Assistant(e) d'agence (H/F)
Description du poste
Rattaché(e) au Directeur d'agence, l'assistant(e) d'agence a pour rôle de le seconder au niveau de l'Agence en prenant en charge les tâches administratives, la gestion et le suivi des dossiers, les prises de rendez-vous, l'élaboration du planning et bien d'autres misions.
Par nature, il /elle est polyvalent(e). A la fois assistant(e), comptable, juriste, il/elle sait faire face à tous les évènements de l'entreprise et trouve la plupart du temps les solutions adéquates en toute autonomie. Grâce à son travail en matière de communication et de documentation, il / elle facilite le travail de son manager en le déchargeant des tâches administratives.En véritable tour de contrôle, il/elle joue un rôle essentiel dans l'accomplissement de ses nombreuses missions.
Gestion des tâches administratives, comptables et de secrétariat :
Ø Assurer le secrétariat de l'agence (rédaction et gestion des courriers, des chronos, des appels, classement/archivage,) ;Ø Assurer et garantir la traçabilité des dossiers administratifs et correspondances avec les services de l'Etat (Préfecture, DREAL, CPAM, Inspection du Travail, etc.) et les parties intéressées (clients AD, riverains, propriétaires, etc.) ;
Ø Assurer les relations avec les Communes et villes sur lesquelles se trouvent nos implantations ;
Ø Assurer la gestion de l'agenda du Directeur d'agence et du CODIR ainsi que la réservation des transports et hébergements ;
Ø Participer à l'élaboration des rapports mensuels et annuels d'activité de l'Agence et en assurer la diffusion ;
Ø Assurer la bonne gestion du répertoire informatique commun de la direction ;
Ø Gérer la diffusion des informations interne du Territoire et de l'Agence sur l'ensemble des écrans dédiés.
Ø Assurer quelques missions RH spécifiques :Suivi des visites médicales pour le personnel du CODIR Agence ; Missions de correspondant(e) RH ; Bonne diffusion des informations en lien avec la politique RH sur l'ensemble du périmètre ; Collecter des éléments de paye pour la population du territoire rattachée au directeur ; Suivi du planning d'absence de l'ensemble de l'encadrement de l'agence ; Organisation des réunions CSE et diffuser les comptes-rendus.
- Préparation de réunions internes et externes :
Ø Organiser d'un point de vue 'logistique' des réunions, rendez-vous, visio-conférences, Webex ;
Ø Organiser les séminaires, événements internes (inauguration de sites, journée portes ouvertes,…) en lien avec les services de la Direction de la Communication ;Ø Préparation des supports de présentation (documents, synthèses, supports, mise en forme de documents sous PowerPoint notamment.
- Aide au suivi du fonctionnement opérationnel et commercial de l'Agence :
Ø Consolider les données principales de l'Agence (centraliser et contrôler les données en provenance des installations, des services supports et du siège, les consolider et les mettre en forme, assurer des supports de présentation) ;
Ø Assurer la synthèse et la diffusion les reportings (tonnages, faits marquants, Sécurité, Production, commerce) de l'Agence et garantir ensuite leurs diffusions auprès des services destinataires (RCS, CDV, contrôle de gestion, comptabilité, … notamment).
- Liaison entre les…
Description du profil
De formation BAC+2 minimum Gestion ou équivalent, l'assistant(e) d'agence peut être spécialisé(e) par le biais d'une licence ou d'un master professionnel.
Expérience de 5 ans minimum en tant que équivalent Assistant polyvalent gestion PME / PMI (ADV, ADG, Approvisionneur, ..)
Il/elle dispose d'une expérience professionnelle significative acquise dans un poste similaire et maîtrise les techniques d'assistanat. Outre une capacité d'autonomie, d'organisation et d'anticipation, il/elle possède un excellent relationnel, une bonne orthographe, il/elle est doté(e) d'une grande réactivité et souhaite s'investir dans le développement de la direction.
Maitrise des outils informatiques exigée (Pack Office- Internet - Outlook
- techniques d'accueil et relations téléphoniques
- gestion documentaires
- organisation agendas, réunions, rédaction de courriers, notes de synthèse, CR de réunion, ...)