Assistante Administrative- MAS Hestia

placeLa Couronne calendar_month18/02/2025

Descriptif

Métier : Agent de gestion administrative
Code : 45S20
Service : MAS HESTIA
Poste : jour

Pourcentage de temps de travail : 100%

Définition du poste :
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suivre et gérer les processus administratifs.

Organiser pour un responsable hiérarchique la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,.).

Missions :

Exercer une fonction polyvalente
Fonction d'accueil, d'interface et de ressources
Traitement administratif de données et d'informations
Régisseur titulaire de deux régies

Activités: Accueil et prise en charge des personnes (agents, usagers, etc...)-Maîtrisé

Contrôle des données / documents -Maîtrisé
Gestion administrative relative au domaine d'activité -Maîtrisé
Inventaire de produits, de matériels, équipements, dossiers -Non requis
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques -Maîtrisé
Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers -Maîtrisé
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers -Maîtrisé
Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) -Maîtrisé
Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) -Maîtrisé
Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées -Maîtrisé
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents-Maîtrisé

Prise de rendez-vous / gestion des agendas -Maîtrisé

Savoirs : Accueil téléphonique -Connaissances opérationnelles

Bureautique -Connaissances opérationnelles
Classement et archivistique -Connaissances générales
Communication / relations interpersonnelles -Connaissances générales
Gestion administrative -Connaissances opérationnelles
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement -Connaissances opérationnelles
Technologies de l'information et de la communication (NTIC) -Connaissances opérationnelles
Droit hospitalier -Connaissances générales
Secrétariat -Connaissances approfondies
Connaissances générales :
Connaissances générales propres à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés.

Durée d'acquisition courte de quelques semaines maximum

Savoir-faire: Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics -Maîtrisé

Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations -Maîtrisé
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité -Maîtrisé
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures -Maîtrisé
Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité. -Maîtrisé
Travailler en équipe / en réseau -Maîtrisé
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)-Maîtrisé
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire-Maîtrisé
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites -Maîtrisé
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Maîtrisé

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence-Maîtrisé

Liens hiérarchiques : DRH

Directrice du Pôle médico-social

Cadre socio-éducatif de la MAS

Relations professionnelles les plus fréquentes :

L'équipe médicale : le médecin coordonnateur et le médecin psychiatre
L'équipe paramédicale, psychologique et socio-éducative : éducateurs spécialisés, aides-médico-psychologiques, psychologue éducatrice activités physiques adaptées, infirmiers, ergothérapeute, aides-soignants
Les services généraux et logistiques : factotum et agents de maison
La direction des affaires générales
La direction des affaires financières
La trésorerie de La Couronne
Les partenaires extérieurs
Les familles

Risques professionnels: Travail sur écran

Risques liés à l'ergonomie du poste de travail

Formations: Etudes préparant au métier et diplôme(s)

Secrétariat et gestion administrative

Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Obligatoire(s): Incendie

Recommandée(s): Bureautique (remises à niveau)

Logiciel AGILETIME
Approche de la maladie mentale
Secret professionnel

Gestion du stress

Correspondances statutaires éventuelles: Catégorie C

Adjoint administratif hospitalier

Assistant médico-administratif

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