Responsable Accueil et Assistance administrative (h/f)

Détails de l'offre

Rédacteur principal de 1ère classe

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité du chef de service CAF (cellule administrative et financière), vous avez en charge l’organisation et la supervision de l’accueil du public et des différents partenaires de la direction (réseau d’associations et de partenaires institutionnels) ainsi que la gestion des travaux d’assistance administrative des services, en coordination avec les chefs de services.

Il est essentiel que vous soyez immédiatement opérationnel(le) sur les savoir-faire et la coordination du premier accueil physique, téléphonique et mail des usagers d’une part et les tâches administratives courantes de la vie des services de la direction (besoins de faire à la place, reprise des procédures, analyse et révision des méthodes de travail) d’autre part.

Vous serez également le/la référent(e) logistique pour la préparation des événements des services.

• Organise et s’assure de la bonne réalisation des travaux d’assistance administrative des services (qualité de la réponse apportée, respect des délais, informations sur l’avancement et les éventuels problèmes rencontrés, …).
• Veille au niveau de polyvalence des agents de son équipe afin de garantir une continuité dans la réalisation des tâches. Le cas échéant, supplée son équipe dans ses missions pour garantir cette continuité.
• Est garant(e) de l’ensemble des questions administratives relatives aux associations en lien avec la DSP : gestion des demandes annuelles de subventions des associations (logiciel GMA), supervision de l’utilisation des salles de la MRS (environ 30 associations), suivi des conventions avec les associations…
• Élabore des tableaux de bord pour la gestion des occupations des espaces, des affluences, le suivi des activités des services…,
• Met en place et analyse des indicateurs, produit des statistiques, crée des formulaires en ligne et des envois en nombre (logiciel SPHINX, LIME SURVEY, BREVO…)
• Relaie et priorise la diffusion des informations en direction de son équipe et des services qui le/la sollicitent.

• Assure la mobilisation et l’animation de l’équipe : motivation, évaluation, formation, gestion des conflits, accueil nouvel arrivant…
• Prévoit, planifie, coordonne et contrôle l’activité des agents dont il/elle a la responsabilité d’encadrement : définition des plannings, modalités d’exécution du travail, attribution des moyens techniques, gestion des absences et de l’organisation du déroulement du travail, polyvalence des agents de son équipe…
• Assure un rôle de référent(e) opérationnel auprès de son équipe dans la mise en œuvre de ses activités (accueil du public, assistance administrative et secrétariat, logistique…).
• Accompagne vers l’autonomie les agents de son équipe.
• Contribue et veille au respect des normes et des procédures (notamment liées à un ERP), des règles d’hygiène et de sécurité au travail.
• Est garant(e) d’un premier accueil physique, téléphonique et mail de qualité. Organise et supervise la mise en place d’un accueil professionnel en continu à l’entrée de la direction. Veille à la prise en compte de la variété des publics accueillis (parfois « difficiles ») : usagers valentinois (vaccination, santé-environnement, médiation santé, santé mentale, …), associations (Maison Relais Santé) et leurs adhérents et/ou bénéficiaires porteurs de maladies chroniques, partenaires du secteur médico-social, usagers du service Domaine Public et Stationnement…
• Le cas échéant, supplée son équipe dans ses missions pour garantir la continuité du service.
• Rend compte à son/sa responsable hiérarchique, des manquements, des difficultés rencontrées dans l’exercice de la mission et est force de proposition

• Veille, et le cas échéant participe, à la préparation et l’organisation des actions de promotion de la santé (réservation et préparation de salles, invitations, collation, préparation de documents, accueil des participants…)
• Pour le site du Clos Gaillard, répond aux demandes matérielles et bâtimentaires de l’ensemble des services de la direction et assure leur suivi. Le cas échéant, établit les demandes techniques et d’interventions ; rend compte de l’avancement

• Un(e) manager expérimenté(e) qui pourra développer la dynamique professionnelle et une cohésion d’équipe tout en professionnalisant les agents, notamment par l’accroissement de leurs compétences
• En plus des compétences techniques et réglementaires sur votre domaine d’intervention, nous attendons une bonne qualité rédactionnelle ainsi que des compétences bureautiques certaines

• Poste à temps complet sur 39h, horaires de bureau
• Télétravail possible mais très limité car peu adapté aux missions (suivi de l’accueil sur site et des tâches liées à la préparation des événements)
• Poste basé à Valence
• Permis de conduire obligatoire (déplacements sur le territoire de l'agglomération)

• Recrutement par voie statutaire uniquement, en référence du cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux – catégorie B

Sous la responsabilité du chef de service CAF (cellule administrative et financière), vous avez en charge l’organisation et la supervision de l’accueil du public et des différents partenaires de la direction (réseau d’associations et de partenaires institutionnels) ainsi que la gestion des travaux d’assistance administrative des services, en coordination avec les chefs de services.

