Agent polyvalent des actes administratifs, courrier et archives (h/f)
Située au croisement des trois départements, Seine-Saint-Denis, Seine et Marne et Val d'Oise, notre collectivité est en pleine expansion économique autour de la zone Aérolians, du Parc International des Expositions de Villepinte et de l'aéroport international Roissy-Charles-de-Gaulle.
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Oui (Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de l’Administration Générale et des Instances, le service Documentation Archives, Courrier et Actes administratifs est constitué de 2 pôles : le pôle archives et documentation et le pôle actes administratifs et courrier.Ce dernier est composé de 6 agents : 1 cheffe d’équipe, 4 appariteurs et d’un agent polyvalent des actes administratifs.
Sous l’autorité hiérarchique du chef de service, vous avez pour missions principales d’enregistrer, traiter et suivre le courrier « Mairie », à l’aide d’un logiciel, et les actes administratifs.
Temps completTemps de travail : 39 heures
Horaires : de 8h30 à 12h15 et de 13h30 à 17h35.
Missions / conditions d'exercice- Enregistrement, traitement, suivi et retour du courrier « Mairie » à l’aide du logiciel de dématérialisation,
- Enregistrement, suivi et retour des actes administratifs (arrêtés, contrats de location de salles) avec utilisation de la plateforme d’envoi dématérialisé au contrôle de légalité DOCAPOST,
- Traitement de tâches du pôle archives documentation : bulletinage hebdomadaire des abonnements de service, relevé de boîte aux lettres Mairie, traitement des demandes d’archives émanent des services,
- Participation ponctuelle aux actions de valorisation et de médiation du service Archives,
- Remplacement ponctuel au poste de l’accueil de l’hôtel de ville.
Les contraintes du poste :
- Travail exercé essentiellement sur l’ordinateur,
- Travail physique lié à la manipulation du courrier (portage et levage des caisses),
- Grande concentration dans le traitement du courrier dans le logiciel.
Profils recherchés
Savoirs:- Bonne compréhension des procédures administratives et de leur suivi,
- Bonne connaissance de l’organigramme.
- Maîtrise de l’outil bureautique et des logiciels de GEC/GED et AVENIO,
- Rapidité d’exécution.
- Etre sérieux et discret,
- Etre minutieux et rigoureux,
- Etre capable de prendre des initiatives.
Ce dernier est composé de 6 agents : 1 cheffe d’équipe, 4 appariteurs et d’un agent polyvalent des actes administratifs.
Sous l’autorité hiérarchique du chef de service, vous avez pour missions principales d’enregistrer, traiter et suivre le courrier « Mairie », à l’aide d’un logiciel, et les actes administratifs.
Temps completTemps de travail : 39 heures
Horaires : de 8h30 à 12h15 et de 13h30 à 17h35.
- Enregistrement, traitement, suivi et retour du courrier « Mairie » à l’aide du logiciel de dématérialisation,
- Enregistrement, suivi et retour des actes administratifs (arrêtés, contrats de location de salles) avec utilisation de la plateforme d’envoi dématérialisé au contrôle de légalité DOCAPOST,
- Traitement de tâches du pôle archives documentation : bulletinage hebdomadaire des abonnements de service, relevé de boîte aux lettres Mairie, traitement des demandes d’archives émanent des services,
- Participation ponctuelle aux actions de valorisation et de médiation du service Archives,
- Remplacement ponctuel au poste de l’accueil de l’hôtel de ville.
Les contraintes du poste :
- Travail exercé essentiellement sur l’ordinateur,
- Travail physique lié à la manipulation du courrier (portage et levage des caisses),
- Grande concentration dans le traitement du courrier dans le logiciel.
- Bonne compréhension des procédures administratives et de leur suivi,
- Bonne connaissance de l’organigramme.
- Maîtrise de l’outil bureautique et des logiciels de GEC/GED et AVENIO,
- Rapidité d’exécution.
- Etre sérieux et discret,
- Etre minutieux et rigoureux,
- Etre capable de prendre des initiatives.
Madame le Maire
Mairie, place de l'Hôtel de Ville
93420 VILLEPINTE
ou par courriel : courrier@ville-villepinte.fr
Rémunération statutaire, 39 heures/semaine avec 23 jours de RTT, indemnité de fonctions, de sujétions et d'expertise (IFSE) + complément indemnitaire annuel (CIA).
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.