EAU50 - COORDONNATEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER (h/f)

Détails de l'offre

Rédacteur principal de 1ère classe

• Apporte une aide permanente au Directeur en termes d’organisation, de gestion, d’information, d’accueil, de classement, d’archivage et suivi de dossiers.
• Coordonne les assistantes de la DEA dans leurs activités par une harmonisation des procédures, pour une bonne gestion des applications (type courriers et autres), de manière transversale tous services internes confondus y compris services délocalisés (La Garde, Six-Fours, Hyères)
• Gère le courrier (entrant/sortant) au sein de la DEA : attributions aux équipes opérationnelles (AIR COURRIER).
• Assiste le directeur dans la validation des projets de délibérations, et en assure le suivi la DGI.
• Assiste le directeur sur le suivi budgétaire en lien avec le service Gestion Interne de la DEA.
• Assiste le directeur sur la gestion du personnel en lien avec la DRH.
• Accompagne les services opérationnels de la DEA sur les volets administratifs des sujets foncier, servitudes, marchés publics.
• Assure l’interface avec les services internes et les partenaires externes.
• Assure diverses tâches administratives et de secrétariat.

• Élaboration de procédures et mise en place d’outils de gestion.
• Préparation et production de notes de synthèse, de veille ou d’aide à la décision.
• Appui méthodologique et réglementaire.
• Organisation et participation aux réunions, prise de note et rédaction de comptes rendus.
• Elaboration et gestion d’outil de suivi (tableau de bord…).
• Veille à la bonne circulation de l’information, pour favoriser la coordination avec l’ensemble des services.
• Rédaction, tri, classement et suivi des documents administratifs de la Direction notamment des courriers.
• Faire le lien avec le secrétariat DGST.
• Participation au montage du budget et au suivi d’exécution.
• Rédaction et participation au montage de marché.
• Réception et orientation des appels téléphoniques auprès de services si nécessaire.
• Réception et orientation de certains documents (administratifs et/ou techniques) auprès de services si nécessaires.

Profils recherchés

• Enjeux, évolutions et cadre réglementaire des procédures administratives.
• Statut de la fonction publiques territoriale.
• Instances, processus et circuit de décision de la collectivité.
• Connaissance du cadre légal des marchés publics (DSP, avenants, convention)
• Connaissance des règles budgétaires et comptables.
• Cadre réglementaire de la gestion RH.
• Techniques rédactionnelles de rapport et de note de synthèse.
• Techniques d’élaboration de tableaux de bord et de bilans d’activité.
• Connaissance des progiciels CIVITAS, CORIOLIS, MGDIS Subventions, AIR DELIB

• Concevoir et contrôler les actes administratifs.
• Rédiger des synthèses et des comptes rendus de suivi, des bilans…
• Développer des outils d’aide à la décision (tableaux de bord…).
• Exploiter les résultats des contrôles et apporter des améliorations,
• Elaborer et mettre en œuvre des procédures d’organisation et de suivi de gestion administrative.
• Analyser et répondre aux besoins pluridisciplinaires.
• Vérifier la validation des informations traitées.
• Coordination avec les services métropolitains.

• Sens du relationnelle.
• Sens de l’initiative et réactivité.
• Capacité d’adaptation et d’organisation.
• Rigueur et méthodes.
• Qualité d’écoute.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Autonomie.
• Apporte une aide permanente au Directeur en termes d’organisation, de gestion, d’information, d’accueil, de classement, d’archivage et suivi de dossiers.
• Coordonne les assistantes de la DEA dans leurs activités par une harmonisation des procédures, pour une bonne gestion des applications (type courriers et autres), de manière transversale tous services internes confondus y compris services délocalisés (La Garde, Six-Fours, Hyères)
• Gère le courrier (entrant/sortant) au sein de la DEA : attributions aux équipes opérationnelles (AIR COURRIER).
• Assiste le directeur dans la validation des projets de délibérations, et en assure le suivi la DGI.
• Assiste le directeur sur le suivi budgétaire en lien avec le service Gestion Interne de la DEA.
• Assiste le directeur sur la gestion du personnel en lien avec la DRH.
• Accompagne les services opérationnels de la DEA sur les volets administratifs des sujets foncier, servitudes, marchés publics.
• Assure l’interface avec les services internes et les partenaires externes.
• Assure diverses tâches administratives et de secrétariat.
• Élaboration de procédures et mise en place d’outils de gestion.
• Préparation et production de notes de synthèse, de veille ou d’aide à la décision.
• Appui méthodologique et réglementaire.
• Organisation et participation aux réunions, prise de note et rédaction de comptes rendus.
• Elaboration et gestion d’outil de suivi (tableau de bord…).
• Veille à la bonne circulation de l’information, pour favoriser la coordination avec l’ensemble des services.
• Rédaction, tri, classement et suivi des documents administratifs de la Direction notamment des courriers.
• Faire le lien avec le secrétariat DGST.
• Participation au montage du budget et au suivi d’exécution.
• Rédaction et participation au montage de marché.
• Réception et orientation des appels téléphoniques auprès de services si nécessaire.
• Réception et orientation de certains documents (administratifs et/ou techniques) auprès de services si nécessaires.

• Enjeux, évolutions et cadre réglementaire des procédures administratives.
• Statut de la fonction publiques territoriale.
• Instances, processus et circuit de décision de la collectivité.
• Connaissance du cadre légal des marchés publics (DSP, avenants, convention)
• Connaissance des règles budgétaires et comptables.
• Cadre réglementaire de la gestion RH.
• Techniques rédactionnelles de rapport et de note de synthèse.
• Techniques d’élaboration de tableaux de bord et de bilans d’activité.
• Connaissance des progiciels CIVITAS, CORIOLIS, MGDIS Subventions, AIR DELIB

• Concevoir et contrôler les actes administratifs.
• Rédiger des synthèses et des comptes rendus de suivi, des bilans…
• Développer des outils d’aide à la décision (tableaux de bord…).
• Exploiter les résultats des contrôles et apporter des améliorations,
• Elaborer et mettre en œuvre des procédures d’organisation et de suivi de gestion administrative.
• Analyser et répondre aux besoins pluridisciplinaires.
• Vérifier la validation des informations traitées.
• Coordination avec les services métropolitains.

• Sens du relationnelle.
• Sens de l’initiative et réactivité.
• Capacité d’adaptation et d’organisation.
• Rigueur et méthodes.
• Qualité d’écoute.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Autonomie.

Merci de bien vouloir candidater en ligne sur le site de la Métropole Toulon Provence Méditerranée : https://emploi.metropoletpm.fr/fr

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.