Assistant Administration des Ventes (h/f)

Votre mission

ADECCO MURET recherche pour l'un de ses clients, spécialité dans les matériaux du bâtiment, un(e) Assistant administration des ventes (H/F).

Fonction principale: Assurer les travaux administratifs, la facturation et l'assistance logistique transport.

• Administratif- Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques en ne répondant uniquement qu'aux questions en rapport avec ses acquis- Assurer l'accueil et l'orientation des clients, fournisseurs et visiteurs,- Assurer les travaux de frappe des documents et des courriers,- Assurer l'ouverture, l'enregistrement et l'envoi du courrier et des télécopies- Assurer le tri et la distribution du courrier- Assurer la reprographie de tout type de document,- Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau et consommables- Assurer les réservations éventuelles liées aux déplacements des collaborateurs- Gérer le classement, l'archivage et la sauvegarde des documents et des dossiers,- Elaborer les bons de chargement.- Effectuer de la mise en page de documents (qualités, maintenance, direction, …)

• Logistique transport- Assister la technicienne de la logistique transport,- Enregistrer les commandes en analysant la demande du client (répartition client à faire),- Etablir le planning prévisionnel de livraison et suivre son déroulement en collaboration avec l'autre binôme,- Organiser les livraisons en tenant compte du planning de production en collaboration avec l'autre binôme,- Contrôler la circulation interne des transports suivant la procédure et en lien étroit avec le cariste sur parc,- Informer régulièrement les chauffeurs sur le mode opératoire du chargement,- Mise à jour du planning "chargement".- Assurer le lien "logistique de livraison" avec les transporteurs pour les produits palettisés lors des absences de l'autre binôme.

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE VENTES- Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques en ne répondant uniquement qu'aux questions en rapport avec ses acquis,- Contrôler les bons de commandes (prix, date de livraison, ...) et renseigner le suivi des commandes dans les tableaux de production,- Collecter, exploiter et organiser les saisies de facturation pour les présenter sous forme de tableaux, documents de synthèse (statistiques).- Effectuer des reporting réguliers à la direction

Temps de travail : Du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 13h à 16h20 (un vendredi après-midi sur deux non travaillé).

• Connaître le vocabulaire et l'environnement de l'entreprise,- Sens de l'anticipation et capacité à prendre des initiatives,- Capacité d'analyse et de rédaction de rapport,- Capacité à percevoir globalement les situations ou les problèmes,- Capacité d'organisation,- Synthétiser et présenter clairement des informations- Avoir un bon relationnel avec la clientèle et les fournisseurs,- Connaître l'informatique, particulièrement les outils bureautiques et interne,- Savoir s'exprimer et rédiger en Français,- Connaître les procédures internes, les différents services et leurs fonctions,- Savoir hiérarchiser l'urgence des demandes,- Respecter la confidentialité des informations traitées et communiquées,- Respecter les procédures et les consignes qualité et sécurité,- Capacité à comprendre et à mémoriser rapidement une demande.
• Intégrité absolue,- Fiable,- Rigoureuse,- Curieuse,- Polyvalente.

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