Adjoint.e administratif.ve / ama - 100% - service hygiene hospitaliere - site gabriel montpied

Responsable(s) hiérarchique(s) : Agent placé sous l'autorité

• Du Directeur du CHU Gabriel Montpied, Monsieur David PICCINALI-ABRIC, en relation avec Madame Nathalie BROCHET, Coordinatrice des Secrétariats Médicaux et Madame Mélanie SZCZUPACK, Cadre de proximité

• Chef de Service : Pr TRAORE
• Président du CLIN :
• Président de la CAI :

Cadre supérieure de santé : Mme Maryse BALDET

Secrétariat d'Hygiène Hospitalière/CLIN/CAI/Équipe Mobile Hygiène

L'organisation des formations et de la campagne de vaccination antigrippale demandent une capacité physique pour la gestion logistique (affichage, mise en place des stands pour la vaccination, gestion du matériel).

• Accueil téléphonique
• Gestion du courrier et des fax : réception, distribution et envoi
• Gestion des fournitures et du matériel : commandes et gestions des stocks des fournitures de bureau, matériel pour formation
• Gestion de l'utilisation des ordinateurs et des vidéoprojecteurs
• Gestion des plannings et congés au sein du service
• Saisie des résultats d'enquêtes et audits
• Rédaction des courriers et comptes-rendus
• Organisation des réunions de travail
• Participation à l'élaboration de documents pédagogiques
• Participation à l'organisation des formations hygiène (initiale et continue) : préparation du matériel et aide à l'installation

• Organisation des réunions de travail CLIN/CAI (réservation des salles, organisation de visioconférence)
• Rédaction des courriers et comptes-rendus du CLIN et de la CAI
• Edition et mise en forme des procédures du CLIN et de la CAI
• Saisie des résultats d'enquêtes et d'audits
• Organisation de la campagne de vaccination antigrippale
• Suivi et enregistrement des feuilles d'émargement des formations

• Organisation de réunions de travail
• Planification de formation (réservation des salles, gestion des inscriptions)
• Rédaction des courriers et comptes rendus
• Participation à l'élaboration de documents pédagogiques
• Gestion des fournitures et du matériel
• Suivi et enregistrement des feuilles d'émargement des formations

• Adaptabilité
• Organisation, méthodologie et rigueur
• Discrétion
• Polyvalence
• Capacité à travailler en équipe
• Esprit d'initiative
• Maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, Power Point, Outlook)
• Connaissance du logiciel de gestion documentaire IntraQual.
• Connaissance de l'établissement (interlocuteurs des directions, structure des pôles et des services)

• Suivre des formations pour actualiser et perfectionner ses connaissances professionnelles
• Capacité à se former à des outils plus spécifiques utilisés notamment dans un cadre de communication ou pédagogique (ex : Canva, Kahoot, Publisher)
• Planifier ses congés de façon rigoureuse en concertation avec l'autre secrétaire.