Il est essentiel que vous soyez immédiatement opérationnel(le) sur les savoir-faire et la coordination du premier accueil physique, téléphonique et mail des usagers d’une part et les tâches administratives courantes de la vie des services de la direction (besoins de faire à la place, reprise des procédures, analyse et révision des méthodes de travail) d’autre part.

Vous serez également le/la référent(e) logistique pour la préparation des événements des services.

• Organise et s’assure de la bonne réalisation des travaux d’assistance administrative des services (qualité de la réponse apportée, respect des délais, informations sur l’avancement et les éventuels problèmes rencontrés, …).
• Veille au niveau de polyvalence des agents de son équipe afin de garantir une continuité dans la réalisation des tâches. Le cas échéant, supplée son équipe dans ses missions pour garantir cette continuité.
• Est garant(e) de l’ensemble des questions administratives relatives aux associations en lien avec la DSP : gestion des demandes annuelles de subventions des associations (logiciel GMA), supervision de l’utilisation des salles de la MRS (environ 30 associations), suivi des conventions avec les associations…
• Élabore des tableaux de bord pour la gestion des occupations des espaces, des affluences, le suivi des activités des services…,
• Met en place et analyse des indicateurs, produit des statistiques, crée des formulaires en ligne et des envois en nombre (logiciel SPHINX, LIME SURVEY, BREVO…)
• Relaie et priorise la diffusion des informations en direction de son équipe et des services qui le/la sollicitent.

• Assure la mobilisation et l’animation de l’équipe : motivation, évaluation, formation, gestion des conflits, accueil nouvel arrivant…
• Prévoit, planifie, coordonne et contrôle l’activité des agents dont il/elle a la responsabilité d’encadrement : définition des plannings, modalités d’exécution du travail, attribution des moyens techniques, gestion des absences et de l’organisation du déroulement du travail, polyvalence des agents de son équipe…
• Assure un rôle de référent(e) opérationnel auprès de son équipe dans la mise en œuvre de ses activités (accueil du public, assistance administrative et secrétariat, logistique…).
• Accompagne vers l’autonomie les agents de son équipe.
• Contribue et veille au respect des normes et des procédures (notamment liées à un ERP), des règles d’hygiène et de sécurité au travail.
• Est garant(e) d’un premier accueil physique, téléphonique et mail de qualité. Organise et supervise la mise en place d’un accueil professionnel en continu à l’entrée de la direction. Veille à la prise en compte de la variété des publics accueillis (parfois « difficiles ») : usagers valentinois (vaccination, santé-environnement, médiation santé, santé mentale, …), associations (Maison Relais Santé) et leurs adhérents et/ou bénéficiaires porteurs de maladies chroniques, partenaires du secteur médico-social, usagers du service Domaine Public et Stationnement…
• Le cas échéant, supplée son équipe dans ses missions pour garantir la continuité du service.
• Rend compte à son/sa responsable hiérarchique, des manquements, des difficultés rencontrées dans l’exercice de la mission et est force de proposition

• Veille, et le cas échéant participe, à la préparation et l’organisation des actions de promotion de la santé (réservation et préparation de salles, invitations, collation, préparation de documents, accueil des participants…)
• Pour le site du Clos Gaillard, répond aux demandes matérielles et bâtimentaires de l’ensemble des services de la direction et assure leur suivi. Le cas échéant, établit les demandes techniques et d’interventions ; rend compte de l’avancement
• Un(e) manager expérimenté(e) qui pourra développer la dynamique professionnelle et une cohésion d’équipe tout en professionnalisant les agents, notamment par l’accroissement de leurs compétences
• En plus des compétences techniques et réglementaires sur votre domaine d’intervention, nous attendons une bonne qualité rédactionnelle ainsi que des compétences bureautiques certaines

• Poste à temps complet sur 39h, horaires de bureau
• Télétravail possible mais très limité car peu adapté aux missions (suivi de l’accueil sur site et des tâches liées à la préparation des événements)
• Poste basé à Valence
• Permis de conduire obligatoire (déplacements sur le territoire de l'agglomération)

• Recrutement par voie statutaire uniquement, en référence du cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux – catégorie B
• Chantal GRANGEON, Chargée de recrutement, 04.75.79.23.25

Lettre de motivation et C.V. à adresser avant le 23 mars 2025

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.