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Il/Elle travaille en étroite collaboration avec la Déléguée Régionale de la Fédération Régionale qui est son supérieur hiérarchique.

• Connaissance du secteur de la santé exigée
• Formation/expérience dans le secrétariat ou l'assistance de direction
• Autonomie
• Beaucoup de travail sur excel (intégration de données)

Le poste est dans un 1er temps proposé en CDD puis en CDI.

• Accueil :
• Accueil physique et prise en charge des visiteurs.
• Gestion quotidienne du bureau :
• Veille à la gestion et réception des fournitures, Contact fournisseurs
• Programmation du nettoyage et autres rendez-vous
• Gestion administrative :
• Gestion des dossiers, courriers, documents : Préparation des dossiers, formalisation et reproduction de documents, classement
• Gestion et suivi des différents listings et des fichiers des adhérents,
• Gestion et suivi des désignations des représentants FHP auprès de divers organismes,
• Traitement et mise en forme des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
• Organisation des réunions : préparation de l'ordre du jour, gestion de la salle de réunion et matériel, traçabilité des inscriptions, retranscription des réunions pour les comptes-rendus.
• Participation à l’élaboration du rapport annuelle d’activité
• Gestion comptable :
• Suivi des facturations et règlements, suivi des recettes (cotisations) et dépenses.
• Enregistrement et classement des pièces comptables (devis, factures, notes d’honoraires…)
• Préparation des pièces pour l’expert-comptable (annuel)
• Autres fonctions :
• Réalisation de tableaux de synthèse
• Réalisation de la revue de presse
• Suivi des données, de statistiques, d’informations diverses : RAA, Certification, enquêtes
• Mise à jour du site internet (presse, recueils, certifications...)
• Liaison hiérarchique :*

Savoirs :

• Expérience confirmée et connaissance exigée du secteur hospitalier
• Excellente maîtrise des outils informatiques, bureautiques, de visioconférences et des réseaux sociaux : le poste repose pour une grande partie sur l'intégration de données sur excel)

Savoir-faire :

• Polyvalence, organisation et sens des priorités
• Compétences rédactionnelles
• Dynamisme et contact aisé
• Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles nécessaires au bon fonctionnement de la structure.

Savoir-être : Rigueur, autonomie (le salarié est majoritairement seul toute la journée), méthode, discrétion, sens de l’organisation, respect des délais

Date de début prévue : 01/10/2024