[réf. b26934900] Assistant.e du service immobilier du finistère - 12901

Détails de l'offre

Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Descriptif de l'emploi

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles...), la Région Bretagne emploie sur l'ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu'administratifs.

S'appuyant sur des valeurs fondamentales comme l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l'insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c'est aussi profiter d'un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

Mission et raison d'être du poste :

• La maintenance du patrimoine bâti, propriété de la Région, à savoir les lycées, qui en constituent la très grande majorité,

les bâtiments des services, le patrimoine bâti non concédé des ports, le patrimoine bâti non concédé des voies navigables ; - Les opérations d'investissement sur ce patrimoine bâti ; - La logistique des bâtiments occupés par les agents de la Région.

• Le service fonctionnel de l'immobilier (SEFI).
• Le service de la stratégie foncière et de la gestion patrimoniale (STRAT)
• Le service de l'expertise technique et environnementale de la programmation (SETEP)
• Quatre services immobilier : 22 (IMMO22), 29 (IMMO29), 35 (IMMO35) et 56 (IMMO56).

L'essentiel du patrimoine est constitué par les lycées (127 sites, 2 millions de m2 - 900 bâtiments) auxquels la Région consacre un important budget pour la mise en oeuvre d'un schéma directeur immobilier.

Afin de mieux assurer les missions qui lui sont confiées, la DIL est organisée en service immobiliers territorialisés au plus proche des territoires et des usagers. Chaque service immobilier est ainsi en charge des travaux de maintenance (assurés par les Equipes Mobiles d'Assistance Technique), d'entretien et travaux neufs, en maîtrise d'ouvrage directe ou en mandat sur le patrimoine immobilier bâti de la Région et en particulier celui des lycées.

Les missions des services immobiliers, centrées sur le patrimoine des lycées peuvent être étendues, en fonction de ses plans de charges, aux autres éléments patrimoniaux de la Région.

Le service immobilier du Finistère intervient sur 29 établissements représentant 575 000 m², ainsi que sur plusieurs sites dit "tertiaires" (bâtiments propriété Région et non concédés relevant notamment des Directions des Ports ou des Canaux).

1. Activités régulières :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique du service et transmettre les messages ;
• Gérer des agendas électroniques, des plannings et effectuer les prises de rendez-vous du. de la chef.fe du service immobilier et de son adjoint.e ;
• Dématérialiser, classer, archiver les documents et fichiers produits par le service immobilier selon les process de la Direction ;

• Gérer et transmettre aux fournisseurs les bons de commande des Emats et du service immobilier
• Engager les bons de commande sur le logiciel Grand Angle
• Constituer et vérifier les dossiers comptables pour la mise en paiement des factures ;
• Assurer le paiement des factures après vérification du « service fait » et s'assurer du respect des délais de paiement.
• Rechercher des informations complémentaires sur les fournisseurs (RIB, avis siren, création de tiers...) ;
• Assurer la correspondance avec les fournisseurs ;
• Compléter les tableaux de bord et indicateurs d'activités mis en place.

• Gérer et traiter les courriers reçus et envoyés dans le logiciel ARIANE ;
• Mettre en forme, envoyer, diffuser les courriers, convocations, notes, rapports, compte-rendus ;
• Participer aux réunions du service.

• Recenser les besoins logistiques du service (y compris des Emat) : commande et gestion des fournitures, des Equipements de Protection Individuels (EPI) pour l'ensemble des agents du service ;
• Gérer le planning des absences et le suivi des convocations de formation, des mouvements de personnels en lien avec l'adjoint au chef de service ;
• Gérer les ordres de missions, les états de frais et le suivi des droits à ticket restaurant des agents des Emat ;

• En lien avec le chef de service, suivi du process de validation des notes décisionnelles (environ une session par mois tout au long de l'année) : jalons de validations, vérification des opérations passant à la commission permanente concernée, relances... jusqu'à la validation définitive.
• Relectures, mises et forme et corrections des projets de notes décisionnelles élaborés par les agents du service, avant relecture et validation par le chef de service ;
• Dépôt des notes décisionnelles validées par le chef de service sous Teams, suivi du process et éventuelles relances jusqu' la validation définitive ;

