des facturations émises en relation avec notre comptable

• Enregistrement des factures sous-traitants dans les dossiers chantier, le tableau de suivi de réception des factures et dans les baccaras
• Diffusion aux conducteurs de travaux pour validation et paiement
• Gestion des conventions de comptes prorata (émission et obtention - suivi financier géré par comptabilité).

• Appels d'offres publics : Gestion administrative des dossiers (formulaires, DC1, DC2 etc à remplir)
• Saisie de Devis client dans EBP
• Aide à la rédaction de mémoire technique

• Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs de l'entreprise
• Réception des colis et information du destinataire en interne
• Gestion des frais généraux : fournitures / cafés et approvisionnement
• Enregistrement des demandes de congés des collaborateurs dans un tableau Excel
• Gestion d'agenda, Organisation de rdv
• Gestion et affranchissement du courrier
• Archivage des dossiers

Nota : l'activité de l'entreprise étant évolutive, nous pourrons apporter des modifications à la fiche de poste en accord avec la direction de l'entreprise.

Le profil recherché

CAP, BEP et équivalents secrétariat assistanat Exigé

Salaire et avantages

Mensuel, de 1 987 € à 2 565 €

Autre

À savoir

Référence : 12550613