Assistant de direction au secretariat general et à la gestion des assemblées - Pau

Détails de l'offre

Rédacteur

Descriptif de l'emploi

Située à 45 minutes de la capitale du département, La Rochelle et à 10 minutes de l'Île d'Oléron, elle est au cœur d'un positionnement stratégique qui offre aux habitants une vie paisible, à proximité de l'Océan, de l'agglomération de Rochefort et de l'activité touristique de l'Île d'Oléron.

Ville où il fait bon vivre grâce à sa qualité de vie, ses équipements, son patrimoine, sa vie culturelle et sa situation géographique stratégique, Marennes Hiers-Brouage c'est aussi 2 300 heures de soleil par an et des infrastructures complètes : écoles, collège, Ehpad, gendarmerie, médiathèque, ludothèque, école de musique, cinéma, salle de spectacle, bar associatif, galerie municipale, dojo, port de plaisance, bassin de baignade avec plage, piscine d'été, aérodrome, terrains de tennis, etc.

Par ailleurs, la commune dispose des services médicaux, d'un marché 3 fois par semaine, d'une centaine d'associations, et d'une commune déléguée, Brouage, classée parmi les plus beaux villages de France.

La commune de Marennes-Hiers-Brouage recrute un(e) assistant(e) de direction au secrétariat général et à la gestion des assemblées

Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous aurez les missions principales suivantes :

• Assurer l'organisation et la bonne marche des assemblées ;
• Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires ;
• Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante (notes techniques, notes de présentations, délibérations...) auprès de la direction. Participer au contrôle juridique des actes en lien avec les services concernés ;
• Préparer les ordres du jour, les convocations, les notes de synthèse et tous les documents nécessaires à la tenue des assemblées ;
• Assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors des séances des assemblées ;
• Assurer la rédaction et le suivi des délibérations (entrée en vigueur et exécution) et leur télétransmission ;
• Assurer la tenue du registre des délibérations et des décisions ;
• Affichage réglementaire des assemblées ;
• Publication sur le module des actes réglementaires du site internet communal ;
• Elaboration et suivi des décisions du Maire.

• Renseigner les interlocuteurs sur place ou par téléphone et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
• Recevoir, filtrer, transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ;
• Suivi des parapheurs présentés à la signature ;
• Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
• Préparer et diffuser les ordres du jour et les dossiers pour les réunions ;
• Vins d'honneurs : coordination, suivi du budget et gestion des stocks (alimentaires, cafés...).

• Assurer la coordination du secrétariat général, de l'accueil et de l'état civil ;
• Gestion du courrier entrant : coordination de l'enregistrement dans le logiciel courrier, ventilation des courriers auprès des élus et des services ;
• Rédaction de certains arrêtés relevant des compétences directes du Maire, en lien avec la police municipale ;
• Référent PRADA : Personne Référent des Actes dématérialisé administratif ;
• Plan Communal de Sauvegarde : possibilité d'astreinte ; mise en à jour du PCS ;
• Règlement taxi ;
• Planification et coordination de la commission manifestation.

• Tenu d'un bureau de votes lors des différentes élections.

Encadrements : Encadrement de deux ETP au niveau du service d'accueil et de 0,3 ETP d'un agent administratif polyvalent en soutien.

• Sens du service public ;
• Respect des valeurs de service public telles que l'intégrité et la confidentialité dans l'exercice de ses fonctions et souci de répondre aux besoins des usagers ;
• Maîtrise des procédures et des règles de fonctionnement d'un secrétariat général, bonne, connaissance de l'environnement des collectivités territoriales ;
• Esprit d'équipe et qualités relationnelles indispensables ;
• Capacités d'initiative, d'alerte et de rendre compte ;
• Qualités rédactionnelles obligatoires : savoir préparer des dossiers et des documents pour les réunions et les événements, savoir rédiger et mettre en forme des correspondances et des notes de synthèse ;
• Aptitude à organiser et à structurer son travail de manière efficace, en priorisant ses tâches et en respectant les délais ;
• Capacité à adapter sa posture et à des horaires qui peuvent être ponctuellement variables (présence lors des conseils municipaux par exemple) ;
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.

Qualification et Formation nécessaires :

Maitrise de l'outil informatique

Située à 45 minutes de la capitale du département, La Rochelle et à 10 minutes de l'Île d'Oléron, elle est au cœur d'un positionnement stratégique qui offre aux habitants une vie paisible, à proximité de l'Océan, de l'agglomération de Rochefort et de l'activité touristique de l'Île d'Oléron.

