Gestionnaire admission du "pôle femme enfant" de jour, affecté en secteur consultation

Vous êtes « gestionnaire admission », Un poste dans ce grade à l’accueil admission du service de gynéco obstétrique est vacant aux Hôpitaux Paris Est Val-de-Marne (12/14 Rue du Val d’Osne, 94410 Saint-Maurice).

Il est à pourvoir au Pôle femmes-enfant dès à présent, (Chef de Pôle : Dr Pachy)

Définition du poste ou à défaut fiche métier :

• L’agent administratif participe à la qualité de l’accueil au service de gynécologie obstétrique,
• Il assure la création du dossier administratif et la facturation.
• Il assure l’identito vigilance et les contrôles des droits à la CPAM.

Qualification et quotité de travail :

• Agent administratif
• 38 heures 20 par semaine, soit une base de 1561 heures annuelles, avec repos fixes samedi et dimanche

Conditions de travail :

• Lieu : Maternité des Hôpitaux Paris Est Val-de-Marne (site Saint-Maurice)
• Postes de travail : Accueil et admission.
• Horaires : L’amplitude horaire de travail est de 8h30 à 17h du lundi au vendredi, sur une base de 7h40. Le temps de travail : 100%
• Personne à contacter : Mme Florence Auquière (florence.auquiere@ght94n.fr) pour envoi de CV et LM

Mission générale :

• Participer à la qualité de l’accueil au service de gynécologie obstétrique néonatalogie
• Participer à la création du dossier administratif et à la facturation

Relations hiérarchiques :

• Chef du pôle
• Cadre coordonnateur
• Cadres de santé du pôle
• Secrétaire coordinatrice du pôle

Relations fonctionnelles :

• Tous les professionnels du service
• Les patientes hospitalisées et leur famille
• Les consultants
• Les clients extérieurs (autres hôpitaux, fournisseur…)
• Le personnel du service des admissions générales

Activités spécifiques afférentes au poste :

1. Standard

• Accueil et orientation téléphonique pour les appels externes et
• internes
• Dispatching des appels vers les hospitalisées

1. Accueil

• Accueil, information, et orientation des personnes
• Aide à la coordination du parcours des consultantes Admission-prélèvement et box.
• Orientation des livraisons
• Scanne des éléments médicaux dans le DPI

1. Gestion des RDV

• Prise de RDV téléphonique
• Saisie informatique des rendez-vous (Doctolib)
• Préparation et contrôle des dossiers pour l’ensemble des consultations

1. Admissions

• Création d’identification patient dans le logiciel Pastel : identito-vigilance et enregistrement des documents d’identités, administratifs et de couverture sociale.
• Contrôle des droits à la CPAM par le CDRI
• Saisie à la source des actes médicaux
• Transmissions des données pour la facturation du secteur hospitalisation
• Mise en facturation des ACE et transmission à la CPAM, Trésor Public et à l’ordonnateur
• Accueil, information, et orientation des personnes se présentant au guichet

1. Archivage

• Regroupement, enregistrement, classement et stockage des dossiers patients actifs semi actif et inactifs (grossesse et gynéco)
• Restitution des dossiers archivés en fonction des demandes
• Tenue des dossiers archivés

1. Approvisionnement

• des boxes de consultation en imprimés divers

Compétences et connaissances requises :

• Maîtrise de Word et bonne adaptation à l’apprentissage des logiciels spécifiques au pôle
• Système informatique de gestion des rendez-vous (Doctolib)
• Bonne connaissance du service et de l’organisation médicale
• Avoir occupé un poste similaire si possible

Qualités requises :

• Bonne organisation et capacité à travailler en équipe,
• Savoir évaluer les demandes des visiteurs,
• Bonne maitrise de soi,
• Capacités d’adaptation,
• Discrétion, amabilité et diplomatie,
• Ponctualité.
• Sens des contacts humains et une disponibilité

Résultats attendus :

• Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l’interlocuteur ou le service recherché
• Traiter les situations conflictuelles et trouver la solution
• Evaluer la demande des visiteurs
• Traiter des appels téléphoniques simultanés
• Réagir aux situations d’urgence
• Reformuler une demande de renseignement