Assistant de Direction (h/f)
Adecco Angers Intérim
Votre mission
Adecco Nantes Tertiaire recrute pour l'un de ses clients basés à Rezé un assistant de gestion (H/F)
Rattaché(e) au directeur de campus, en lien étroit avec ce dernier et la responsable des services, vous assurez l’organisation de l’activité quotidienne de la direction et contribuez à leurs missions en instruisant des dossiers spécifiques.Parmi vos responsabilités, Vous interviendrez principalement sur :
Le champ administratif :
- Instruire les dossiers courants de la direction et en assurer le suivi : prise de rendez-vous, envoi des convocations, préparation des dossiers, réservation des salles, préparation matérielle de réunions…
- Prendre en charge les principaux dossiers thématiques
- Participer aux réunions institutionnelles : constitution de l’ordre de jour, prise de notes, rédaction de compte rendu, diffusion, suivi d’actions
- Assurer la gestion de l’agenda du directeur (prise de rendez-vous dans le cadre spécifique de la politique mécénat et d’influence de l’UCO )
- Organiser des réunions du conseil de campus en appui à la direction
- Apporter un soutien administratif auprès de la direction des services : assurer le suivi et l’archivage des contrats fournisseurs ; contrôler des factures fournisseurs ; tenir à jour la liste des personnels etc …)
Le champ de l’organisation :
- Gérer la réservation du véhicule de prêt
- Editer et recueillir les ordres de mission des personnels
- Organiser les déplacements en France et à l’étranger de la direction
- Organiser la logistique des évènements internes : salle, traiteur, transports des conférenciers….
L'accueil :
- Soutenir le bon fonctionnement du service : accueil des visiteurs, prise des appels du standard
- Assurer les conditions d’accueil des nouveaux personnels
Le domaine de la communication :
- Réaliser des revues de presse
- Participer à la préparation de certains évènements institutionnels : rentrée solennelle, réunion d’informations, temps conviviaux institutionnels…
- Mettre à jour de la base de données institutionnelle
- Créer le calendrier des réunions institutionnelles
Le domaine financier :
- Assurer le traitement des factures : suivi, saisie, mise en signature
- Suivre les budgets
Le domaine RH :
- Coordonner le onboarding des enseignants permanents
- Gérer les ordres de mission des enseignants permanents
- Mettre à jour la liste du personnel
- Gérer l’affichage obligatoire
- Doté(e) d’une formation supérieure, type BTS Assistant Manager, avec une expérience professionnelle d’assistanat de direction de 5 ans minimum idéalement dans l’Enseignement Supérieur
- Rigueur, Organisation, Adaptabilité, Polyvalence
- Très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles
- Vous savez hiérarchiser les priorités et votre discrétion et sens de la confidentialité sont inhérentes à la fonction.
- Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Teams).
Contrat :
- Semaine de 35h
- Contrat de 3 à 6 mois
A propos de nous
Premier réseau d'agences d'emploi en France, Adecco a développé un savoir-faire unique de proximité et met toutes ses compétences à votre service.Nos équipes sont présentes sur tout le territoire, avec plus de 900 agences. Quel que soit le contrat que vous cherchez : CDI, CDD, Intérim, CDI Intérimaire, CDI Apprenant ou alternance, nos experts travaillent chaque jour, pour vous guider vers ce qui vous correspond.
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Merci de postuler uniquement si vous êtes en mesure de vous présenter sur le lieu de travail à la date et à l'heure prévues, et si vous possédez, le cas échéant, un titre de séjour valide pour la durée de la mission. A défaut, votre candidature ne pourra pas être prise en considération.Merci par avance pour votre compréhension.
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