Ville où il fait bon vivre grâce à sa qualité de vie, ses équipements, son patrimoine, sa vie culturelle et sa situation géographique stratégique, Marennes Hiers-Brouage c'est aussi 2 300 heures de soleil par an et des infrastructures complètes : écoles, collège, Ehpad, gendarmerie, médiathèque, ludothèque, école de musique, cinéma, salle de spectacle, bar associatif, galerie municipale, dojo, port de plaisance, bassin de baignade avec plage, piscine d'été, aérodrome, terrains de tennis, etc.

Par ailleurs, la commune dispose des services médicaux, d'un marché 3 fois par semaine, d'une centaine d'associations, et d'une commune déléguée, Brouage, classée parmi les plus beaux villages de France.

La commune de Marennes-Hiers-Brouage recrute un(e) assistant(e) de direction au secrétariat général et à la gestion des assemblées

Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous aurez les missions principales suivantes :

• Assurer l'organisation et la bonne marche des assemblées ;
• Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires ;
• Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante (notes techniques, notes de présentations, délibérations...) auprès de la direction. Participer au contrôle juridique des actes en lien avec les services concernés ;
• Préparer les ordres du jour, les convocations, les notes de synthèse et tous les documents nécessaires à la tenue des assemblées ;
• Assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors des séances des assemblées ;
• Assurer la rédaction et le suivi des délibérations (entrée en vigueur et exécution) et leur télétransmission ;
• Assurer la tenue du registre des délibérations et des décisions ;
• Affichage réglementaire des assemblées ;
• Publication sur le module des actes réglementaires du site internet communal ;
• Elaboration et suivi des décisions du Maire.

• Renseigner les interlocuteurs sur place ou par téléphone et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
• Recevoir, filtrer, transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ;
• Suivi des parapheurs présentés à la signature ;
• Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
• Préparer et diffuser les ordres du jour et les dossiers pour les réunions ;
• Vins d'honneurs : coordination, suivi du budget et gestion des stocks (alimentaires, cafés...).

• Assurer la coordination du secrétariat général, de l'accueil et de l'état civil ;
• Gestion du courrier entrant : coordination de l'enregistrement dans le logiciel courrier, ventilation des courriers auprès des élus et des services ;
• Rédaction de certains arrêtés relevant des compétences directes du Maire, en lien avec la police municipale ;
• Référent PRADA : Personne Référent des Actes dématérialisé administratif ;
• Plan Communal de Sauvegarde : possibilité d'astreinte ; mise en à jour du PCS ;
• Règlement taxi ;
• Planification et coordination de la commission manifestation.

• Tenu d'un bureau de votes lors des différentes élections.

Encadrements : Encadrement de deux ETP au niveau du service d'accueil et de 0,3 ETP d'un agent administratif polyvalent en soutien.

• Sens du service public ;
• Respect des valeurs de service public telles que l'intégrité et la confidentialité dans l'exercice de ses fonctions et souci de répondre aux besoins des usagers ;
• Maîtrise des procédures et des règles de fonctionnement d'un secrétariat général, bonne, connaissance de l'environnement des collectivités territoriales ;
• Esprit d'équipe et qualités relationnelles indispensables ;
• Capacités d'initiative, d'alerte et de rendre compte ;
• Qualités rédactionnelles obligatoires : savoir préparer des dossiers et des documents pour les réunions et les événements, savoir rédiger et mettre en forme des correspondances et des notes de synthèse ;
• Aptitude à organiser et à structurer son travail de manière efficace, en priorisant ses tâches et en respectant les délais ;
• Capacité à adapter sa posture et à des horaires qui peuvent être ponctuellement variables (présence lors des conseils municipaux par exemple) ;
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.

Qualification et Formation nécessaires :

Maitrise de l'outil informatique

Divers : Poste ouvert au titulaire

• Poste à pourvoir dès que possible
• Temps complet aménagement du temps de travail possible
• Rémunération statutaire
• Régime Indemnitaire (RIFSEEP : IFSE + CIA)
• Participation employeur (santé et prévoyance sur contrats labellisés)
• Comité National d'Action Sociale (CNAS)
• Bons d'achats

Candidature (Lettre de motivation et CV)

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.