Chef de projet evénementiel h/f

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Description

Ergalis Banque Assurance recrute pour son client, la filiale d'un grand groupe bancaire, un Chef de Projet Evénementiel H/F à Paris en intérim.

Durée du contrat : 9 mois

Rémunération : 45ke

Présentation du service :

Au sein de la Direction de la Communication, le département événementiel a pour mission principale de servir le développement de a marque tant en France qu'à l'international et en cohérence avec les plans de communication des entités.
  • Elle fonctionne comme une agence de conseil en événementiel intégrée répondant à
toutes les problématiques événementielles pour le compte de ses
directions commerciales et de ses autres entités et filiales : conférences, soirées clients, séminaires internes, assemblée générale, roadshows, événements propriétaires
ou sponsorisés?
  • L'équipe compte aujourd'hui un responsable de l'activité, 5 chefs de projets seniors, un alternant
et un stagiaire.
  • Chaque Chef de projets est responsable de la conception, la
planification, l'organisation et de l'exécution des événements qui lui sont confiés, et intervient
de bout-en-bout, de la prise de brief au pilotage de l'événement le jour J, en passant par la
recommandation de format et de moyens, en veillant au respect des délais, du budget et
des objectifs stratégiques fixés.
  • L'équipe organise en France et à l'international près de 250

événements chaque année, qu'ils soient physiques, digitaux ou hybrides

Missions :

Cadrer et structurer l'événement en fonction des besoins de nos clients
internes (sponsors), des objectifs à atteindre et d'un cadre budgétaire défini.
  • Concevoir l'événement en lançant des recherches de lieux ou de
prestataire, rédiger des recommandations ou notes de cadrage et structurer un budget
provisionnel pour faciliter les décisions et arbitrages.
  • Animer la gouvernance d'un projet, assurer l'interface avec les
différentes parties prenantes de l'événement (équipes marketing, communication, commerciales, financières?), construire des présentations / recommandations d'aide à
la décision, organiser des points de suivi réguliers, faire circuler l'information et des
reportings (executive report, compte-rendus, notes de cadrage),
  • Jalonner, structurer le temps de préparation de l'événement au
moyen d'outils de type retro-planning, anticiper le passage des étapes structurantes et faciliter
la tenue des échéances et des décisions à prendre.
  • Coordonner l'ensemble des aspects logistiques (réservation de lieux,
matériel, traiteur, animations) ainsi que, dans certains cas, la gestion des invitations et suivi
des inscriptions sur une plateforme digitale à disposition (formation proposée au début
de la mission).
  • Gérer le suivi de l'événement du début à la fin, y compris la
coordination sur site, la gestion des imprévus et résolution des problèmes en temps réel. Dans certains cas, assurer le topage (simple) d'événements organisés à l'auditorium.
  • Assurer le cas échéant la coordination d'une agence événementielle
ou digitale
(expression de besoins, négociation budgétaire, points de suivis
réguliers, reportings)
  • Piloter le volet budgétaire de chaque événement dans le respect d'un
cadre préalablement défini, négocier avec les prestataires, engager les dépenses dans le
respect du process Achats et assurer un reporting des dépenses réalisées in fine.
  • Assurer la communication interne des événements, aider les équipes
de communication externe (presse et social media) à accroitre la
visibilité d'un événement quand cela le nécessite (photos, post pour les
RS, news sur le site web, news internes?)
  • Analyser les retombées et bilan post-event, provoquer une réunion
de débriefing après chaque événement, mesurer la satisfaction externe et interne, analyser
les datas à disposition, et proposer des améliorations pour les prochaines
éditions.
  • Veiller à la conformité des événements avec les politiques et
réglementations en vigueur (process achats, démarche RSE, achats

responsables, guidelines groupe)

Profil candidat
  • Organisation et gestion de projet :
  • Excellentes compétences organisationnelles
  • Capacité à gérer plusieurs projets simultanément
  • Créativité et innovation :
  • Capacité à innover, à challenger les formats,
  • Curiosité, goût de la nouveauté, et des tendances du secteur
  • Appétence digitale
  • Expérience en création d'événements digitaux est un plus.
  • Négociation et gestion budgétaire :
  • Référentiel des prix du secteur,
  • Sens de la négociation,
  • Maitrise des coûts
  • Rigueur dans la gestion de budget
  • Capacité de reporting
  • Adaptation, aisance relationnelle et gestion du stress
  • Aisance relationnelle, esprit d'équipe et capacité à travailler en
autonomie tout en sachant s'interfacer avec de nombreuses parties prenantes.
  • Forte capacité d'adaptation et d'intégration à une nouvelle
culture d'entreprise
  • Capacité à anticiper et gérer les imprévus en situation de pression
Expérience

Vous avez une expérience de 5 - 10 ans en tant que Chargé de Projet Evénementiel H/F.

Maitrise de l'anglais oral et écrit.

Niveau de formation minimum BAC + 3

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