SECRETAIRE- ASSISTANT.E H/F - Agence Française de Développement
JOB.TIT LE
What will be your role?
Au sein du Département juridique de PROPARCO, vous aurez pour missions principales :
ORGANISATION DE COMITÉSRespect et suivi du calendrier de procédure des Comités
Collecte de données et communication/diffusion d'informations en interne et externe avec les membres des Comités et la DG PROPARCO
Gestion et mise à jour de tableaux de bord et de la liste des présences des membres aux Comités
Création d'Ordres du jour et suivi des procès-verbaux
Organisation des comités et préparation des salles pour ces derniers
Accueil physique des membres lors des Comités
Organisation de l'intégration des nouveaux membres des Comités
ENREGISTREMENT DES DECISIONS
Suivi d'un flux important d'informations concernant les décisions de financement
Enregistrement de documents dans un logiciel interne et suivi de toutes les données
CERTIFICATIONS ET NOTARISATIONSRéalisation des démarches de légalisation, certification de documents et apostille avec l'aide d'un notaire
ORGANISATION DES MISSIONS
Organisation des déplacements des membres de l'équipe en utilisant SAP CONCUR et NEO (AMEX) pour la commande des billets d'avion et de train
GESTION DES COMMANDES/FACTURES
Appui à la gestion comptable : suivi et enregistrement des commandes, prise en charge des factures relatives aux instances/fourniture/notaires/traductions
GESTION ADMINISTRATIVE DU SECRETARIAT JURIDIQUEPrise en charge des demandes de traduction
Classement et participation à l'alimentation de la documentation juridique
Enregistrement, traitement et diffusion des informations (courriers, mails, navette, DHL, appels téléphoniques...)
Réalisation des travaux d'appui pour le service (classement, photocopies/scans, archivage, création et gestion de répertoires, attribution et gestion des droits d'accès aux répertoires informatiques, gestion du stock de fournitures et commandes de fournitures, gestion des flux de personnel etc.)
EVENEMENTIELParticipation à l'élaboration d'outils de communication de la Direction juridique (Newsletter, organigramme, site intranet...)
Participation à l'organisation des réunions mensuelles et des séminaires internes au Département
Who are we looking for?
Compétences requises :
Maîtrise des outils bureautiques standards (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)Aisance à apprendre de nouveaux logiciels
Anglais professionnel (accueil, compréhension et expression : orale et écrite)
Techniques de classement et d'archivage (papier et informatique)Disposer d'excellentes qualités d'expression à l'oral et à l'écrit.
Gestion d'informations sensibles et respect strict de la confidentialité
Qualités recherchées :
Méthode, grand sens de l'organisation et rigueurCapacité à suivre et respecter à la lettre des procédures déjà existantes
Gestion et respect des délais et des calendriers de procédures
Réactivité, capacité à gérer les priorités et un grand flux d'informations
Capacité à échanger efficacement avec des interlocuteurs internes et externes de différents niveaux
Autonomie et sens de l'initiative
Goût du travail en équipe, capacité relationnelle, dynamisme
Goût du travail en présentiel
Des connaissances juridiques ne sont pas nécessaires (mais seraient un plus)
What team are you joining?La Direction juridique de PROPARCO (DJU) est une équipe dynamique et bienveillante composée de 4 divisions et comprenant environ 40 collaborateurs. Ses missions principales consistent à sécuriser, structurer et assurer le suivi des projets de financement et d'investissement de PROPARCO et prendre en charge toutes les questions institutionnelles de la société (statut, réglementation bancaire, gouvernance, secrétariat des instances etc.).
Why join the French Development Agency?Joining AFD means contributing to the construction of a common world, which is our Group's mission. A world in common is a world that preserves and defends these five great common goods: the planet, the social bond, peace, partnerships and economic prosperity.