Secrétaire en mairie - chargé(e) d'accueil
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative
Chargé ou chargée d'accueil
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Experience souhaitée
Débutant
Rémunération indicative
Rémunération selon grille indiciaire de la fonction publique territoriale
Descriptif de l'emploi
En appui de la secrétaire générale de mairie, le ou la secrétaire en mairie - chargé ou chargée d’accueil assure les premiers contacts avec la population et gère les dossiers courants.Il ou elle assiste les élus dans les réponses aux demandes de la population.
Missions / conditions d'exercice- Assurer l’accueil téléphonique, physique et numérique
- Accueillir, renseigner la population et instruire les dossiers : état civil (mariage, décès, pacs, recensement militaire), urbanisme (demande de travaux …), inscription sur la liste électorale
- Assurer le traitement du courrier et des mails, rédaction de courriers,
- Effectuer des prises de rendez-vous et gérer en particulier ceux dédiés aux titres sécurisés (carte d’identité/passeport)
- Enregistrer les demandes de titres sécurisés et vérifier la complétude des dossiers sur la station biométrique
- Gérer la location des salles communales
- Gérer l’état civil : rédaction des actes et tenue des registres
- Rédiger des arrêtés de circulation et occupation du domaine public
- Rédiger des documents administratifs : courriers, compte-rendu, mail, note…
- Mandatement des dépenses de fonctionnement et titres de recettes
- Classer et archiver les documents administratifs
- Gestion des dossiers fêtes et cérémonie
- Gérer les stocks de fournitures : achats et commandes hors marché
Profils recherchés
Savoirs : Connaître les domaines de compétences et organisation des communes, et l’environnement institutionnel
Connaître le statut de la fonction publique territorialeConnaître les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs
Connaître les règles d’état civil
Connaître les règles de base de l’urbanisme
Maîtriser la rédaction administrative et l’expression orale
Maîtriser la bureautique (logiciel word, excel, publisher,…)
Savoir-faire : Respecter les délais réglementaires
Savoir gérer les priorités et la polyvalenceVérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Savoir-être : Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)Disposer de bonnes qualités relationnelles
Avoir une bonne capacité d'adaptation et un esprit vif
En appui de la secrétaire générale de mairie, le ou la secrétaire en mairie - chargé ou chargée d’accueil assure les premiers contacts avec la population et gère les dossiers courants.Il ou elle assiste les élus dans les réponses aux demandes de la population.
- Assurer l’accueil téléphonique, physique et numérique
- Accueillir, renseigner la population et instruire les dossiers : état civil (mariage, décès, pacs, recensement militaire), urbanisme (demande de travaux …), inscription sur la liste électorale
- Assurer le traitement du courrier et des mails, rédaction de courriers,
- Effectuer des prises de rendez-vous et gérer en particulier ceux dédiés aux titres sécurisés (carte d’identité/passeport)
- Enregistrer les demandes de titres sécurisés et vérifier la complétude des dossiers sur la station biométrique
- Gérer la location des salles communales
- Gérer l’état civil : rédaction des actes et tenue des registres
- Rédiger des arrêtés de circulation et occupation du domaine public
- Rédiger des documents administratifs : courriers, compte-rendu, mail, note…
- Mandatement des dépenses de fonctionnement et titres de recettes
- Classer et archiver les documents administratifs
- Gestion des dossiers fêtes et cérémonie
- Gérer les stocks de fournitures : achats et commandes hors marché
Savoirs : Connaître les domaines de compétences et organisation des communes, et l’environnement institutionnel
Connaître le statut de la fonction publique territorialeConnaître les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs
Connaître les règles d’état civil
Connaître les règles de base de l’urbanisme
Maîtriser la rédaction administrative et l’expression orale
Maîtriser la bureautique (logiciel word, excel, publisher,…)
Savoir-faire : Respecter les délais réglementaires
Savoir gérer les priorités et la polyvalenceVérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Savoir-être : Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)Disposer de bonnes qualités relationnelles
Avoir une bonne capacité d'adaptation et un esprit vif
Les candidatures seront envoyées par courrier ou par voie dématérialisée directement sur le site emploi territorial.fr ou à l'adresse contact@fayl-billot.frLes candidatures seront déposées avec CV à jour et lettre de motivations
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.