Assistant(e) Médico-Administratif(ive) - Centre Gratuit d'Information, de Dépistage et de Diagnostic
Descriptif
L'ÉTABLISSEMENT :Etablissement public de santé incontournable, le Centre Hospitalier d'Arras (CHA) s'investit fortement dans la prise en charge de la population de l'Artois et du Ternois, à tout âge de la vie. Depuis le 1er juillet 2016, le CHA s'est uni aux Centres Hospitaliers du Ternois et de Bapaume, dans le cadre du Groupe Hospitalier Artois-Ternois (GHAT), dont il est l'établissement support.
Les Centres Hospitaliers de Bapaume et du Ternois offrent une prise en charge de proximité pour les territoires du bapalmois et du ternois, notamment en gériatrie, psychiatrie et accueil des personnes en situation de handicap.
LE POSTE :
Activités principales :
Accueil téléphonique : Filtre et oriente les appels
Explique et donne des informations administratives aux nouveaux patientsDemande de se munir de son carnet de santé ou de vaccination
Accueil physique des usagers : Accueille le public sur place avec amabilité et bienveillance
Informe le patient sur le fonctionnement du service tel que Les modalités du dépistage et de la consultation, de remises des résultats
Oriente du patient à son arrivée dans le service : accueil dans le respect de la procédure d'anonymat
Adapte le style et le contenu de la communication à ses interlocuteurs et à la situationGestion des rendez-vous et de l'agenda partagé du CeGIDD : Organise la gestion des plages de rendez-vous en collaboration avec la CHA Line
Trace des éventuels appels des partenaires conventionnés avec le CeGIDD
Diffuse les dates de fermeture du CeGIDD et aux différents partenaires intra-muros (hiérarchie directe, CHA-LINE, standard, secrétariat laboratoire, communication, PCI consultations, cadres de proximité et des consultations externes) et extra-muros
Gestion du dossier administratif du patient : Créée le dossier informatisé du patient avec Levée d'anonymat ou pas
Mise à jour des dossiers médicaux papier et via le logiciel informatique, centralisation de toutes les données administratives
Gère certains dossiers patient papier : dossier Prep, dossier complexeGestion des données :
Enregistre les données administratives dans le logiciel CUPIDON afin d'assurer le suivi statistique dans le cadre du dialogue de gestion
Collabore avec le médecin référent pour exploiter les données en statistiques et complète les rapports d'activité pour l'ARS
Gestion de la partie secrétariat : Gère la boite mails du CeGIDD
Saisit et met en forme de courriers, documentsRédaction et envoie des courriers aux différents partenaires
Réalise selon les besoins les commandes OFFSET
Assure la gestion des commandes et fournitures de bureau
Achemine par mails les ordres de missions au cadre d'unité ou à la DIRAM
Réserve si besoin les salles et les véhicules nécessaires aux missions hors les murs
Participation à la veille documentaire en matière de législation dans les CeGIDD
Gère la gestion des stocks des préservatifs et assure la commande de réapprovisionnement en accord avec les médecins
Assure le classement et l'archivage des documents administratifs
Constitue, actualise et met à disposition des usagers un fond de documentation au niveau de la salle d'attente
PROFIL RECHERCHÉ :
Pré-requis / Diplômes et/ou formations spécifiques et obligatoires pour accéder au métier : BAC Science Médico-Sociale
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariatExpérience conseillée pour l'exercer : Débutant(e) accepté(e)
Expérience au sein d'un secrétariat médical conseilléeMaitrise des savoir-faire associées : Utiliser les outils bureautiques et métiers (word, excel, outlook, lifen)
Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externesRenseigner les interlocuteurs
Prendre des notes rapidement
S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
Traiter des situations conflictuelles
Prioriser les activités de secrétariat
Connaissance des termes médicaux
Maîtrise de l'organisation d'un secrétariat et être force de proposition
Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus
Respecter le secret professionnel