Un poste de secrétaire de direction

Chefs de pôle, cadres assistants de pôle

Missions Organiser pour un responsable hiérarchique la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation des réunions internes et externes)

• Accueil physique et téléphonique
• Préparation du comité de direction (une réunion par semaine) : recueil questions, formalisation et diffusion de l'ordre du jour
• Secrétariat du conseil de surveillance (4 séances minimum par an) : invitations, appels à questions, formalisation de l'ordre du jour, organisation logistique, convocations, formalisation et diffusion du compte rendu
• Mise à jour de de l'organigramme de la direction
• Gestion des délégations de signature
• Suivi des congés du directeur
• Suivi du planning des présences et absences de l'équipe de direction
• Suivi de la campagne annuelle d'évaluation des directeurs
• Traitement du courrier et des mails entrants (enregistrement, diffusion, suivi), formalisation et diffusion de courriers, mails, et notes de service/d'information en lien avec son binôme secrétaire
• Suivi des congés des deux secrétaires de direction sur e-planning
• Veille documentaire et réglementaire sur les sujets relevant de son champ
• Tenue du plan classement physique et dématérialisé, suivi de l'archivage (archives actives et archives définitives), recherches ponctuelles sur demande des services, en lien avec son binôme
• Tenue d'une revue de presse annuelle locale et spécialisée sur la santé et l'établissement
• Suppléance de la seconde secrétaire de direction sur ses missions si besoin (secrétariat du directoire, mise à jour définition des pôles, etc.)

• Tenue des agendas et prise des rendez-vous pour un responsable hiérarchique
• Réception, traitement et orientation des différents appels et messages téléphoniques
• Classement et archivage
• Mise en forme de courriers et divers documents

• Bureautique, maîtrise du pack office et de l'intranet
• Classement archiviste
• Communication / relations interpersonnelles
• Droit hospitalier
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Secrétariat, compétences rédactionnelles, sténographie ou méthode de prise de note rapide

• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapport relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautique / technologie d'information et de communication (TIC)

Formations recommandées Pack office.

Durée de travail de 7 h 30 par jour, avec coupure méridienne d'une heure, soit une amplitude journalière de 8 h 30. Horaires 8 h 45 - 17 h 15