Coordinateur évènementiel (H/F)
Plus grande communauté urbaine de France, Grand Paris Seine & Oise est idéalement positionnée aux portes de la capitale sur l’Axe stratégique Paris-Rouen et offre à ses 437 433 habitants un cadre de vie envié. Forte de ses atouts et de la diversité des 73 communes qui la compose, la Communauté urbaine poursuit une double vocation :
- Préparer l’avenir en aménageant et développant le territoire
- Garantir la qualité des services de proximité à destination des élus et des habitants
Dans sa dynamique de développement, nous recrutons des talents ayant à cœur d'agir collectivement pour mettre en œuvre nos projets : mobilité urbaine, programmation immobilière, développement économique, maîtrise des déchets, ingénierie culturelle… De multiples opportunités sont à saisir.
Vous êtes motivé, ambitieux, avez l'esprit d'initiative et voulez agir pour l'intérêt général ? Vous êtes à la recherche d'une expérience professionnelle riche de sens ? Rejoignez-nous !
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)Responsable des affaires générales
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Communauté urbaine organise de nombreux évènements en lien avec l’exercice de ses compétences sur le territoire. Ces évènements peuvent réunir les élus communautaires, des maires et élus des communes du territoire ainsi que des partenaires et des représentants institutionnels.Des évènements peuvent aussi concerner tout ou partie des collaborateurs de la Communauté urbaine. La tenue des évènements nécessite une coordination de nombreuses Directions à la fois techniques et administratives.
Le Coordonnateur devra assurer l’organisation des événements en lien avec le Cabinet, la Direction générale et le Secrétariat général et les Directions métiers. Il prendra en charge la coordination administrative, financière, technique et logistique.Il devra être garant du respect du bon déroulement des évènements au sein de la Communauté urbaine (organisation des prises de paroles, …)
Les événements concernés sont notamment les instances (Conseil communautaire, Bureau communautaire, conférence des maires, séminaires d’élus, réunions DGS et secrétaires de mairies), les Comités de pilotage, les manifestations de la Communauté urbaine (ex.: Lancement de Territoire d’industrie, conférence des financeurs ou EOLE Festival, …)
Missions / conditions d'exerciceVos missions principales seront :
Planifier, programmer et suivre les évènements :
- Planifier les évènements dans l’agenda des intervenants et en premier lieu avec les agendas de la Présidente, de la DGS et des vice-présidents et élus concernés
- Associer les directions concernées en amont afin de planifier les tâches à réaliser selon un retroplanning à établir avec elles : secrétariat général, direction de la communication, direction des moyens généraux, direction des systèmes d’information, directions métiers concernées et, en cas d’évènement interne, direction des ressources humaines
- Participer à la préparation des déplacements des élus en lien avec le Cabinet
Organiser l’évènement :
- Créer un déroulé de l’évènement, le faire valider et l’animer le jour J
- Superviser l'organisation technique, logistique et financière des évènements dans le respect du cadre légal
- Réserver les salles et les lieux pour la tenue des évènements
- Assurer les relations avec la Préfecture, les mairies et les services de police (déclaration, mise en sécurité, arrêtés de circulation / stationnement) en cas de nécessité
- Veiller à l’élaboration et à l’envoi des invitations et convocations dans les délais
- Veiller à la sécurité des biens et des personnes en lien avec la réglementation ERP
- Etablir les devis (traiteur et autres prestataires), les faire valider par la directrice de Cabinet pour établissement du bon de commande par la direction des moyens généraux
- Réceptionner et contrôler les livraisons traiteur (conformité devis en qualité et quantité) le jour de l’évènement
- Valider auprès de la direction des moyens généraux le service fait des prestations pour règlement de la facture
Mettre en place une méthodologie et des outils :
- Déterminer les outils nécessaires au bon déroulé d’un évènement (fiche technique par évènement, déroulé type, modèle d’invitation, services à solliciter, outils de reporting et de suivi de l’activité…)
- Participer au lancement et à l'analyse des marchés et appels d’offre liés à l’évènementiel
- Suivre le fichier protocole (Swipi)
- Mettre en place une régie de dépenses
SPECIFICITES DU POSTE : Travail en horaires décalés à prévoir selon l’agenda des évènements
Profils recherchésVotre profil nous intéresse si vous avez :
- le permis B (indispensable)
- une expérience avérée dans l’organisation d’évènementiels et des usages protocolaires
- une bonne maîtrise de l’environnement territoriale et notamment d’une Communauté urbaine (organisation et fonctionnement)
- de bonnes connaissances des marchés publics et de la réglementation en matière de sécurité et d’ERP
- une aptitude à la gestion de projet et à la mobilisation des équipes en transversalité
- le sens de l’organisation, de la rigueur, de l’autonomie, à la gestion des priorités
- un bon relationnel, de la diplomatie, de l’adaptabilité
La Communauté urbaine vous propose :
- une rémunération attractive sur étude individualisée
- différentes formules de télétravail possibles et espaces de co-working à disposition selon les missions exercées selon les missions exercées
- parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions
- carte restaurant avec contribution employeur de 60%
- possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur
- prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale)
- environnement 100% cloud - Politique de développement des compétences
- engagements : plan d’égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap
- qualité de vie au travail : moment de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT
- prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%
- forfait mobilité durable
Des évènements peuvent aussi concerner tout ou partie des collaborateurs de la Communauté urbaine. La tenue des évènements nécessite une coordination de nombreuses Directions à la fois techniques et administratives.
