Assistant / Assistante de service formation (H/F)

Le poste de Assistant / Assistante de service formation (H/F)

Travail en journée

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des stagiaires
• Répondre aux questions des prospects, stagiaires et clients (entreprises, CSE et syndicats) ou orienter vers l'interlocuteur approprié
• Assurer la promotion de notre offre en informant et en communiquant sur les parcours de formation de l'Institut disponibles et les droits à la formation professionnelle et syndicale ;
• Mettre à jour et enrichir la base de données prospects/clients de l'Institut.

• Etablir et suivre, en lien avec la directrice, le planning général des sessions de formation de l'année N+1 de l'Institut ;
• Planifier les sessions de formation récurrentes (INTER du catalogue) et INTRA en lien avec les formateurs consultants responsables des formations et la directrice ;
• Vérifier que les conditions préalables à la prise en compte du dossier d'inscription sont remplies (pré requis, financement.), en lien avec le formateur consultant responsable de la formation ;
• Assurer la prise en charge administrative des stagiaires de l'inscription jusqu'à la génération de la facturation et tenir à jour les dossiers ;
• Gérer les données et documents administratifs : liste des participants, feuilles d'émargement, attestations, évaluations ;
• Etablir les devis, les bons de commande, les conventions ainsi que les factures ;
• Assurer l'organisation matérielle nécessaire à l'accueil et au séjour des participants durant la session : salle de réunion, matériel à disposition.

• Traiter les factures fournisseurs et suivre les règlements ;
• Facturer les clients internes et externes, suivre les paiements et effectuer des relances si nécessaire (par courrier ou par téléphone) ;

• Bac+2 ou équivalent
• 2 ans d'expérience sur un poste similaire / Connaissances secteur formation requises (et du milieu syndical serait un plus)
• Bonnes qualités rédactionnelles

• Dynamique
• Rigoureux/euse et sens de la confidentialité
• Autonome - Proactif/ive
• Aisance relationnelle avec tout type d'interlocuteur.

Process recrutement en 2 étapes : 1/ Rencontre avec la responsable ressources humaines

2/ Puis rencontre avec la directrice de l'Institut

Le profil recherché

Bac+2 ou équivalents secrétariat assistanat formation BTS /DUT Souhaité

L'entreprise

L'Union Régionale CFDT IDF, structure de proximité de l'organisation syndicale CFDT, a pour rôle de représenter les intérêts des adhérents (salariés, chômeurs, retraités) au niveau régional. Elle agit sur le terrain afin de résoudre les problèmes communs à la région IDF, tant en matière d'emploi et de formation professionnelle que de lutte contre les exclusions, de protection sociale ou d'amélioration des équipements collectifs.

Salaire et avantages

Annuel, de 34 000 € à 34 000 €

Chèque repas, Mutuelle

À savoir

Référence : 12331428