Assistant administratif et pédagogique (h/f) - Bourges - réf. d5150019

L'école ECEMA, recherche pour son site un(e) Assistant(e) Administratif et pédagogique.

• Accueil physique et téléphonique des étudiants, des formateurs et des intervenants extérieurs (entreprises...) ;
• Saisir et mettre en forme divers documents administratifs ;
• Assurer la numérisation des documents administratifs (factures, relances...) ;
• Gérer le courrier ;
• Venir en appui du service commercial dans l'établissement des conventions de formation, des plannings et des programmes de formation ;
• Mettre à jour les différents tableaux de bords financiers.

• Aider à concevoir les plannings des formateurs et des étudiants ;
• Participer à l'organisation et la gestion logistique des épreuves d'examens ;
• Mettre à jour la base de données des étudiants et gérer les absences ;
• Communiquer auprès des étudiants, les différents temps forts de l'établissement (Galas, Voyages d'études, Olympiades...) ;
• Participer à l'organisation des réunions pédagogiques (conseils de classes...) ;
• Collaborer à la gestion pédagogique des dossiers étudiants : inscription aux examens ; saisie des notes ; délivrance d'attestation de formation ou de scolarité ;
• Suivre et recueillir les heures d'enseignements des formateurs ;
• Gérer les inscriptions des étudiants à la Sécurité Sociale Etudiante et au BDE

• Gérer les contrats des intervenants (dossiers, suivi administratif) en liaison avec le service RH
• Communiquer les informations relatives aux intervenants (emploi du temps, absences...)
• Assister techniquement les intervenants si besoin (préparation du matériels pédagogiques)
• Préparer les examens (mise en forme des sujets, envoi des copies pour correction, récupération des notes, préparation des salles d'examens...)
• Saisir les notes de partiels
• Prépare la paye des formateurs et vérifier les factures honoraires

• Assurer l'interface avec les étudiants (informations diverses, réponses aux questions / problèmes, changement emploi du temps, absences des intervenants, identifiants intranet, certificats...)
• Participer à l'évaluation de la satisfaction de la formation (participation aux réunions pédagogiques...)
• Editer les feuilles d'émargement
• Préparer les moments forts de l'année (rentrées, examens, bilans, réunions, jury...)
• Participation à la programmation des formations

Les « savoirs » :

Niveau Bac Pro secrétariat à Bac+2 (AG ou AM)

• Secrétariat,
• Service administratifs idéalement au sein d'organismes de formation ; d'OPCA...

Les « savoir-faire » :

• Maîtrise des techniques de secrétariat ;
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative ;
• Connaissance des dispositifs de formation ;
• Maîtrise des NTIC.

Les « savoir-être » :

• Qualité relationnelle et rédactionnelle ;
• Esprit d'équipe ;
• Etre autonome et polyvalent ; capacité d'adaptation face aux nouvelles procédures/directives ;
• Sens de l'organisation.