Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)
Le poste de Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)
36H Travail en journée
PRESENTATION DE LA FONDATION
La Fondation de l'AP-HP a pour vocation d'accompagner et soutenir l'Assistance Publique -Hôpitaux de Paris dans ses domaines d'expertise : la prise en charge médicale, la recherche et l'innovation, au service des patients et des soignants. Composée de 38 hôpitaux franciliens et de 4 hôpitaux en région (Berck, Hendaye, La Roche-Guyon et San Salvadour), l'AP-HP est constituée en 4 groupes hospitaliers universitaires (GHU), tous rattachés à une université différente, faisant de cet établissement, le plus grand CHU de France.Avec et aux côtés de l'AP-HP, la Fondation de l'AP-HP intervient pour le développement du mécénat et de la philanthropie de cette institution.
La Fondation gère les dons destinés à l'AP-HP, qu'ils soient dédiés à un projet à un hôpital ou dont la finalité sera décidée par son Conseil d'Administration.
Les dons versés chaque année par des particuliers et des entreprises, dont la gestion et le suivi sont assurés par la Fondation se traduisent par :- plus de 400 fonds dédiés.
- 63 salarié.es :
o 13 personnes au sein de l'équipe opérationnelle, présente au siège de la Fondation
o 50 personnels de recherche mis à disposition des équipes et des projets soutenus par la Fondation dans différents sites de l'AP-HP.Face aux immenses besoins et enjeux de santé et santé publique dont l'AP-HP est un acteur incontournable du paysage français, européen et international, la Fondation a vocation à développer plus encore ses capacités d'action.
MISSIONS
Au sein de la direction du développement de la Fondation, dont l'équipe est composée de 4 personnes, l'assistante administrative apporte un appui administratif à la direction dans la gestion des relations avec les donateurs (particuliers, entreprises, fondations et associations), prospects et partenaires de la Fondation.
Il/elle aura pour missions :- Gestion des Dons
- Saisir les promesses de dons et les encaissements issus des différents modes de paiement proposés par la Fondation (chèque, formulaire de don en ligne, virement direct),
- Suivre et extraire les données depuis les formulaires de dons en ligne.
- Editer les bordereaux de remise de chèque,
- Assurer l'archivage des chèques et des bulletins de soutien,
- Suivre les affectations des dons et aider au rapprochement avec la comptabilité de la Fondation,
- Soutien à la gestion de la relation avec les donateurs
- Assurer l'édition et la transmission des reçus fiscaux,
- Gérer l'archivage des reçus fiscaux,
- Mettre à jour les outils de suivi des relatifs aux reçus fiscaux,
- Editer et envoyer des courriers de remerciements,
- Traiter les demandes reçues par mail et par téléphone
- Soutien à la gestion des plateformes de dons en ligne
- Gérer le back office des formulaires de dons en ligne (création et suivi des campagnes en ligne)
- Superviser les comptes gérés par les directions du mécénat de l'AP-HP,
- Accompagner la Direction du développement dans le dialogue de gestion avec le prestataire en charge de la plateforme de collecte de dons et les gestionnaires des applications de paiement,
- Evénements et collecte
- Participer à la préparation des contenus pour les campagnes de fidélisation (grand public, entreprise),
- Participer à l'organisation des événements de la Fondation (invitations, relances, accueil public, etc.).
Cette liste de missions peut être complétée exceptionnellement en fonction des nécessités de service.
SAVOIR-FAIRE REQUIS- Facilité à interagir avec des interlocuteurs de tous horizons, des responsables en entreprise comme des particuliers mobilisés à titre personnel, à l'oral comme à l'écrit.
- Particulièrement rigoureux(se) dans votre travail, vous faites preuve de dynamisme, de polyvalence et êtes capable de travailler en autonomie.
- Maîtrise du Pack Office (base de données excel et publipostage) et expérience utilisateur sur bases de données type CRM et back
Le profil recherché
Expérience souhaitée : 1 An(s)
À savoir
Nombre de poste : 1Référence : 12267418