Assistant administratif et pédagogique (h/f)

• Accueil physique et téléphonique des étudiants, des formateurs et des intervenants extérieurs (entreprises...) ;
• Saisir et mettre en forme divers documents administratifs ;
• Assurer la numérisation des documents administratifs (factures, relances...) ;
• Gérer les commandes de fournitures et suivre l'évolution des stocks ;
• Effectuer des remises en banque ;
• Gérer le courrier ;
• Classer, trier et archiver ;
• Venir en appui du service commercial dans l'établissement des conventions de formation, des plannings et des programmes de formation ;
• Mettre à jour les différents tableaux de bords financiers.

• Aider à concevoir les plannings des formateurs et des étudiants ;
• Participer à l'organisation et la gestion logistique des épreuves d'examens ;
• Mettre à jour la base de données des étudiants et gérer les absences ;
• Communiquer auprès des étudiants, les différents temps forts de l'établissement (Galas, Voyages d'études, Olympiades...) ;
• Participer à l'organisation des réunions pédagogiques (conseils de classes...) ;
• Collaborer à la gestion pédagogique des dossiers étudiants : inscription aux examens ; saisie des notes ; délivrance d'attestation de formation ou de scolarité ;
• Suivre et recueillir les heures d'enseignements des formateurs ;
• Gérer les inscriptions des étudiants à la Sécurité Sociale et au BDE

Les « savoirs » :

Niveau Bac Pro secrétariat à Bac+2 (AG ou AM)

• Secrétariat,
• Service administratifs idéalement au sein d'organismes de formation ; d'OPCA...

Les « savoir-faire » :

• Maîtrise des techniques de secrétariat ;
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative ;
• Connaissance des dispositifs de formation ;
• Maîtrise des NTIC.

Les « savoir-être » :

• Qualité relationnelle et rédactionnelle ;
• Esprit d'équipe ;
• Etre autonome et polyvalent ; capacité d'adaptation face aux nouvelles procédures/directives ;
• Sens de l'organisation.