Le Coordonnateur devra assurer l’organisation des événements en lien avec le Cabinet, la Direction générale et le Secrétariat général et les Directions métiers. Il prendra en charge la coordination administrative, financière, technique et logistique.Il devra être garant du respect du bon déroulement des évènements au sein de la Communauté urbaine (organisation des prises de paroles, …)
Les événements concernés sont notamment les instances (Conseil communautaire, Bureau communautaire, conférence des maires, séminaires d’élus, réunions DGS et secrétaires de mairies), les Comités de pilotage, les manifestations de la Communauté urbaine (ex.: Lancement de Territoire d’industrie, conférence des financeurs ou EOLE Festival, …)
Vos missions principales seront :
Planifier, programmer et suivre les évènements :
- Planifier les évènements dans l’agenda des intervenants et en premier lieu avec les agendas de la Présidente, de la DGS et des vice-présidents et élus concernés
- Associer les directions concernées en amont afin de planifier les tâches à réaliser selon un retroplanning à établir avec elles : secrétariat général, direction de la communication, direction des moyens généraux, direction des systèmes d’information, directions métiers concernées et, en cas d’évènement interne, direction des ressources humaines
- Participer à la préparation des déplacements des élus en lien avec le Cabinet
Organiser l’évènement :
- Créer un déroulé de l’évènement, le faire valider et l’animer le jour J
- Superviser l'organisation technique, logistique et financière des évènements dans le respect du cadre légal
- Réserver les salles et les lieux pour la tenue des évènements
- Assurer les relations avec la Préfecture, les mairies et les services de police (déclaration, mise en sécurité, arrêtés de circulation / stationnement) en cas de nécessité
- Veiller à l’élaboration et à l’envoi des invitations et convocations dans les délais
- Veiller à la sécurité des biens et des personnes en lien avec la réglementation ERP
- Etablir les devis (traiteur et autres prestataires), les faire valider par la directrice de Cabinet pour établissement du bon de commande par la direction des moyens généraux
- Réceptionner et contrôler les livraisons traiteur (conformité devis en qualité et quantité) le jour de l’évènement
- Valider auprès de la direction des moyens généraux le service fait des prestations pour règlement de la facture
Mettre en place une méthodologie et des outils :
- Déterminer les outils nécessaires au bon déroulé d’un évènement (fiche technique par évènement, déroulé type, modèle d’invitation, services à solliciter, outils de reporting et de suivi de l’activité…)
- Participer au lancement et à l'analyse des marchés et appels d’offre liés à l’évènementiel
- Suivre le fichier protocole (Swipi)
- Mettre en place une régie de dépenses
SPECIFICITES DU POSTE : Travail en horaires décalés à prévoir selon l’agenda des évènements
Votre profil nous intéresse si vous avez :
- le permis B (indispensable)
- une expérience avérée dans l’organisation d’évènementiels et des usages protocolaires
- une bonne maîtrise de l’environnement territoriale et notamment d’une Communauté urbaine (organisation et fonctionnement)
- de bonnes connaissances des marchés publics et de la réglementation en matière de sécurité et d’ERP
- une aptitude à la gestion de projet et à la mobilisation des équipes en transversalité
- le sens de l’organisation, de la rigueur, de l’autonomie, à la gestion des priorités
- un bon relationnel, de la diplomatie, de l’adaptabilité
La Communauté urbaine vous propose :
- une rémunération attractive sur étude individualisée
- différentes formules de télétravail possibles et espaces de co-working à disposition selon les missions exercées selon les missions exercées
- parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions
- carte restaurant avec contribution employeur de 60%
- possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur
- prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale)
- environnement 100% cloud - Politique de développement des compétences
- engagements : plan d’égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap
- qualité de vie au travail : moment de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT
- prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%
- forfait mobilité durable
Postulez en ligne en déposant votre cv + lettre de motivation sur le site www.gpseo.fr (rubrique GPSEO recrute) ou via le lien figurant dans l'annonce.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.