• En lien avec le secrétariat de la Direction, suivi du processus de validation des dossiers d'autorisation d'urbanisme ;
• Une fois le dossier AT / PC remis, vérification de sa complétude, remplissage du Cerfa et éventuelles relances (chef.fe de projet, conducteur.trice d'opération, voire Sem ou maître d'oeuvre), jusqu'à la complétude du Cerfa qui est ensuite transmis au secrétariat de la DIL pour signature ;
• Dépôt des dossiers en ligne sur les sites des Mairies / EPCI (voire envoi papier beaucoup plus rarement)
• Tout au long du processus d'instruction et jusqu'à l'obtention, assurer le lien entre le secrétariat de la DIL et les chef.fe de projet / conducteur.trice d'opération concerné.e.s

1. Activités occasionnelles

• Participer à des événements impliquant le service et la DIL ;
• Participer aux réflexions du service sur la mise en place des outils, procédures et mettre en oeuvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre les services immobiliers et le SEFI sur les aspects administratifs (communauté administrative).
• Sous réserve du chef de service, assurer ponctuellement l'intérim de l'assistant-e d'un autre service immobilier afin que la continuité du service soit satisfaite.
• Sous réserve du chef de service, contribution avec d'autres agents de la collectivité à l'accueil mutualisé de l'espace territorial Brest - Morlaix (Exemple : Accueil du public Physique et Téléphonique, Lancement des visio-conférences, Renseignement sur la formation de 1er niveau, Préparation des salles avant occupation...).

• Assurer le rôle de « référente accidents du travail » (SI29, APB, DET Brest compris agents nomades) : assurer la déclaration sur Kelenn, constituer le dossier d'accident du travail en lien direct avec l'agent, les RH et la hiérarchie, et suivre l'évolution du dossier jusqu'à sa clôture ;
• En lien avec le chef de service et/ou son adjoint, participer à l'élaboration d'outils et/ou directement élaborer des tableaux de synthèse d'activité. Ces outils / tableaux se montent essentiellement sous excel (ex. bons de commandes, synthèse pluriannuelle des notes décisionnelles...)
• En lien avec le chef de service et/ou son adjoint, participer à des réflexions plus transversales (ex. arborescence...).

ENVIRONNEMENT DU POSTE

• L'agent dépend directement de (n + 1) : Chef du service immobilier du Finistère.
• L'agent encadre directement (n-1) : sans objet.

• Au sein du service : tous les agents.
• Au sein de la direction : autres services immobiliers, SEFI, STRAT, SETEP, POSDIL.
• Au sein de la collectivité : les autres directions de la Région ayant un lien avec le service immobilier,
• Partenaires extérieurs : les usagers du patrimoine (lycées...), les prestataires techniques (maîtres d'oeuvre, entreprises...), le(s) mandataire(s), les collectivités (départements, communes).

Lieu de travail : Brest, Antenne Portuaire, Boulevard Isidore Marfille

• Vous avez envie d'exercer au coeur d'un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu'accessible, et doté d'une vie culturelle riche
• Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d'avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine...)
• Vous avez envie d'évoluer au sein d'équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
• Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d'appartenance...)
• Vous êtes attentif.ve aux possibilités d'évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail...)
• Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière

Profils recherchés

• Connaissance des procédures administratives de la Région
• Notion de base sur les domaines suivants : comptabilité et finances publiques, marchés publics
• Connaissance du logiciel de gestion financière Grand Angle
• Bonne connaissance des règles de présentation administrative (courriers, notes, rapports, charte graphique, modèles...)
• Respect de la charte graphique et des modèles de la Région
• Maîtrise des outils bureautique (Microsoft Office et surtout excel, internet, courriel...), des techniques de secrétariat (publipostage, tableaux de bord...)
• Capacité à utiliser des logiciels professionnels (gestion de courrier et, idéalement, gestion de dossiers, gestion financière et comptable, gestion patrimoniale)

• Rigueur, sens de l'organisation et capacité à suivre les process
• Qualités relationnelles : capacité à s'adapter et à communiquer avec différents interlocuteurs
• Sens du travail en équipe, capacité à travailler en transversalité et aux contacts d'interlocuteurs variés (internes et externes)
• Rendre compte et respecter les obligations de discrétion
• Gestion pertinente des priorités et urgences
• Autonomie dans l'organisation du travail et des missions confiées

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles...), la Région Bretagne emploie sur l'ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu'administratifs.

