Technicien.ne en gestion administrative (H/F) - Pau

Le poste de Technicien.ne en gestion administrative (H/F)

37H35 Autre

Jamais

Le brigadiste, hiérarchiquement rattaché à la direction des ressources humaines, intervient dans les différents services, directions et composantes de l'Université de Pau et des pays de l'Adour pour pallier les absences ou les surcroîts temporaires d'activité.

MISSION

Le brigadiste assure des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique d'un service, d'une unité ou de projets et / ou réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un ou des domaines fonctionnels de l'établissement.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Élaborer les calendriers des examens écrits et oraux et organiser les épreuves (listes d'émargements, surveillances, etc)
• Élaborer et éditer des relevés de notes et attestations de réussite
• Gérer des conventions de stages
• Apporter un appui à la prise en charge des étudiants relevant de la mission handicap, mise en place des aménagements
• Suivre l'assiduité
• Accueillir et informer des étudiants, des enseignants et des intervenants extérieurs
• Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des processus administratifs, en lien avec les services de l'établissement et harmonisation entre les différents bureaux
• Venir en appui des bureaux de proximité sur les différentes missions qui relèvent de leur périmètre en cas de nécessité ou de pic d'activité

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques.)
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Droit des examens et concours
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Mettre en œuvre une démarche qualité

• Sens de l'organisation
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel

Le profil recherché

Expérience souhaitée : Débutant accepté

Avantages

Autre

À savoir

Référence : 12264929