Assistant de direction a metz h/f - réf. l8181123

Détails de l'offre

Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Descriptif de l'emploi

. Les services départementaux assurent la mise oeuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en oeuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l'ensemble du territoire mosellan.

• l'organisation quotidienne des agendas de la Directrice, de la Directrice Adjointe et de la Conseillère Technique en Intervention Sociale
• la facilitation de la coordination et des liaisons entre la Direction, les 11 Pôles de Service Social Polyvalent, le Service Social Spécialisé, le Bureau de Gestion Administrative et Financière des Dispositifs Transversaux, les autres Directions et Services au central, et les partenaires
• le suivi des demandes émanant de l'interne et/ou de l'externe à la Collectivité
• être force de proposition pour toute rédaction de mail, note, courrier...
• la garantie du suivi des échéances et procédures
• l'organisation du travail en binôme avec l'Assistante des Ressources Humaines pour assurer son remplacement lors de son absence
• l'appui administratif de la Direction sur des dossiers ponctuels

• assurer l'organisation quotidienne de leur travail, en assurant le secrétariat
• gérer et planifier, de manière optimisée leur agenda
• organiser la réservation de salles pour les réunions

• transmettre et collecter l'information en constituant la liaison entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes
• s'assurer du suivi des demandes du Cabinet, du Directeur Général des Services
• s'assurer du suivi des demandes de l'Assistante du DGA concernant le recensement de points divers à évoquer lors de réunions ponctuelles et assurer le suivi des demandes du SRAT

• s'assurer du suivi des demandes émanant des usagers, des élus
• harmoniser les pratiques des écrits au sein des services de la DSSD
• rédiger et assurer le suivi des courriers et notes sortants, sous l'autorité du supérieur hiérarchique
• contribuer à la bonne image de la Direction
• garantir la qualité des documents émis par la Direction, et ceux émis par les services de la DSSD, en effectuant une relecture approfondie

• veiller à l'envoi des AR, refus, notification d'accord de subventions aux associations
• veiller au suivi de la bonne instruction des dossiers (logiciel interne)
• veiller au suivi de l'envoi du contrat pour signature par le Président de l'association et par le Président du Département
• veiller au suivi des dossiers dans les différentes étapes

• préparer la trame du projet
• préparer la convention
• déposer les éléments du rapport
• gérer l'envoi de la convention pour signature
• donner l'ordre de mandatement
• ponctuellement, venir en appui sur des dossiers innovants

Actions collectives territoriales : en lien avec la Direction et l'Assistante en charge des Actions Collectives

• recenser les projets trimestriels des Chefs de service, élaborer et établir le récapitulatif, participer à l'arbitrage des projets, informer les services des validations et/ou observations de la Direction
• veiller au bon suivi de l'enveloppe annuelle budgétaire

Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)

• être titulaire d'un diplôme en secrétariat et/ou assistant de direction ou tout autre titre en secrétariat
• avoir une expérience de minimum 2 ans en qualité d'assistant de direction et/ou secrétariat
• connaître le cadre institutionnel
• maîtrise de la rédaction administrative et la synthèse de documents
• maîtrise de l'outil informatique, Back Office
• être force de propositions, prise d'initiatives
• être organiser et méthodologique
• faire preuve de rigueur, de discrétion, de disponibilité et réactivité
• savoir s'adapter à une charge de travail fluctuante

. Les services départementaux assurent la mise oeuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en oeuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l'ensemble du territoire mosellan.

• l'organisation quotidienne des agendas de la Directrice, de la Directrice Adjointe et de la Conseillère Technique en Intervention Sociale
• la facilitation de la coordination et des liaisons entre la Direction, les 11 Pôles de Service Social Polyvalent, le Service Social Spécialisé, le Bureau de Gestion Administrative et Financière des Dispositifs Transversaux, les autres Directions et Services au central, et les partenaires
• le suivi des demandes émanant de l'interne et/ou de l'externe à la Collectivité
• être force de proposition pour toute rédaction de mail, note, courrier...
• la garantie du suivi des échéances et procédures
• l'organisation du travail en binôme avec l'Assistante des Ressources Humaines pour assurer son remplacement lors de son absence
• l'appui administratif de la Direction sur des dossiers ponctuels

• assurer l'organisation quotidienne de leur travail, en assurant le secrétariat
• gérer et planifier, de manière optimisée leur agenda
• organiser la réservation de salles pour les réunions

• transmettre et collecter l'information en constituant la liaison entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes
• s'assurer du suivi des demandes du Cabinet, du Directeur Général des Services
• s'assurer du suivi des demandes de l'Assistante du DGA concernant le recensement de points divers à évoquer lors de réunions ponctuelles et assurer le suivi des demandes du SRAT

• s'assurer du suivi des demandes émanant des usagers, des élus
• harmoniser les pratiques des écrits au sein des services de la DSSD
• rédiger et assurer le suivi des courriers et notes sortants, sous l'autorité du supérieur hiérarchique
• contribuer à la bonne image de la Direction
• garantir la qualité des documents émis par la Direction, et ceux émis par les services de la DSSD, en effectuant une relecture approfondie

• veiller à l'envoi des AR, refus, notification d'accord de subventions aux associations
• veiller au suivi de la bonne instruction des dossiers (logiciel interne)
• veiller au suivi de l'envoi du contrat pour signature par le Président de l'association et par le Président du Département
• veiller au suivi des dossiers dans les différentes étapes

• préparer la trame du projet
• préparer la convention
• déposer les éléments du rapport
• gérer l'envoi de la convention pour signature
• donner l'ordre de mandatement
• ponctuellement, venir en appui sur des dossiers innovants

Actions collectives territoriales : en lien avec la Direction et l'Assistante en charge des Actions Collectives

• recenser les projets trimestriels des Chefs de service, élaborer et établir le récapitulatif, participer à l'arbitrage des projets, informer les services des validations et/ou observations de la Direction
• veiller au bon suivi de l'enveloppe annuelle budgétaire

• être titulaire d'un diplôme en secrétariat et/ou assistant de direction ou tout autre titre en secrétariat
• avoir une expérience de minimum 2 ans en qualité d'assistant de direction et/ou secrétariat
• connaître le cadre institutionnel
• maîtrise de la rédaction administrative et la synthèse de documents
• maîtrise de l'outil informatique, Back Office
• être force de propositions, prise d'initiatives
• être organiser et méthodologique
• faire preuve de rigueur, de discrétion, de disponibilité et réactivité
• savoir s'adapter à une charge de travail fluctuante

Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelleRégime indemnitaire (RIFSEEP + CIA)Poste éligible au Complément de Traitement Indiciaire "SEGUR"25 jours de congés + 23 jours RTT (+ 2 jours fractionnement, sous conditions)Télétravail possible, selon règlementation interne.

• lieu de travail, à hauteur de 75 % ou parking gratuit à dispositionParticipation à la mutuelle (santé et prévoyance) si contrat labelliséFormation continue tout au long de la vie professionnelleAccompagnement à la préparation aux concours / examens de la Fonction Publique TerritorialePossibilité d'ouvrir un Compte Épargne Temps, sous conditions
• portabilité possibleAdhésion gratuite au CNAS (cnas.fr)
• Possibilité d'adhésion à l'Amicale du Personnel (www.amicale-moselle.fr)

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.