Assistant administratif à la Direction Générale

Détails de l'offre

Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

POSTE BASÉ À BÉTHUNE

Assistant·e administratif·ve à la Direction Générale (H/F)

LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION DE BÉTHUNE-BRUAY, ARTOIS LYS ROMANE

• renforcer la coopération et soutenir les 100 communes ;
• s'adapter au changement climatique et protéger la nature ;
• garantir le bien vivre ensemble, le bien-être et la proximité sur l'ensemble du territoire ;
• accélérer les dynamiques de transition économique.

Nous rejoindre c'est participer à une nouvelle dynamique tournée vers l’avenir et partager des valeurs managériales fondées sur l'humanisme et la responsabilisation des acteurs.

LE POSTE

MISSIONS PRINCIPALES

• Gérer l’agenda, prendre et organiser les rendez-vous du DGS et du DGA Ressources et Moyens,
• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages,
• Assurer l’organisation logistique des déplacements et réunions,
• Préparer et diffuser les dossiers pour les instances (OJ, documents…),
• Rédiger les OJ en concertation avec le DGS,
• Renseigner les tableaux de suivi des activités en lien avec l’assistante en charge du suivi des instances,
• Suivre le courrier des différentes Directions : réception, diffusion, classement,

• Recevoir et orienter les demandes vers l’interlocuteur compétent,
• Répondre aux appels téléphoniques, prendre et transmettre les messages,
• Recevoir, filtrer et transmettre les courriers informatiques,
• Diffuser les documents divers,
• Hiérarchiser les demandes et les informations selon leur caractère d’urgence /priorité,

• Diffuser les notes, comptes rendus….
• Rédiger et mettre en page des notes, courriers, compte-rendu,
• Organiser le classement.

• Suivi de dossier administratif impliquant un suivi régulier (fournitures administratives, GITT…).

Vous êtes une personne réactive, rigoureuse et autonome.

• Etes titulaire d’une formation supérieure BAC + 2 dans le domaine du secrétariat et/ou d’une expérience significative sur un poste similaire,
• Connaissez l’environnement institutionnel de la collectivité,
• Maitrisez les techniques de secrétariat : prise de note, saisie, courriers, mise en forme de documents…,
• Maitrisez les techniques d’accueil physique et téléphonique,
• Savez utiliser la suite Microsoft Office, un logiciel de messagerie, être à l’aise avec les outils numériques,
• Disposez d’une bonne aisance orale et rédactionnelle,
• Etes rigoureux et savez anticiper,
• Savez gérer votre temps, organiser vos priorités et respecter des échéances,
• Savez gérer votre stress,
• Etes discret et connaissez le devoir de réserve,
• Savez travailler dans l’urgence.

POSTE BASÉ À BÉTHUNE

Assistant·e administratif·ve à la Direction Générale (H/F)

LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION DE BÉTHUNE-BRUAY, ARTOIS LYS ROMANE

• renforcer la coopération et soutenir les 100 communes ;
• s'adapter au changement climatique et protéger la nature ;
• garantir le bien vivre ensemble, le bien-être et la proximité sur l'ensemble du territoire ;
• accélérer les dynamiques de transition économique.

Nous rejoindre c'est participer à une nouvelle dynamique tournée vers l’avenir et partager des valeurs managériales fondées sur l'humanisme et la responsabilisation des acteurs.

LE POSTE

Vous apportez une aide permanente au Directeur Général des Services en termes d’organisation, d’information, d’accueil et de suivi des dossiers.

MISSIONS PRINCIPALES

• Gérer l’agenda, prendre et organiser les rendez-vous du DGS et du DGA Ressources et Moyens,
• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages,
• Assurer l’organisation logistique des déplacements et réunions,
• Préparer et diffuser les dossiers pour les instances (OJ, documents…),
• Rédiger les OJ en concertation avec le DGS,
• Renseigner les tableaux de suivi des activités en lien avec l’assistante en charge du suivi des instances,
• Suivre le courrier des différentes Directions : réception, diffusion, classement,

• Recevoir et orienter les demandes vers l’interlocuteur compétent,
• Répondre aux appels téléphoniques, prendre et transmettre les messages,
• Recevoir, filtrer et transmettre les courriers informatiques,
• Diffuser les documents divers,
• Hiérarchiser les demandes et les informations selon leur caractère d’urgence /priorité,

• Diffuser les notes, comptes rendus….
• Rédiger et mettre en page des notes, courriers, compte-rendu,
• Organiser le classement.

• Suivi de dossier administratif impliquant un suivi régulier (fournitures administratives, GITT…).

Vous êtes une personne réactive, rigoureuse et autonome.

• Etes titulaire d’une formation supérieure BAC + 2 dans le domaine du secrétariat et/ou d’une expérience significative sur un poste similaire,
• Connaissez l’environnement institutionnel de la collectivité,
• Maitrisez les techniques de secrétariat : prise de note, saisie, courriers, mise en forme de documents…,
• Maitrisez les techniques d’accueil physique et téléphonique,
• Savez utiliser la suite Microsoft Office, un logiciel de messagerie, être à l’aise avec les outils numériques,
• Disposez d’une bonne aisance orale et rédactionnelle,
• Etes rigoureux et savez anticiper,
• Savez gérer votre temps, organiser vos priorités et respecter des échéances,
• Savez gérer votre stress,
• Etes discret et connaissez le devoir de réserve,
• Savez travailler dans l’urgence.

CV et lettre de motivation

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.