Agent d'accueil/secrétaire de la direction
Offre d'Emploi : Agent d'Accueil / Secrétaire de la Direction
La Mairie de Coye-la-Forêt recherche un(e) Agent d'Accueil / Secrétaire de la Direction pour rejoindre son équipe dynamique. Si vous êtes une personne organisée, courtoise, et passionnée par le service public, cette opportunité est faite pour vous !
Vos missions :
- Dans le cadre de l'État Civil :
Rédaction des actes : mariages, décès, transcription de décès, naissances, reconnaissances, baptêmes
Inscriptions des mentions marginales
Gestion des copies d'actes
Tenue et mise à jour des registres
Réception des demandes d'inscriptions scolaires
Gestion de l'affichage et recensement citoyen- Administration Générale :
Accueil physique et téléphonique des usagers avec courtoisie et efficacité
Réponse aux questions des usagers, orientation vers les bons interlocuteurs
Aide à la complétion de dossiers, à la rédaction et mise en forme de formulaires
Remise des documents et suivi des demandes des administrés
Prise en charge des usagers en cas de besoin d'explications ou de contestation- Affaires Générales :
Gestion du recensement militaire et de la légalisation de signatures
Assistance dans la gestion des affaires funéraires
Suivi des élections en collaboration avec l’assistante- Urbanisme :
Accueil et orientation des administrés concernant les demandes en urbanisme et aménagement du territoire
Enregistrement des dossiers (permis de construire, permis d'aménager, DP, DIA, etc.)
Rédaction de certificats d'urbanisme, certificats communaux, certificats d'alignement et attestations
Interface avec les prestataires locaux et les services fiscaux référents- Secrétariat de la Direction :
Organisation et classement des documents administratifs
Rédaction de courriers et gestion des communications internes
Suivi des tâches administratives liées aux ressources humaines et à la comptabilité
Votre profil :
Savoirs :
Maîtrise des techniques d’accueil et de secrétariat
Compétences dans la gestion des appels téléphoniques et la communication avec les usagers
Connaissance des procédures et du fonctionnement des collectivités territoriales
Maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Word) et des logiciels spécifiques (Berger Levrault, Gescime, Romuald)
Savoir-faire :
Accueillir le public avec professionnalisme et courtoisie
Utiliser efficacement le standard téléphonique et filtrer les demandes
Gérer les priorités et organiser son temps de manière autonome
Savoir-être :
Sens de l’accueil, réactivité et disponibilité
Rigueur, organisation et discrétion
Aisance relationnelle, capacité d’adaptation et goût pour le travail en équipe
Discrétion et diplomatie dans les échanges
Conditions de travail :
Poste à pourvoir par concours externe ou interne pour un Adjoint Administratif
Travail de bureau en binôme avec un agent administratif polyvalent
Poste fixe avec des horaires fixes et variables (35 heures par semaine)
Tenue vestimentaire soignée et adaptée à l’accueil du public
Localisation : Coye-la-Forêt, sous la direction de la Directrice Administrative et du Maire
Si vous êtes motivé(e) à contribuer au service public et souhaitez rejoindre une équipe engagée, nous vous invitons à postuler pour ce poste enrichissant et varié.
Candidature :
Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation à l'adresse suivante : a.tateossian@coye.fr