S'appuyant sur des valeurs fondamentales comme l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l'insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c'est aussi profiter d'un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

Mission et raison d'être du poste :

• La maintenance du patrimoine bâti, propriété de la Région, à savoir les lycées, qui en constituent la très grande majorité,

les bâtiments des services, le patrimoine bâti non concédé des ports, le patrimoine bâti non concédé des voies navigables ; - Les opérations d'investissement sur ce patrimoine bâti ; - La logistique des bâtiments occupés par les agents de la Région.

• Le service fonctionnel de l'immobilier (SEFI).
• Le service de la stratégie foncière et de la gestion patrimoniale (STRAT)
• Le service de l'expertise technique et environnementale de la programmation (SETEP)
• Quatre services immobilier : 22 (IMMO22), 29 (IMMO29), 35 (IMMO35) et 56 (IMMO56).

L'essentiel du patrimoine est constitué par les lycées (127 sites, 2 millions de m2 - 900 bâtiments) auxquels la Région consacre un important budget pour la mise en oeuvre d'un schéma directeur immobilier.

Afin de mieux assurer les missions qui lui sont confiées, la DIL est organisée en service immobiliers territorialisés au plus proche des territoires et des usagers. Chaque service immobilier est ainsi en charge des travaux de maintenance (assurés par les Equipes Mobiles d'Assistance Technique), d'entretien et travaux neufs, en maîtrise d'ouvrage directe ou en mandat sur le patrimoine immobilier bâti de la Région et en particulier celui des lycées.

Les missions des services immobiliers, centrées sur le patrimoine des lycées peuvent être étendues, en fonction de ses plans de charges, aux autres éléments patrimoniaux de la Région.

Le service immobilier du Finistère intervient sur 29 établissements représentant 575 000 m², ainsi que sur plusieurs sites dit "tertiaires" (bâtiments propriété Région et non concédés relevant notamment des Directions des Ports ou des Canaux).

1. Activités régulières :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique du service et transmettre les messages ;
• Gérer des agendas électroniques, des plannings et effectuer les prises de rendez-vous du. de la chef.fe du service immobilier et de son adjoint.e ;
• Dématérialiser, classer, archiver les documents et fichiers produits par le service immobilier selon les process de la Direction ;

• Gérer et transmettre aux fournisseurs les bons de commande des Emats et du service immobilier
• Engager les bons de commande sur le logiciel Grand Angle
• Constituer et vérifier les dossiers comptables pour la mise en paiement des factures ;
• Assurer le paiement des factures après vérification du « service fait » et s'assurer du respect des délais de paiement.
• Rechercher des informations complémentaires sur les fournisseurs (RIB, avis siren, création de tiers...) ;
• Assurer la correspondance avec les fournisseurs ;
• Compléter les tableaux de bord et indicateurs d'activités mis en place.

• Gérer et traiter les courriers reçus et envoyés dans le logiciel ARIANE ;
• Mettre en forme, envoyer, diffuser les courriers, convocations, notes, rapports, compte-rendus ;
• Participer aux réunions du service.

• Recenser les besoins logistiques du service (y compris des Emat) : commande et gestion des fournitures, des Equipements de Protection Individuels (EPI) pour l'ensemble des agents du service ;
• Gérer le planning des absences et le suivi des convocations de formation, des mouvements de personnels en lien avec l'adjoint au chef de service ;
• Gérer les ordres de missions, les états de frais et le suivi des droits à ticket restaurant des agents des Emat ;

• En lien avec le chef de service, suivi du process de validation des notes décisionnelles (environ une session par mois tout au long de l'année) : jalons de validations, vérification des opérations passant à la commission permanente concernée, relances... jusqu'à la validation définitive.
• Relectures, mises et forme et corrections des projets de notes décisionnelles élaborés par les agents du service, avant relecture et validation par le chef de service ;
• Dépôt des notes décisionnelles validées par le chef de service sous Teams, suivi du process et éventuelles relances jusqu' la validation définitive ;

