Assistant d'agence H/F

LTD - CABINET DE RECRUTEMENT ET AGENCE DE TRAVAIL TEMPORAIRE - MÉTIERS DU TERTIAIRE TECHNIQUE, FONCTIONS SUPPORTS, MODE & LUXE.

Le poste :

LTD, cabinet de recrutement et agence de travail temporaire, recherche pour le compte de son client un(e) assistant(e) d'agence H/F en intérim. Le poste est basé à Paris, dans le 9ème.

• Assure l'accueil physique et téléphonique, assure la transmission des messages en veillant à sa qualité et au mode de transmission le plus adapté selon l'urgence (plutôt oral), ou l'importance (plutôt écrit).
• Traite le courrier entrant, s'assure de son enregistrement et le diffuse.
• Traite les mails entrants (mail à l'adresse générale, ou mail en multidiffusion, ou mail pour classement suivant instruction CP ou directeur d'agence?) :
• Analyse et recherche du destinataire du message
• Enregistrement des messages et des pièces jointes dans les dossiers des affaires ou des concours
• Informe/transfert du message (transfert sans pièce jointe, mais avec le lien)
• Assiste / propose une éventuelle réponse demandée
• Assure le classement et l'archivage (papier et informatique) en appliquant les procédures existantes, en vérifiant la complétude des éléments.
• Assure la gestion administrative du personnel de l'agence, absences, congés et transmet au Siège les informations.
• S'occupe d'une partie de la gestion des locaux de l'agence (relation avec gestionnaire des parties communes, service de ménage, la Poste, services généraux...) et en réfère au directeur de l'Agence ou service concerné du Siège.
• Organise certaines réunions et en assure, selon demande, la prise de notes et le compte-rendu ou le simple relevé de décisions.
• Etablir listing et connaitre les affaires de son CGA, les intervenants et l'avancement
• Assure la continuité du secrétariat avec les autres assistant(e)s / secrétaires d'agence.

Cette liste n'est pas exhaustive et d'autres missions peuvent venir la compléter.

Profil recherché :

• Issu(e) de formation Bac +2 type BTS en gestion de la PME, ou similaire,
• Maîtrise de la bureautique (Pack Office),
• Très bonne élocution et écriture
• Gestion de priorité, organisation et être minutieux
• Disponibilité immédiate