Assistante Médico-Administrative

Description du contexte / environnement du poste

Lieu d'exercice : CENTRE DE SOINS LA TONNELLE

Missions générales

• Accueil physique et téléphonique des usagers.
• Prise de rendez-vous, gestion des agendas.
• Traitement des courriers, dossiers et documents médicaux.
• Mise à jour des supports de communication et d'organisation de l'unité (permanence de soins).
• Saisir les actes médicaux, les diagnostics dans Cariatides.
• Travail de liaison avec l'équipe pluridisciplinaire

• Créer et actualiser des documents relatifs à notre domaine d'activité: Tableaux de suivi des certificats, tableaux de présence médicale hebdomadaire),
• Gérer et coordonner les tâches médico-administratives (gestion des agendas, organisation de réunions et les visio-conférences),
• Gérer, traiter et coordonner les programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation...),
• Gestion administrative des hospitalisations sous contraintes.
• Planification des certificats médicaux + gestion des documents juridiques relatifs à la loi du 05/07/2011 et 2/09/2013 de l'hospitalisation sous contraintes
• Préparation des documents relatifs à la loi et planification des prises en charge isolement/contention 22/01/2022
• Gestion des registres de lois
• Identifier et recenser des besoins et attentes des patients et des familles (demande de rendez-vous familiaux),
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (CR réunions, Courrier médicaux),
• Saisie des données liées à l'activité médicale (codage),
• Tenue à jour du dossier patient,
• Gestion des archives
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance,
• Commander les fournitures,

• Préparer et Participer aux bureaux de Pôle,
• Participer aux réunions UF et fonctionnement,
• Encadrer et former les professionnels AMA contractuelles,
• Participer aux audits dossiers patients,
• Participer à divers groupes de travail,
• Gestion de la disponibilité des bureaux
• Activités d'accueil des usagers et de leur famille : transmission des appels, recueil et transmissions des messages, orientation des usagers et des demandes formulées.
• Gestion des dossiers médicaux : création, suivi, classement, archivage, dématérialisation des documents et intégration au dossier informatisé.
• Activité de secrétariat médical : frappe de courriers, compte rendu de réunion, classement et archivage, gestion des fournitures.
• Effectuer les mouvements (admission, sortie, changement de mode de placement) dans Cariatides et réaliser les documents d'admission.

• Participation à la traçabilité de l'activité et à l'élaboration du rapport d'activité.
• Remplacement ponctuel dans les autres unités du Pôles.

Caractéristiques particulières du poste

Poste de travail adapté aux missions relevant d'un secrétariat médical (ordinateur, téléphone, dictaphone, interphone, lecteur carte vitale)

Travail en intersectorialité

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

N+1 : Cadre administratif de Pôle 59G01-59G03

Relations fonctionnelles : Unités 59G01-59G03, CARDO, équipe psychiatrique des urgences, DRH, DIM, Cellule Cariatides, Cellule Juridique, spécialités, médecine du travail, DTI, médecins généralistes de ville, service des transport EPSM, ambulances privées, taxis.

Compétences attendues et souhaitées

• Formation de secrétaire médicale
• Concours de la fonction publique d'Assistante Médico-Administrative

• Connaissance des pathologies psychiatriques
• Connaissance des lois : loi du 05 Juillet 2011, loi du 27 septembre 2013 et du décret du 23 mars 2022
• La sectorisation en psychiatrie
• Secret médical

• Maitrise de l'outil informatique et logiciels (Cariatides, Outlook, Word, Excel)
• Capacités rédactionnelles et organisationnelles
• Connaissance de la terminologie médicale

• Discrétion,
• Rigueur,
• Autonomie,
• Disponibilité,
• Réactivité,
• Sens de l'écoute et de l'accueil avec les patients et les familles,
• Sens de la communication