Agent d'accueil polyvalent à l'Institut de formation des professionnels de santé (IFPS) H/F - H/F
Descriptif
Descriptif du poste :
Missions du service :L'Institut de formation des professionnels de santé (IFPS) structure mixte Université Grenoble Alpes (UGA) - Centre Hospitalier Universitaire Grenoble Alpes (CHUGA) regroupe dans un bâtiment unique sur le campus de St Martin d'Hères les étudiants des 7 instituts de formation paramédicaux et sages-femmes gérés par le CHUGA (infirmiers, maïeutique, manipulateurs radio, cadres de santé, puéricultrices, IADE, Ecole IBODE) et des formations gérées par l'UGA de médecine, pharmacie et kinésithérapeute.
La fonction d'accueil est assurée par deux agents respectivement placés sous l'autorité hiérarchique du CHUGA d'une part, et de l'UGA d'autre part.Le poste :
Les activités spécifiques au poste : Reçoit, renseigne et oriente les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché.
Assure le standard téléphoniqueGère le courrier et des colis
Diffuse de l'information au sein du bâtiment
Constate, signale, assure le suivi des demandes de réparation sur l'ensemble du bâtiment de l'IFPS
Assure le suivi et la gestion du linge
Remet des badges aux visiteurs (formateurs, entreprises)
Contribue à la gestion des salles de l'IFPS : ouverture des salles pour les intervenants extérieurs, approvisionnement en consommables, Assiste les formateurs lors d'incidents (coupure électrique, panne de réseau, ...) et relaie l'information
Apporte son appui au coordonnateur général des instituts et/ou aux responsables/directeurs de filières des formations paramédicales en santé (cérémonies diplomation, congrès, )Les relations professionnelles spécifiques au poste :
Relations hiérarchiques : L'autorité hiérarchique est confiée au Coordonnateur général des instituts.
Relations fonctionnelles : L'ensemble des responsables/ directeurs des filières de formation des professionnels de santé de l'IFPS
La directrice administrative de l'UFR, secteur santé.L'ensemble des équipes administratives et pédagogiques de l'IFPS.
Prestataires externes et internes au CHUGA et de l'UGA
Les partenaires évènementiels
Profil recherché :
Connaissances : Accueil téléphonique
Communication et relations interpersonnellesAccueil, information du public et usagers
Connaissance de l'outil informatique : bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel) et de l'environnement intranet et internet.
Savoir-faire: S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publicsSe repérer et s'orienter dans l'espace
Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.), en résumer les points-clés
Identifier, analyser des situations d'urgence et définir des actions
Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité.
Reproduire et diffuser de documents.
Relayer l'information, en particulier en cas de difficultés ou dysfonctionnements mettant en cause la sécurité et/ou la continuité des activités.
Savoirs-être et valeurs : Excellent relationnel, diplomatie et sang-froid
AdaptabilitéOrganisation, rigueur et ponctualité
Ecoute et capacité à développer des contacts humains
Autonomie
Gestion du stress et de l'agressivité
Capacité de travail en collaboration et en équipe
Loyauté institutionnelle et réserve professionnelle
Sens du service public, équité à l'égard du public
Conditions de travail dans le poste
Temps de travail : 90% réparti sur 5 jours selon planning prédéfini (horaires de 7h30 à 14h50 ou de 10h55 à 17h30)
Les congés sont organisés en binôme et planifiés prioritairement lors des fermetures partielles ou totales de l'IFPS et pendant les congés des étudiants.Adaptabilité aux contraintes horaires ponctuelles (pics d'activités, rentrée, périodes d'examen, conférence ).