[réf. u7667522] Assistant polyvalent office et administration des ventes (f/h) - Expectra

Expectra, leader en France de l'intérim spécialisé et du recrutement en CDI de cadres et agents de maîtrise.

Les consultants du Département Managers & Dirigeants vous proposent des opportunités de carrière. Notre client est la filiale (100 salariés) d'une entreprise internationale du secteur des nouvelles technologies. Vos missions sont les suivantes:

Gestion du bureau, soutien aux fonctions support (60% du poste):

• Répondre aux questions des différentes personnes internes et externes à l'entreprise qui se présentent à la réception.
• Passer les commandes de produits alimentaires, de fournitures de bureau et d'autres produits, vérifier les stocks.
• Envoyer et réceptionner le courrier et les colis.
• Saisir les demandes de validation des coûts pour les demandes spécifiques et générales du bureau et en vérifier l'acceptation.
• Commander, envoyer et gérer les stocks d'EPI.
• Organiser les événements du personnel en collaboration avec les autres départements.
• Suivi des factures commerciales pour la douane.
• Gestion des salles de réunion.
• Participer à divers projets relatifs à l'aménagement des bureaux ou à l'amélioration des espaces de vie.

Administration des ventes (40% du poste):

• Activités pré-commerciales : création de devis et préparation des informations sur les produits pour les spécifications de l'équipement.
• Lancer le processus de commande dans le système ERP à réception du bon de commande.
• Afficher les spécifications de l'équipement et les accords juridiques (NDA, etc.).
• Coordonner et planifier l'expédition des équipements une fois qu'ils ont été testés et jugés conformes.
• Veiller au respect de la réglementation à chaque étape administrative relative à l'expédition et/ou à la livraison de l'équipement.
• Constituer le dossier administratif (certificats CE, factures d'expédition, liste de colisage...).
• Etablir et envoyer les factures et en assurer le suivi.
• Créer et mettre à jour le rapport de planification des commandes, tous les rapports sur les prévisions de commandes, la gestion des déviations et les prévisions d'expéditions de matériel.
• Calculer et vérifier le montant final des commandes à la fin de chaque trimestre.

35h/semaine.

Les horaires sont les suivants: 8H30 12H 13H 16H30 (ou 16H).

Vos qualités relationnelles vous permettent de tisser des relations de confiance avec les salariés.

Ce poste est à pourvoir à partir de janvier, dans un environnement multiculturel, particulièrement qualitatif:)