Chargé.e d’accueil et de sécurité H/F
Description du poste
MISSIONS PRINCIPALES- Le Chargé.e d'accueil et de sécurité répond aux sollicitations en lien avec le traitement des demandes émanant du Département Immobilier, Services Généraux et RSE, ainsi que les prises d'appels téléphoniques directes vers le standard unique ou n'ayant pu aboutir.
- Il.elle intègre une équipe déjà en place de 2 personnes et il.elle rapporte les éléments de pilotage au responsable du pôle Immobilier / Services généraux.
Il.elle contribue dans le respect des normes de sécurité à :
- La gestion et l'optimisation du parc immobilier et mobilier de l'organisme et veille à sa maintenance.
Il.elle participe au suivi des travaux d'aménagement, d'entretien, et de rénovation dans le respect du planning, en garantissant la mise en œuvre des dispositifs de sécurité des biens et des personnes.
Il fait le lien entre les demandes des salariés et le responsable de pôle Immobilier / Services Généraux.
CARACTÉRISTIQUES DE LA FONCTION
La personne en charge de l'accueil et de sécurité gère les activités relevant de la fonction.
ACTIVITÉS
o Gérer, organiser et appliquer les règles et procédures de sécurité pour l'ensemble du personnel et intervenants extérieurs,o Gérer les demandes liées au Département Immobilier, Services Généraux & RSE,
o Assurer l'accueil téléphonique et la distribution des appels entrants de l'entreprise,
o Assurer l'accueil des visiteurs sur le site et leur réception par le service concerné,
o Gérer et organiser et mettre en place les salles de réunion du site,
o Identifier les dysfonctionnements ou les risques, alerter et aider à la recherche d'actions de solutions,
o Anticiper et/ou constater les manques ou défaillances en cas d'apparition de nouveaux risques,
o S'assurer de la bonne application des procédures,
o Etablir les plans et procédures de sécurité des biens et des personnes, vérifier leur application,
o Tenir à jour les registres de sécurité,
o Assurer l'ouverture et la fermeture du site,
o Réaliser des rondes quotidiennes en collaboration avec les responsable bâtiment,
o Contrôler l'entretien du matériel et/ou des installations et assurer le bon fonctionnement de l'ensemble technique,
o Effectuer les réparations et travaux ponctuels à la demande (aménagements divers, déménagement de mobilier…),
o Aider à la planification des interventions sur site des entreprises extérieures et à leur accueil,
o Gérer les stocks de consommables qui lui ont été confiés,
o Gérer la réception et la distribution du courrier,
o Aider à la distribution des fournitures de bureaux,
o Gérer et préparer les salles de réunions/réception si nécessaire,
o Participer à la gestion et l'optimisation du parc mobilier de l'organisme,
o Veiller au suivi de l'entretien intérieur (ménage) et extérieur (espaces verts),
o Gérer l'implantation et l'aménagement des collaborateurs dans les espaces bureaux en fonction des mouvements du personnel dont il est informé par l'encadrement,
o Aider au suivi des travaux qui sont de sa responsabilité en lien avec l'équipe bâtiment,
o S'assurer de la bonne livraison des commandes afin d'en valider la facturation,
o Participer à l'inventaire physique du mobilier en relation avec l'agence comptable,
o Contrôler les habilitations d'accès.
Description du profil
COMPÉTENCES
SAVOIRS
Être titulaire a minima du diplôme SSIAP 1.
Formation SST serait un plus.
Formation professionnelle technique branche électricité / électronique serait un plus.
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'organisme.
Connaître les normes et procédures de sécurité applicables dans son domaine d'activité.
Connaître les techniques de communication orale.
Connaître les techniques d'inventaire.
Maîtriser les caractéristiques des équipements composant le patrimoine.
SAVOIR-FAIRE
Analyser les demandes des salariés et apporter une réponse adaptée tenant compte des normes et procédures de sécurité en vigueur.
Réaliser l'inventaire des biens et services.
Appliquer les normes de sécurité en vigueur dans son domaine d'activité.
Assurer les relations avec les fournisseurs et alerter sur les dysfonctionnements identifiés.
Organiser son activité et gérer les priorités.
SAVOIR-FAIRE RELATIONNEL
Être capable d'intégrer les normes et procédures en vigueur.
S'adapter à différents interlocuteurs et/ou situations.
Mettre en place des relations professionnelles et un dialogue basé sur le respect mutuel en interne et à l'externe.
Faire preuve d'autonomie, d'initiative et de réactivité.
Disposer de qualités relationnelles : capacité d'écoute et communication orale adaptée.