Secrétaire (H/F)

Le poste de Secrétaire (H/F)

35H Autre

Ponctuels Zone départementale

pour permettre une gestion fluide et efficace.

1. Gestion administrative :

• Réception et tri du courrier (postal et électronique), réponse aux emails courants.
• Rédaction de courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs.
• Classement, archivage et gestion documentaire (physique et numérique).
• Préparation et mise à jour des dossiers administratifs.
• Suivi des échéances administratives (déclarations, contrats, etc.).

1. Gestion de l'agenda et organisation :

• Planification des rendez-vous et réunions, gestion des calendriers.
• Préparation des réunions (convocation, ordre du jour, prise de notes, compte rendu).
• Organisation des déplacements (réservations de billets, hôtels, véhicules).
• Coordination des plannings avec les différentes équipes.

1. Accueil et communication :

• Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires.
• Transmission des messages aux personnes concernées.
• Interface entre les différents interlocuteurs internes et externes.

1. Support aux ressources humaines :

• Suivi des absences, congés et plannings des employés.
• Préparation des dossiers pour les nouveaux employés (contrats, fiches de poste).
• Suivi des documents nécessaires à la paie (heures travaillées, primes, etc.).
• Aide à la gestion des formations et des recrutements (tri des CV, prises de rendez-vous).

1. Support comptable et financier :

• Préparation des factures et suivi des paiements (clients et fournisseurs).
• Gestion des notes de frais et suivi des justificatifs.
• Suivi des relances pour les factures impayées.
• Assistance au comptable : collecte et transmission des documents nécessaires.

1. Organisation logistique :

• Gestion des fournitures de bureau (suivi des stocks et commandes).
• Organisation des événements internes ou externes (séminaires, formations).
• Gestion des contrats de maintenance et des prestataires externes.

1. Gestion des projets et reporting :

• Suivi des projets en cours, mise à jour des tableaux de bord.
• Coordination des actions entre les équipes et suivi des deadlines.
• Préparation de rapports ou synthèses à la demande de la direction.

1. Support commercial et relation client :

• Rédaction et envoi de devis.
• Suivi des contrats clients.
• Assistance à la mise en place d'actions de communication (newsletter, réseaux sociaux, etc.).
• Réception et traitement des réclamations clients.

1. Veille et conformité :

• Veille réglementaire et mise à jour des informations nécessaires à l'entreprise.
• Gestion des documents liés aux normes de sécurité ou aux certifications.

Le profil recherché

Expérience souhaitée : 1 An(s) - Secrétaire en entreprise

À savoir

Référence : 12477752