Assistant(e) de gestion Administratif(ve)

Détails de l'offre

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la Responsable des Ressources Humaines, l’Assistant de gestion administrative apporte son aide dans le traitement et le suivi de certains dossiers dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.

Vous appréciez les tâches polyvalentes, vous êtes motivé(e), rigoureux(se), avez l'envie de rejoindre une collectivité dynamique et l'esprit d'équipe est une valeur essentielle à vos yeux : ce poste est peut-être pour vous.

Cet emploi est un poste permanent créé à la suite d'un nouveau besoin, basé sur 36h semaine, sur 4 jours 1/2 avec RTT.

Possibilité d'accorder un 80%.

Activités principales :

• Etablir les ordres de mission du Service Technique et du Périscolaire
• Suivi des visites médicales
• Suivi des formations
• Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
• Préparer et suivre les dossiers de médailles
• Transmettre les actes obligatoires au contrôle de légalité
• Gestion des demandes de stages
• Participation à la campagne des entretiens professionnels
• Rédaction des publications d’offre d’emploi
• Rédaction d’arrêtés divers
• Saisie des arrêts maladie
• Suivi de l’accueil du nouvel arrivant
• Aide sur la conception des dossiers de retraite (recherche de documents)
• Mise à jour de documents comme le trombinoscope ou l’organigramme
• Classement divers (tâche journalière)
• Suivi administratif de la gestion des carrières des sapeurs-pompiers volontaires du CPI (rédaction d’actes administratifs)
• Assurer le bon déroulement des opérations du conseil consultatif communal des sapeurs-pompiers volontaires
• Archivage

• Gestion administrative des marchés publics : rédacteur, suivi de tableau de bord
• Préparation des commissions MAPA et CAO, secrétariat des commissions afférentes
• Rédaction des lettres de rejets ou d’acceptations
• Relance d’entreprises pour les contrats
• Validation des factures des contrats de maintenance
• Réalisation de sourcing sur demande DGS
• Classement des marchés et archivages
• Etablir avec la DGS une trame de classement informatique et administrative des marchés publics et l’appliquer
• Mise à jour des tableaux de suivi (recensement annuel, suivi de marché dans le cas de travaux, tableaux des contrats annuels)
• Rédactions des OS, réceptions des marchés publics en lien avec la DGS
• Répondre aux questions/réponses lors de consultation en l’absence de la DGS
• Participation aux réunions en lien avec les marchés ou subventions avec la DGS et en assurer le secrétariat
• Réalisation du recensement économique sur la plateforme dédiée
• Constituer les dossiers de subventions en lien avec la DGS et les déposer sur les plateformes afférentes

• Assurer le traitement comptable urgent des dépenses et des recettes en cas d’absence de l’agent en charge de ces fonctions

Profils recherchés

Compétences techniques:

• Notions de base sur le statut de la fonction publique territoriale
• Expériences souhaitée sur poste similaire
• Aisance informatique

Compétences relationnelles :

• Discrétion et devoir de réserve
• Bienveillance et courtoisie
• Rigueur et efficacité ; respect de délai
• Autonomie
• Polyvalence
• Sens du service public.

**Attention : recrutement d'un fonctionnaire exclusivement**

Sous l’autorité de la Responsable des Ressources Humaines, l’Assistant de gestion administrative apporte son aide dans le traitement et le suivi de certains dossiers dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.

Vous appréciez les tâches polyvalentes, vous êtes motivé(e), rigoureux(se), avez l'envie de rejoindre une collectivité dynamique et l'esprit d'équipe est une valeur essentielle à vos yeux : ce poste est peut-être pour vous.

Cet emploi est un poste permanent créé à la suite d'un nouveau besoin, basé sur 36h semaine, sur 4 jours 1/2 avec RTT.

Possibilité d'accorder un 80%.

Activités principales :

• Etablir les ordres de mission du Service Technique et du Périscolaire
• Suivi des visites médicales
• Suivi des formations
• Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
• Préparer et suivre les dossiers de médailles
• Transmettre les actes obligatoires au contrôle de légalité
• Gestion des demandes de stages
• Participation à la campagne des entretiens professionnels
• Rédaction des publications d’offre d’emploi
• Rédaction d’arrêtés divers
• Saisie des arrêts maladie
• Suivi de l’accueil du nouvel arrivant
• Aide sur la conception des dossiers de retraite (recherche de documents)
• Mise à jour de documents comme le trombinoscope ou l’organigramme
• Classement divers (tâche journalière)
• Suivi administratif de la gestion des carrières des sapeurs-pompiers volontaires du CPI (rédaction d’actes administratifs)
• Assurer le bon déroulement des opérations du conseil consultatif communal des sapeurs-pompiers volontaires
• Archivage

• Gestion administrative des marchés publics : rédacteur, suivi de tableau de bord
• Préparation des commissions MAPA et CAO, secrétariat des commissions afférentes
• Rédaction des lettres de rejets ou d’acceptations
• Relance d’entreprises pour les contrats
• Validation des factures des contrats de maintenance
• Réalisation de sourcing sur demande DGS
• Classement des marchés et archivages
• Etablir avec la DGS une trame de classement informatique et administrative des marchés publics et l’appliquer
• Mise à jour des tableaux de suivi (recensement annuel, suivi de marché dans le cas de travaux, tableaux des contrats annuels)
• Rédactions des OS, réceptions des marchés publics en lien avec la DGS
• Répondre aux questions/réponses lors de consultation en l’absence de la DGS
• Participation aux réunions en lien avec les marchés ou subventions avec la DGS et en assurer le secrétariat
• Réalisation du recensement économique sur la plateforme dédiée
• Constituer les dossiers de subventions en lien avec la DGS et les déposer sur les plateformes afférentes

• Assurer le traitement comptable urgent des dépenses et des recettes en cas d’absence de l’agent en charge de ces fonctions

Compétences techniques:

• Notions de base sur le statut de la fonction publique territoriale
• Expériences souhaitée sur poste similaire
• Aisance informatique

Compétences relationnelles :

• Discrétion et devoir de réserve
• Bienveillance et courtoisie
• Rigueur et efficacité ; respect de délai
• Autonomie
• Polyvalence
• Sens du service public.

**Attention : recrutement d'un fonctionnaire exclusivement**

Vieux-Thann est une ville dynamique de 3000 habitants en entrée de vallée.

Notre Ville est labélisée ville prudente, 3 fleurs et 3 libellules.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire, prime de fin d'année, tickets restaurants, adhésion au CNAS et participation employeur complémentaire santé et prévoyance.

Votre contact : Virginie BEHRA

rh@vieuxthann.fr

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.