Responsable administratif / Responsable administrative (H/F)

Le poste de Responsable administratif / Responsable administrative (H/F)

35H Autre

• Contrôler et faire contrôler par le dirigeant et transmettre les factures d'achats, enregistrer le paiement des fournisseurs, des prestataires et des sous-traitants, émettre et enregistrer les factures de vente et les situations; enregistrer les règlements clients, effectuer les relances d'impayés, gérer la trésorerie, reporter au dirigeant et l'alerter si besoin, gérer l'agenda des retenues de garantie, les cautionnements, alerter à l'échéance, relancer, gérer les relations avec les banques.

• gérer les extractions mensuelles de données de gestion par les prestataires, en effectuer la saisie, assurer l'édition des tableaux de bord mensuels, préparer les conclusions pour l'analyse avec la direction, transmettre les tableaux et les commentaires au CEDEC, assurer la veille sur les aides et les subventions.

• Enregistrer les temps de travail, les congés et les absences.
• En lien avec le prestataire paie (BTP SERVICES) : Transmettre les éléments de paie variables au prestataire, effectuer les virements d'acomptes et de paie, les distribuer, faire établir les déclarations et documents administratifs annexes.

• Assurer la communication entre la direction et le personnel, établir les contrats des salariés, effectuer les opérations annexes (médecine du travail, mutuelle...), gérer les besoins et les plans de formation, sélectionner les organismes, gérer les conventions et les dossiers, effectuer le suivi des formations récurrentes, préparer les dossiers d'entretiens individuels, en assurer l'archivage

• Assurer l'accueil, gérer les appels, les courriers et les mails des clients, effectuer les recherches d'appels d'offres, préparer les dossiers d'appels d'offres, rassembler les éléments, transmettre les réponses, rédiger, transmettre un devis, créer les dossiers de commandes clients, constituer les dossiers QUALIBAT, centraliser les bons de livraison, suivre les dossiers en cours pour émettre les situations mensuelles et déclencher les facturations, gérer les dossiers des sous-traitants, organiser et gérer l'archivage des documents administratifs.

• Juridique et social : S'assurer de la mise en conformité permanente de l'entreprise sur le plan légal, résoudre l'ensemble des questions juridiques et sociales
• Assurances : Tenir à jour les contrats, effectuer les déclarations nécessaires, gérer les contrôles récurrents : contrôles techniques et révisions des véhicules, vérification électrique, contrôle des extincteurs, des climatiseurs, gérer les fournitures de bureau.

Etablir les dossiers de sous-traitance et le suivi des dossiers, tenir à jour tous les documents légales

Le profil recherché

Bac ou équivalent secrétariat Souhaité

Avantages

Autre

À savoir

Référence : 12521698