Adjoint du coordinateur des secrétariats médicaux (H/F) - 100%
Strasbourg
Descriptif
L'ÉTABLISSEMENT :Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.
Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.
Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.
La Coordination des Secrétariats Médicaux assure plusieurs missions principales : La réalisation d'études organisationnelles des secrétariats médicaux
La participation à / le pilotage de projets institutionnels transversauxLa gestion des ressources humaines des secrétaires médicaux(cales), en lien avec les services RH concernés
La responsabilité de l'Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH)
LE POSTE :
Activités principales : Réalisation d'études de la charge de travail et de l'organisation des Secrétariats Médicaux : Entretiens Cadres, Médecins, Secrétaires
Observations sur le terrain pour évaluer l'organisationAnalyse des données d'activité de l'Unité, du Service, du Pôle.
Evaluation des flux des patients, des circuits du patient.
Elaboration de préconisations organisationnelles, mise en place de nouveaux outils.
Suivi et évaluation des actions mises en place
Accompagnement des équipes dans la réorganisation, dans le changement
Appui au Cadres, Médecins, Secrétaires
Participation aux différents groupes de travail, comités de pilotage et réunions institutionnelles en lien avec son domaine compétenceAutres activités principales, en application de l'organigramme de la coordination des secrétariats médicaux :
Veiller à la bonne gestion des ressources humaines des secrétaires médicaux(ales), en lien avec les services RH concernés : Gestion des effectifs
Gérer et actualiser les tableaux des emplois des effectifs de secrétaires médicaux(cales)Gestion des recrutements et de la carrière des secrétaires médicaux(cales), en lien avec les services compétents de la DRH
Accompagnements individuels et collectifs
Gestion du service de Compensation et de Suppléance Administratif
Elaboration ou mise à jour du contenu des différents modules de formation à destination des Secrétaires Médicales
Participation aux jurys d'examens/concours ; élaboration des sujets et correction des copies
Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH) :
Informations collectives auprès de divers organismes : Pôle Emploi, Mission Locale
Entretiens et sélection des candidatsElaboration du contenu pédagogique de la formation
Dispense de cours sur différentes thématiques
Suivi de l'apprentissage de chaque élève
Réalisation des contrôles continus et des épreuves de validation de fin de formation
Suivi du planning et du temps de travail/de formation de chaque élève
PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES REQUISES
Savoir-faireCapacité d'organisation et d'anticipation
Capacité à analyser/interpréter des documents relatifs aux données d'activité
Rigueur et fiabilité dans le travail
Capacités rédactionnelles
Capacité à animer une réunion/un groupe de travail
Maîtrise de la langue française : orthographe ; grammaire ; syntaxe
Maîtrise des logiciels de bureautique : Word ; Excel ; Outlook ; Power Point
Aisance avec l'outil informatique, facilitant l'appropriation rapide des logiciels institutionnelsUne connaissance des outils métiers serait appréciée, notamment Dx Planning et Dx Care
Savoir-être
Aisance relationnelle, capacité à s'adapter aux différents interlocuteurs
Capacité à prendre du recul
Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité
Etre force de propositions
Disponibilité
CONNAISSANCES REQUISES
Exigences du métier de Secrétaire Médicale et de son évolution
Organisation des secrétariats médicaux dans les services de soins et dans les services médico-techniques
Fonctionnement et organisation d'un Centre Hospitalier Universitaire
Méthodologie de gestion de projet
RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES INTERNES
Coordinatrice des Secrétariats Médicaux
Directrices du Pôle Ressources Humaines
Avec l'ensemble des membres de la CSM et les agents de l'équipe de Compensation et de Suppléance Administrative
Avec l'ensemble des professionnels du Pôle Ressources Humaines
Avec les professionnels des services de soins et des services médico-techniques : Cadres de Pôle ; Cadres de proximité ; Médecins ; Secrétaires ; Biologistes ; etc...
Avec l'ensemble des Directions fonctionnelles de l'InstitutionSPECIFICITE DU POSTE Déplacements : réguliers sur l'ensemble des sites de l'Etablissement.
Vaccin(s) obligatoire(s) :
Vaccinations à jour : BCG ; DT Polio ; Hépatite B (3 injections) à jour + sérologie hépatite B à fournir lors du recrutement
Risques liés au poste : travail sur écran ; déplacements
Règlement du temps de travail applicable : règlement général
Congés/RTT (année pleine) : 28 jours congés annuels ; 15 jours de RTT (- 1 jour journée de solidarité)
Badgeage obligatoire
Pause méridienne : au minimum de 30 min
SUJETION DU POSTE
Travail de week-end : non
Tenue de service et/ou équipement de sécurité : badge d'identification lors de la présence dans les services de soins ou services médico-techniques.
PREREQUIS
Poste : Assistant Médico-Administratif
Métier : Secrétaire Médicale-Assistant Médico-Administratif
Niveau d'études : Baccalauréat / BTS à minima
Diplôme(s) : BAC F8 ; BAC SMS ; BAC ST2S ; BTS ; Expérience / bonnes connaissances : Métier de Secrétaire médical(e) de ses exigences et de son évolution
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Description du poste
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