Secrétaire (H/F)

Le poste de Secrétaire (H/F)

temps partiel - 17H30 Autre

L'Association Agena recherche un.e secrétaire.

• Assure l'accueil téléphonique des usagers et correspondants, gestion du standard.
• Réception, traitement et diffusion de l'information auprès des services.
• Réalisation de divers travaux bureautique.
• Veille au bon fonctionnement des équipements et matériels (photocopie, fax, téléphone ).
• Assure le suivi et la mise en forme des dossiers, des plannings, tableau de bord
• Élaboration d'outils de suivi.
• Élaboration et actualisation de procédures écrites liées à son activité.

• Organiser et réaliser le travail en référence des procédures définies, et en tenant compte des instructions données par le chef de service.
• Réception, traitement et diffusion de l'information: enregistrement du courrier départ/arrivée, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général .
• Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, facturation, plan d'occupation, tableaux des familles, rapports...), tri, classement, archivage, numérisation, suivi et mise à jour des plannings, préparation des documents.
• Gestion des dossiers APL notamment demandes et suivis versements CAF (Téléchargement de dossiers, résolution de problèmes, relances, bordereaux CAF, remboursement de trop-perçu).
• Gestion des facturations, encaissement, suivi des paiements, courriers de relances et un point trimestriel avec le comptable.
• Gestion administrative et statistique des admissions.
• Élaboration d'outils de suivi : actualisation des places, plan d'occupation et tableaux familles, etc.
• Transmission des plans d'occupation et états mensuels aux partenaires et financeurs.
• Gestion, distribution et suivi des chèques services.
• Affichage, communication/diffusion interne.

Possibilité de prolongation du contrat

Le profil recherché

Permis : B - Véhicule léger exigé

À savoir

Référence : 12566727