• En lien avec le secrétariat de la Direction, suivi du processus de validation des dossiers d'autorisation d'urbanisme ;
• Une fois le dossier AT / PC remis, vérification de sa complétude, remplissage du Cerfa et éventuelles relances (chef.fe de projet, conducteur.trice d'opération, voire Sem ou maître d'oeuvre), jusqu'à la complétude du Cerfa qui est ensuite transmis au secrétariat de la DIL pour signature ;
• Dépôt des dossiers en ligne sur les sites des Mairies / EPCI (voire envoi papier beaucoup plus rarement)
• Tout au long du processus d'instruction et jusqu'à l'obtention, assurer le lien entre le secrétariat de la DIL et les chef.fe de projet / conducteur.trice d'opération concerné.e.s

1. Activités occasionnelles

• Participer à des événements impliquant le service et la DIL ;
• Participer aux réflexions du service sur la mise en place des outils, procédures et mettre en oeuvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre les services immobiliers et le SEFI sur les aspects administratifs (communauté administrative).
• Sous réserve du chef de service, assurer ponctuellement l'intérim de l'assistant-e d'un autre service immobilier afin que la continuité du service soit satisfaite.
• Sous réserve du chef de service, contribution avec d'autres agents de la collectivité à l'accueil mutualisé de l'espace territorial Brest - Morlaix (Exemple : Accueil du public Physique et Téléphonique, Lancement des visio-conférences, Renseignement sur la formation de 1er niveau, Préparation des salles avant occupation...).

• Assurer le rôle de « référente accidents du travail » (SI29, APB, DET Brest compris agents nomades) : assurer la déclaration sur Kelenn, constituer le dossier d'accident du travail en lien direct avec l'agent, les RH et la hiérarchie, et suivre l'évolution du dossier jusqu'à sa clôture ;
• En lien avec le chef de service et/ou son adjoint, participer à l'élaboration d'outils et/ou directement élaborer des tableaux de synthèse d'activité. Ces outils / tableaux se montent essentiellement sous excel (ex. bons de commandes, synthèse pluriannuelle des notes décisionnelles...)
• En lien avec le chef de service et/ou son adjoint, participer à des réflexions plus transversales (ex. arborescence...).

ENVIRONNEMENT DU POSTE

• L'agent dépend directement de (n + 1) : Chef du service immobilier du Finistère.
• L'agent encadre directement (n-1) : sans objet.

• Au sein du service : tous les agents.
• Au sein de la direction : autres services immobiliers, SEFI, STRAT, SETEP, POSDIL.
• Au sein de la collectivité : les autres directions de la Région ayant un lien avec le service immobilier,
• Partenaires extérieurs : les usagers du patrimoine (lycées...), les prestataires techniques (maîtres d'oeuvre, entreprises...), le(s) mandataire(s), les collectivités (départements, communes).

Lieu de travail : Brest, Antenne Portuaire, Boulevard Isidore Marfille

• Vous avez envie d'exercer au coeur d'un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu'accessible, et doté d'une vie culturelle riche
• Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d'avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine...)
• Vous avez envie d'évoluer au sein d'équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
• Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d'appartenance...)
• Vous êtes attentif.ve aux possibilités d'évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail...)
• Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière

• Connaissance des procédures administratives de la Région
• Notion de base sur les domaines suivants : comptabilité et finances publiques, marchés publics
• Connaissance du logiciel de gestion financière Grand Angle
• Bonne connaissance des règles de présentation administrative (courriers, notes, rapports, charte graphique, modèles...)
• Respect de la charte graphique et des modèles de la Région
• Maîtrise des outils bureautique (Microsoft Office et surtout excel, internet, courriel...), des techniques de secrétariat (publipostage, tableaux de bord...)
• Capacité à utiliser des logiciels professionnels (gestion de courrier et, idéalement, gestion de dossiers, gestion financière et comptable, gestion patrimoniale)

• Rigueur, sens de l'organisation et capacité à suivre les process
• Qualités relationnelles : capacité à s'adapter et à communiquer avec différents interlocuteurs
• Sens du travail en équipe, capacité à travailler en transversalité et aux contacts d'interlocuteurs variés (internes et externes)
• Rendre compte et respecter les obligations de discrétion
• Gestion pertinente des priorités et urgences
• Autonomie dans l'organisation du travail et des missions confiées

Recrutement statutaire : fonctionnaire en demande de mutation/détachement, lauréat de concours ou à défaut par voie contractuelle.

Consulter la fiche de poste sur notre site www.bretagne.bzh (Rubrique/service/Offre d'emploi) et postuler en ligne avant le 04/04/25.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.