Agent polyvalent état civil, affaires générales et communication
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative
Chargé ou chargée d'accueil
Officier ou officière d'état civil
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Vulbens est une commune de 1685 habitants, située dans le genevois français, proche de Genève, aux portes du Jura et de l'Ain et à environ 30 minutes d'Annecy. Elle jouit d'un cadre de vie paisible, alliant dynamisme économique de la région et vie de village préservée.Avec un doublement de la population en l'espace de 10 ans et de nombreux chantiers en cours, Vulbens cherche aujourd'hui à étoffer son équipe d'agents pour répondre aux demandes toujours plus nombreuses des habitants.
Le poste à pourvoir vient en remplacement d'un départ pour mutation.Vous serez sous l'autorité directe de la directrice des services.
Vos missions porteront essentiellement sur la partie secrétariat général, état civil et communication et vous serez également en charge le reste du temps et en binôme avec 1 autre agent de l'accueil physique, téléphonique et de la gestion de l'agence postale communale.
Le profil recherché est un profil expérimenté, autonome immédiatement et capable de traiter l'ensemble des domaines demandés.
Rémunération statutaire, RIFSEEP, ticket restaurant, participation mutuelleMissions / conditions d'exercice
ÉTAT-CIVIL :- Garantir l'instruction et la constitution des actes d'état civil (naissance, reconnaissances, adoption, mariages, décès...) ;
- Instruire les demandes de PACS et de changement de prénom
- Préparer les dossiers de mariage (vérification des pièces, auditions...)
- Délivrer des livrets de famille et assurer la tenue administrative des registres
- Gérer le cimetière, les concessions funéraires et leur renouvellement, veiller au contrôle d'enregistrement des opérations funéraires
- Préparer et gérer les élections, mettre à jour et gérer les fichiers des électeurs (instruction des inscriptions, radiations, commissions etc.)
- Gérer l'agenda du Maire et de la DGS
- Préparer les conseils municipaux et réunions du CCAS : registre des délibérations et décisions, affichage, convocations,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public (accueil et orientation des visiteurs, prise de messages et orientations des appels)
- Gérer les inscriptions scolaires
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Expliquer les démarches administratives et les pièces requises
- Écouter et aider les usagers au regard de leur situation sociale
Assurer la gestion de l'agence postale communale : ouverture et fermeture de la caisse, vente de produits, retraits/dépôts des colis et courriers, gestion des instances et des stocks
COMMUNICATION ET EVENEMENTS :- Afficher et diffuser l'information (panneau lumineux, vitrines et affichage mairie)
- Mise à jour du site internet de la commune et des réseaux sociaux
- Préparer le bulletin municipal en lien avec les élus et le prestataire
- Préparer les différents supports de communication ( flyers, affiches, invitations, cartes de vœux)
- Communiquer avec les associations communales
- Gérer les évènements communaux : inaugurations, marché de noël... (préparation des invitations et envoi, traiteur, boissons, coordination avec les services techniques
- Organisation des réunions publiques
- Organisation du repas des ainés (liste, invitations...)
- Expérience sur un poste similaire fortement appréciée
- Grande polyvalence
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Savoir travailler en équipe
- Connaissance solide dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Technique de secrétariat
- Maîtrise de l'outil informatique
- Maîtrise des logiciels spécifiques
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d'appliquer les procédures, règlements et règles administratives dans les différents domaines
- Être capable de gérer simultanément tâches en cours/appels ou sollicitations
- Savoir hiérarchiser les demandes et sollicitations
- Savoir rechercher l'information
- Savoir organiser et s'organiser efficacement dans ses tâches
- Capacité rédactionnelle
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Dynamisme
- Motivation
Avec un doublement de la population en l'espace de 10 ans et de nombreux chantiers en cours, Vulbens cherche aujourd'hui à étoffer son équipe d'agents pour répondre aux demandes toujours plus nombreuses des habitants.
Le poste à pourvoir vient en remplacement d'un départ pour mutation.Vous serez sous l'autorité directe de la directrice des services.
Vos missions porteront essentiellement sur la partie secrétariat général, état civil et communication et vous serez également en charge le reste du temps et en binôme avec 1 autre agent de l'accueil physique, téléphonique et de la gestion de l'agence postale communale.
Le profil recherché est un profil expérimenté, autonome immédiatement et capable de traiter l'ensemble des domaines demandés.
Rémunération statutaire, RIFSEEP, ticket restaurant, participation mutuelle
ÉTAT-CIVIL :- Garantir l'instruction et la constitution des actes d'état civil (naissance, reconnaissances, adoption, mariages, décès...) ;
- Instruire les demandes de PACS et de changement de prénom
- Préparer les dossiers de mariage (vérification des pièces, auditions...)
- Délivrer des livrets de famille et assurer la tenue administrative des registres
- Gérer le cimetière, les concessions funéraires et leur renouvellement, veiller au contrôle d'enregistrement des opérations funéraires
- Préparer et gérer les élections, mettre à jour et gérer les fichiers des électeurs (instruction des inscriptions, radiations, commissions etc.)
- Gérer l'agenda du Maire et de la DGS
- Préparer les conseils municipaux et réunions du CCAS : registre des délibérations et décisions, affichage, convocations,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public (accueil et orientation des visiteurs, prise de messages et orientations des appels)
- Gérer les inscriptions scolaires
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Expliquer les démarches administratives et les pièces requises
- Écouter et aider les usagers au regard de leur situation sociale
Assurer la gestion de l'agence postale communale : ouverture et fermeture de la caisse, vente de produits, retraits/dépôts des colis et courriers, gestion des instances et des stocks
COMMUNICATION ET EVENEMENTS :- Afficher et diffuser l'information (panneau lumineux, vitrines et affichage mairie)
- Mise à jour du site internet de la commune et des réseaux sociaux
- Préparer le bulletin municipal en lien avec les élus et le prestataire
- Préparer les différents supports de communication ( flyers, affiches, invitations, cartes de vœux)
- Communiquer avec les associations communales
- Gérer les évènements communaux : inaugurations, marché de noël... (préparation des invitations et envoi, traiteur, boissons, coordination avec les services techniques
- Organisation des réunions publiques
- Organisation du repas des ainés (liste, invitations...)
- Expérience sur un poste similaire fortement appréciée
- Grande polyvalence
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Savoir travailler en équipe
- Connaissance solide dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Technique de secrétariat
- Maîtrise de l'outil informatique
- Maîtrise des logiciels spécifiques
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d'appliquer les procédures, règlements et règles administratives dans les différents domaines
- Être capable de gérer simultanément tâches en cours/appels ou sollicitations
- Savoir hiérarchiser les demandes et sollicitations
- Savoir rechercher l'information
- Savoir organiser et s'organiser efficacement dans ses tâches
- Capacité rédactionnelle
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Dynamisme
- Motivation
CV + lettre de motivation à dgs@vulbens.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.