Adjoint / Adjointe en gestion administrative et financière (H/F)
Le poste de Adjoint / Adjointe en gestion administrative et financière (H/F)
35H Travail en journée
Présentation de la structure :
Médiat Rhône-Alpes est le centre régional de formation aux métiers des bibliothèques (CRFCB), service interuniversitaire implanté à Grenoble et à Lyon. Le CRFCB est rattaché à l'université Grenoble Alpes. Ses missions sont la formation, l'étude, le conseil, l'information, l'orientation dans le domaine des bibliothèques, du livre et de la documentation.Ses actions sont diversifiées : formations professionnelles, préparations aux concours, conférences, journées et voyages d'étude, information et orientation pour les étudiants, les professionnels des bibliothèques et tout public.
Médiat Rhône-Alpes est une équipe de 14 personnes dont 4 exercent sur le site de Lyon. Environ 1500 stagiaires ont été formés à Médiat Rhône-Alpes en 2023.
L'équipe de Médiat Rhône-Alpes est composé de 15 personnes dont un MAST, la directrice, la directrice adjointe, la responsable du pôle administratif d'appui au pilotage ainsi que 4 gestionnaires de formation, 2 gestionnaires financières, 1 chargée de communication et 4 responsables pédagogiques, répartis sur 2 sites (Grenoble et Lyon).
Missions principales :
Sous l'autorité de la responsable du pôle administratif d'appui au pilotage et en lien fonctionnel avec la direction et la direction adjointe, vous serez en charge de la réalisation et du suivi des dossiers de recrutement, de l'organisation des missions et de la rémunération des intervenants et des membres de l'équipe de Médiat Rhône-Alpes, en lien avec les services de la DGD Ressources Humaines et de la direction des Affaires Financières de l'UGA.Vous aurez également une mission de secrétariat administratif qui comprend l'accueil du premier niveau de Médiat Rhône-Alpes (téléphone, mail et courrier).
Activités principales :
Gérer les missions, le recrutement et le suivi (70%)- Compléter et mettre à jour les tableaux de suivi.
- Recruter, suivre et valider le recrutement des intervenants.
- Accompagner les intervenants lors de leurs démarches en lien avec les services de la DGD RH.
- Préparer l'ordre de mission en lien avec les intervenants et l'équipe.
- Procéder aux réservations des hôtels et transports.
- Suivre les missions et s'assurer de la prise en charge financière et du remboursement des frais de mission en lien avec les services de la Direction des Affaires Financières et l'Agence comptable.
- S'assurer de la disponibilité et du suivi des crédits sur le budget.
- Accompagner les intervenants lors de leurs démarches.
- Valider les bordereaux des heures auprès des responsables pédagogiques.
- Saisir les heures complémentaires et réaliser un suivi pour s'assurer de leur paiement, en lien avec les services de la DGD RH.
- Gestion de la BALP Médiat.
- Accueil téléphonique et gestion du courrier.
- Participer aux réunions du réseau des référents accueil de l'UGA et en rendre compte au N+1 (1 à 2 fois par an).
- Suivi logistique du service : réaliser les tickets auprès des services centraux concernés, suivre l'entretien du véhicule de service.
- Émettre des bons de commande (engagement), assurer la relation fournisseurs, suivre l'exécution des dépenses dans SIFAC.
- S'assurer de la disponibilité des crédits de Médiat Rhône-Alpes et être en mesure de réaliser des extractions sur SIFAC.
Restriction ou contraintes liées au poste : faire face à des pics d'activité (contraintes calendaires fortes).
Formation, diplôme, expérience souhaitée :
Expérience souhaitée en gestion administrative et financière, l'utilisation des outils de gestion SIFAC, NOTILUS et HELICO serait un plus.
Le profil recherché
Expérience souhaitée : Débutant accepté
À savoir
Nombre de poste : 1 - Expérience : 0 - 2 ans (débutant)Référence : 12508598