Secrétaire administrative en UFA - F/H

Description du poste

Vos missions

Rattaché au CFA académique de Paris, vous aurez en charge le suivi administratif des apprentis en formation dans les deux établissements cités ci-dessus. Vous aurez pour mission :

Gestion administrative :

• Accueil physique et téléphonique des apprentis, formateurs et visiteurs.
• Gestion du courrier entrant et sortant (physique et électronique).
• Saisie, mise en forme, et suivi des documents administratifs (courriers, comptes rendus, rapports, etc.).
• Organisation des réunions (convocations, préparation des dossiers, prise de notes et rédaction des comptes rendus).
• Suivi des dossiers administratifs des apprentis et des formateurs (inscriptions, absences, bulletins scolaires, etc.).

Support pédagogique :

• Assistance dans la gestion des dossiers pédagogiques des apprentis.
• Mise à jour des bases de données des apprentis et du personnel (logiciel YPARÉO).
• Coordination des inscriptions aux examens et des jurys de validation.
• Préparation et distribution des documents pédagogiques aux formateurs et aux apprentis.

Gestion des relations extérieures :

• Interface avec les entreprises partenaires pour le suivi des apprentis (absences, discipline, etc.)
• Participation à l'organisation des journées portes ouvertes, salons, et autres événements promotionnels.
• Participation à des projets spécifiques des UFA, en fonction des besoins.

Description du profil

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Excellente capacité rédactionnelle et orthographe irréprochable.
• Connaissance des logiciels de gestion scolaire et des plateformes de gestion (YPAREO).
• Compétences en communication, relations interpersonnelles et gestion des litiges.
• Rigueur, organisation et sens de la discrétion.
• Esprit d'analyse, de synthèse, proactivité.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à résoudre des problématiques.