Assistant de direction Enfance - Jeunesse - H/F

Ville de 33 000 habitants (surclassée 40-80 000 habitants) au coeur de la Communauté d'agglomération de Saint-Quentin-en-Yvelines, Trappes connaît une forte croissance résidentielle, économique et démographique, portée par des programmes de rénovation urbaine ambitieux

Détails de l'offre

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Ouvert aux contractuels

• Assister la direction et les responsables de service dans l'organisation du travail, notamment dans la gestion administrative.
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif
• Assurer le secrétariat courant de la direction
• Suivre et gérer les dossiers confiés

• Gestion de l'agenda de la direction et organisation des réunions (ordre du jour, compte-rendu)
• Classement et archivage des dossiers
• Suivi d'outils pour la gestion des services (tableau de bord, etc.)
• Gestion des actes administratifs (suivi des délibérations et notes de synthèse, décisions, conventions, etc.)
• Appui à la réalisation de support de présentation
• Gestion des stocks de fournitures de bureau pour l'ensemble des services de la Direction

• Accueil téléphonique et physique du service
• Gestion du e-parapheur et iXBus-courrier entrant
• Rédaction et suivi des courriers aux usagers en lien avec les services
• Réalisation et analyse des questionnaires de satisfaction
• Suivi du déploiement de l'outil Concerto, implication dans le déploiement des nouveaux projets

• Gérer l'interface avec les services municipaux notamment les services techniques
• Soutien administratif aux services de la direction
• Contribution à la gestion et au suivi des dossiers de prestations CAF, des conventions d'objectifs et de financement, ainsi que des dossiers de demandes de subventions et des dossiers PMI pour les établissements d'accueil du jeune enfant (EAJE)
• Organisation et suivi du conseil des parents des EAJE
• Élaboration du bilan d'activité annuel de la direction et synthèse des bilans des services
• Appui à l'organisation des grands évènements portés par la direction : soirée des réussites, cérémonie des enseignants, rencontres avec les directions scolaires...
• Appui à la préparation des kits de fournitures scolaires, dictionnaires, organisation pratique des distributions...
• Appui à la gestion des demandes des écoles (boîte directions écoles)

• Emploi temps plein
• Cycle de travail : 37 heures

• Ambiance chaleureuse
• Prise en charge à 75% des frais de transport en commun
• Restaurant municipal
• Télétravail possible
• Congé menstruel pour les agentes concernées
• Participation jusqu'à 25? pour mutuelle santé et prévoyance
• Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.

Expérience : Des expériences sur des postes similaires seront un plus.

• Connaître les techniques de secrétariat et les règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Connaître l'organisation d'une collectivité territoriale et les missions d'une direction Enfance Jeunesse
• Maîtriser les outils informatiques : Word, Excel et les différents logiciels
• Créer des outils de planification et de suivi
• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Organisation et gestion du temps de travail
• Capacité à transmettre l'information

• Sens du service public et sens de l'accueil
• Qualités relationnelles, capacité d'écoute
• Rigueur dans la gestion des dossiers
• Disponibilité, discernement
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Esprit d'équipe et aptitude au travail en équipe
• Sens de l'initiative et de l'autonomie
• Assister la direction et les responsables de service dans l'organisation du travail, notamment dans la gestion administrative.
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif
• Assurer le secrétariat courant de la direction
• Suivre et gérer les dossiers confiés

• Gestion de l'agenda de la direction et organisation des réunions (ordre du jour, compte-rendu)
• Classement et archivage des dossiers
• Suivi d'outils pour la gestion des services (tableau de bord, etc.)
• Gestion des actes administratifs (suivi des délibérations et notes de synthèse, décisions, conventions, etc.)
• Appui à la réalisation de support de présentation
• Gestion des stocks de fournitures de bureau pour l'ensemble des services de la Direction

• Accueil téléphonique et physique du service
• Gestion du e-parapheur et iXBus-courrier entrant
• Rédaction et suivi des courriers aux usagers en lien avec les services
• Réalisation et analyse des questionnaires de satisfaction
• Suivi du déploiement de l'outil Concerto, implication dans le déploiement des nouveaux projets

• Gérer l'interface avec les services municipaux notamment les services techniques
• Soutien administratif aux services de la direction
• Contribution à la gestion et au suivi des dossiers de prestations CAF, des conventions d'objectifs et de financement, ainsi que des dossiers de demandes de subventions et des dossiers PMI pour les établissements d'accueil du jeune enfant (EAJE)
• Organisation et suivi du conseil des parents des EAJE
• Élaboration du bilan d'activité annuel de la direction et synthèse des bilans des services
• Appui à l'organisation des grands évènements portés par la direction : soirée des réussites, cérémonie des enseignants, rencontres avec les directions scolaires...
• Appui à la préparation des kits de fournitures scolaires, dictionnaires, organisation pratique des distributions...
• Appui à la gestion des demandes des écoles (boîte directions écoles)

• Emploi temps plein
• Cycle de travail : 37 heures

• Ambiance chaleureuse
• Prise en charge à 75% des frais de transport en commun
• Restaurant municipal
• Télétravail possible
• Congé menstruel pour les agentes concernées
• Participation jusqu'à 25? pour mutuelle santé et prévoyance
• Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.

Expérience : Des expériences sur des postes similaires seront un plus.

• Connaître les techniques de secrétariat et les règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Connaître l'organisation d'une collectivité territoriale et les missions d'une direction Enfance Jeunesse
• Maîtriser les outils informatiques : Word, Excel et les différents logiciels
• Créer des outils de planification et de suivi
• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Organisation et gestion du temps de travail
• Capacité à transmettre l'information

• Sens du service public et sens de l'accueil
• Qualités relationnelles, capacité d'écoute
• Rigueur dans la gestion des dossiers
• Disponibilité, discernement
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Esprit d'équipe et aptitude au travail en équipe
• Sens de l'initiative et de l'autonomie

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Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.