Secrétaire pédagogique et administratif H/F

• Elaborer et mettre à jour les ressources nécessaires (enseignants, étudiants, parcours..) au paramétrage de l'application ADE,
• Recueillir auprès des enseignants les documents (fiches modules, tableaux semestriels..) destinés à l'élaboration des emplois du temps,
• Saisir les plannings des salles et les emplois du temps des formations dispensées à l'OSUC dans cette même application et effectuer quotidiennement les mises à jour,
• Opérer aux vérifications nécessaires afin de fiabiliser la base et effectuer les contrôles de cohérence imposés par rapport aux maquettes d'enseignement et aux effectifs étudiant.

• Constituer et instruire les dossiers de recrutement des vacataires d'enseignement,
• Vérifier les conditions de validité pour l'emploi de ces personnels,
• Vérifier les pièces justificatives de ces agents dans l'applications SAGHE,
• Contrôler les données relatives aux services importées dans SAGHE et opérer aux corrections nécessaires ainsi qu'aux saisies complémentaires,
• Traiter les dossiers vacataires rémunérés par la composante,
• Collaborer à la fiabilisation des données pour le suivi des services d'enseignement et le paiement des vacations.

• Accueillir et informer les étudiants,
• Assurer les inscriptions pédagogiques et gestion des groupes dans Apogée,
• Etablir des tableaux de suivi des inscriptions pédagogiques à destination des enseignants,
• Participer aux différentes campagnes d'admissions sur e-candidat et Etudes en France,
• Participer au suivi administratif des étudiants tout au long de l'année,
• Participer à la modélisation des maquettes et règle de calcul,
• Traiter et répondre aux diverses demandes de recours émanant des étudiants,
• Assurer le suivi des demandes de Validations d'Acquis,
• Etablir les calendriers d'examens, envoyer les convocations aux étudiants,
• Editer les cartes Atout Centre pour les nouveaux étudiants (environ 50 cartes),
• Créer les trombinoscopes des nouveaux étudiants à destination des enseignants.

• Répondre aux sollicitations téléphoniques et aux diverses messageries du service,
• Apporter son concours à diverses opérations de gestion collective relevant du service de scolarité (participation aux journées portes ouvertes),
• Effectuer des tâches de classement et d'archivage obligatoires de documents concernant le domaine la scolarité.

SPECIFICITES

• au calendrier universitaire général,
• au calendrier pédagogique propre à la composante Le poste implique une disponibilité particulière notamment à l'occasion de la saisie des emplois du temps et lors des campagnes d'admission et d'inscriptions.

UTILISATION DE LOGICIELS (au quotidien) : ADE - APOGEE - SIHAM - SAGHE- ACTUL- BUSINESS OBJECT. Le profil du poste étant très polyvalent en raison de la taille de la structure, il nécessite de maitriser les 5 logiciels.

Statut : Technicien

CDD - 12 Mois