Gestionnaire technico-administrative biomedicale (h/f)

Descriptif

Poste (métier exercé dans le service) : Gestionnaire technico-administrative biomédicale (GTAB)

Métier de rattachement (référence Répertoire des Métiers de la Fonction Publique Hospitalière) : 45S20 (agent de gestion administrative) /25I20 (gestionnaire des stocks) / 45I80 (gestionnaire comptable et achat) / 25F20 (acheteur) / 45S30 (secrétaire)

Présentation de l'environnement de travail : Le poste de gestionnaire est à pouvoir au sein du Groupement Hospitalier de Territoire Sud Francilien (GHT).

• Le Centre Hospitalier d'Arpajon
• Le Centre Hospitalier Sud Essonne, composé lui-même des sites de Dourdan et d'Etampes
• Le Centre Hospitalier Sud Francilien situé à Corbeil-Essonnes.

Le Centre Hospitalier d'Arpajon (CHA) est un établissement d'environ 380 lits dont 170 lits de MCO avec une forte activité obstétricale, des unités de médecine, chirurgie, surveillance continue, urgences-smur et pédiatrie. Son plateau technique comporte notamment un scanner et 4 blocs opératoires.

Le CHSE comprend également des services de soins de suite et de réadaptation (polyvalents et gériatriques), une unité d'EVC-EPR (Etats Végétatifs Chroniques Etats Pauci Relationnels), deux Unités de Soins de Longue Durée et Deux Etablissements d'Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes.

En termes d'équipements matériels lourds soumis à autorisation, le CHSE compte deux scanners et une IRM.

Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) est un établissement de 1 000 lits situé au sud de la région parisienne, dans le département de l'Essonne. Les activités de Médecine Chirurgie Obstétrique sont regroupées sur un seul site. Le CHSF comprend également un EHPAD, des secteurs extrahospitaliers de psychiatrie et une UCSA (Prison de Fleury Merogis).

• D'une réanimation et de soins continus adultes de 40 lits
• D'une maternité de niveau III avec une unité de soins intensifs et de réanimation néonataux de 22 lits (plus de 5000 accouchements par an)
• D'un plateau d'imagerie doté de 5 salles de radiologie numérisées, de 2 IRM (dont une 3T), de deux scanners dont un à orientation cardiologique et d'une salle de radiologie interventionnelle
• D'un service de médecine nucléaire avec deux gamma-caméras hybrides et un TEP-Scanner
• D'un service de dialyse de 12 postes
• D'un service de cardiologie avec une salle de rythmologie et deux salles de coronarographie
• D'un bloc lourd de 7 salles et d'un bloc ambulatoire de 6 salles
• D'un bloc obstétrical de 8 salles de naissances et de 2 salles de césariennes
• D'un laboratoire disposant d'une chaîne robotisée, d'un laboratoire d'anatomopathologie de territoire et d'un laboratoire d'hygiène accrédité
• Le Service des Ressources Biomédicales du CHSF, composé d'une équipe de 17 personnes, est organisé en trois pôles :
• un pôle d'ingénierie composé de 4 ingénieurs biomédicaux (activité mutualisée entre le CHSF et le CHA)
• un pôle de gestion de 3 gestionnaires technico-administratives
• un atelier biomédical composé de 7 techniciens biomédicaux (activité mutualisée entre le CHSF et le CHA).
• d'un laboratoire de métrologue composé d'un responsable de laboratoire et de 2 techniciens métrologue

Le service dispose d'une GMAO spécifique au biomédical, Optim CEM, dont chaque membre de l'équipe dispose.

Le poste à pourvoir est celui de la gestionnaire consommables / petits matériels / dentisterie / locations.

POSITION DU POSTE DANS LA STRUCTURE

Relations hiérarchiques ou rattachement hiérarchique : Directeur Général

Ingénieurs biomédicaux du Service des Ressources Biomédicales

Relations fonctionnelles : Ingénieurs biomédicaux

Prestataires de service

Cf Organigramme

Horaires de travail/astreintes/repos/congés/gardes (pour le métier dans le service

concerné) :

Pas de garde et d'astreinte.

Description du poste

• recueillir les besoins des clients internes du service biomédical et de les traiter dans son champ de compétences
• procéder à certains achats simples dans son champ de compétences
• assurer les approvisionnements en lien avec les activités du service
• assurer les tâches administratives (de la commande au mandatement en passant par les litiges, les mises en inventaire) pour répondre aux demandes reçues des clients internes
• assurer l'élaboration et le suivi des budgets en lien avec son champ de compétences
• assurer les tâches techniques et de traçabilité liées à l'exploitation des équipements biomédicaux dans le champ de ses compétences

• accueille physique et téléphonique des services et des prestataires externes
• réalise tout le processus de gestion administrative des approvisionnements relevant de ses domaines de responsabilité (de la liquidation au mandatement)
• tient rangé et propre son espace de travail, les matériels mis à sa disposition ainsi que les espaces communs
• suit et contrôle les aspects budgétaires des comptes mis dans son domaine de compétences
• met en place des outils d'enregistrement des activités réalisées et des tableaux de bord de suivi des consommations
• traite les demandes reçues électroniquement
• organise son travail en fonction des priorités, urgences et impératifs afin de limiter au maximum l'impact sur la prise en charge du patient
• met en place la suppléance en cas d'absence pour assurer la continuité de service
• assure le classement et l'archivage des dossiers relevant de son champ de compétences en concertation avec les autres GTAB du service pour uniformiser la méthode et les lieux de stockage
• conseille et consolide les besoins avec les clients internes
• participe à l'élaoration du plan d'action achat (PAA) pour les domaines relevant de sa responsabilité
• contrôle et suit les actions achat retenues au PAA relevant de ses domaines de responsabilité
• met en uvre certains marchés relevant de ses champs de responsabilité en collaboration avec les ingénieurs biomédicaux (définition de l'allotissement, rédaction des pièces marché, analyse des offres, organisation des essais, rapport de choix, déploiement, suivi du marché)
• négocie avec les fournisseurs
• gère les litiges aussi bien avec les clients internes que les prestataires, en collaboration avec les ingénieurs biomédicaux
• met en uvre les pénalités si nécessaire, en collaboration avec les ingénieurs biomédicaux
• réalise des revues de contrat, en priorisant avec les ingénieurs biomédicaux
• met en uvre, remplie, tient à jour des outils d'enregistrement
• met à jour de la base de données biomédicale (fournisseurs, contacts, tarifs, )
• s'assure de la véracité des éléments transmis par les clients internes et des données collectées et enregistrées au sein du service

Certaines tâches complémentaires et spécifiques sont liées aux domaines de compétences de chaque GTAB. Les dites tâches sont listées ci-dessous.

• coordonne les méthodes de travail des différentes GTAB
• assure l'interface entre les techniciens biomédicaux et les ingénieurs et les GTAB, elle joue un rôle fonctionnel entre les différents acteurs sans lien hiérarchique
• ouvre et assure le dispatching du courrier au sein du service
• assiste les techniciens à organiser avec les prestataires externes les interventions de maintenance préventive, curative et contrôles de qualité sous traités. Elle vérifie lors du traitement des factures que les prestations ont été réalisées et la cohérence entre la commande et le travail réalisé
• vérifie que la traçabilité en GMAO des interventions est réalisée dans le cadre des contrats avant le traitement des factures de contrats de maintenance
• réalise des évaluations de nos fournisseurs de contrat de maintenance auprès de nos clients internes
• tient à jour, en collaboration avec les ingénieurs biomédicaux, le tableau des contrats et assure les projections avec toujours au moins une année d'anticipation
• réalise un suivi mensuel, avec les techniciens biomédicaux, des maintenances curatives en cours et réalise les relances fournisseurs en cas de retard

• tient à jour l'outil institutionnel de gestion du temps de travail
• assure l'organisation et les archivages du lecteur O
• assure le secrétariat, notamment la réalisation des comptes rendus des réunions de service
• assure la diffusion des documents au sein du service et vers nos clients
• assure la réception et le dispatching des factures électroniques
• inventorie comptablement les équipements acquis
• est garante de l'exhaustivité de l'inventaire physique (corrélation avec inventaire comptable) et du renseignement des données administratives (notamment date de fin de garantie, cout d'acquisition) dans la GMAO
• réalise les mises en prêt / les mises à disposition des équipements
• gestion des acquisitions d'instrumentation en collaboration avec les utilisateurs, y compris les réceptions
• gère en interface avec le bloc et la stérilisation les réparations d'instrumentation et de moteurs chirurgicaux

• définit en collaboration avec le magasin les produits à mettre en stock
• organise les essais des consommables et consolide les retours utilisateurs
• assure en collaboration avec le service brancardage / les services de soins la gestion des locations de matelas anti-escarres
• tient à jour le catalogue produits des consommables et de la dentisterie.

Toutes les GTAB du service des Ressources Biomédicales doivent être en capacité de prendre en charge des demandes dans les trois domaines de spécialisation, au moins pour en assurer une suppléance. La répartition des tâches des domaines de spécialisation doit être adaptable aux besoins de l'établissement.

Compétences associées au poste et/ou aux missions spécifiques de l'agent

• accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
• analyser le besoin en collaboration avec les utilisateurs métier
• analyser des offres fournisseurs
• négocier avec les clients internes et les fournisseurs
• rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
• concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence
• organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• travailler en équipe / en réseau
• utiliser les logiciels métier (GMAO, GEF) et utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
• identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine

Connaissances

• connaître le milieu hospitalier
• connaître le matériel biomédical et les bases réglementaires applicables aux dispositifs médicaux
• avoir des connaissances en terme d'achat et de la commande publique
• avoir des connaissances en terme de gestion administrative, comptable et financière
• connaître les règles de confidentialité
• maitriser l'environnement informatique / bureautique
• maîtriser la GEF et la GMAO
• avoir des connaissances générales en terme de qualité
• avoir des connaissances générales en terme d'économie de la maintenance.

LES SAVOIR-ETRE REQUIS DU METIER (compétences relationnelles) :

• faire preuve de capacités relationnelles avec les services de soins et médico-techniques, l'ensemble de l'équipe biomédicale et les prestataires externes
• travailler en équipe
• faire preuve d'une autonomie importante
• faire preuve d'une grande rigueur
• analyser une situation et en mesurer les risques
• faire preuve d'adaptation
• respecter le secret professionnel
• faire preuve de ponctualité

• BEP secrétariat, gestion, comptabilité, assistante de direction,
• Utilisation des outils bureautiques et messagerie électronique

Possibilité de mise en place d'un projet de carrière.

• Adjoint administratif hospitalier
• Ouverture aux aides-soignants sur détachement de grade

• logiciel GEF (Gestion Economique et Financière) Référence de Maincare
• logiciel C-PAGEi (Gestion Economique et Financière)
• logiciel de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) Optim CEM
• Imprimante/fax/scanner
• poste informatique et téléphone individuel
• locaux

Risques professionnels : Cf. document unique

Evolution possible du poste : En fonction des besoins du service et des possibilités institutionnelles.