Secrétaire au SAMU

Descriptif

• Organiser le traitement et la circulation d'informations, des documents, des communications téléphoniques et les tâches courantes de secrétariat (prise de rendez-vous, de notes...).
• Assurer le suivi des dossiers spécifiques de l'unité.
• Charger de la gestion administrative et contribuer à la délivrance des renseignements d'ordre général dans son domaine de compétence.
• Traiter et coordonner les opérations et les informations médicaux-administratives.
• Organiser la gestion logistique (organisation de déplacements professionnels, organisation de réunions...)

• Accueil et prise en charge des personnes téléphoniquement et physiquement dans son domaine d'activité, avec prise de messages, filtrage des appels, transfert des appels à la personne concernée.
• Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations.
• Elaboration et mise en place de mesures correctives, dans son domaine d'activité.
• Prise de rendez-vous et gestion des agendas.
• Gestion, traitement, recensement et enregistrement des données, des informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi), des plannings, des factures et des commandes de matériels.
• Planification et participation aux activités et aux interventions internes et externes, spécifiques au domaine d'activité.
• Saisie, mise à jour et sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité.
• Assurer les tâches administratives liées à ces secteurs d'activités.
• Sortir les tableaux de garde et d'astreintes.
• Sortir les statistiques SAMU et les indicateurs qualité de cette structure.
• Organisation de la charge de travail.
• Organisation des dossiers : création, numérotation, archivage.
• Participation à l'élaboration des documents qualité.
• Mise en uvre, en lien avec le service qualité, la politique qualité de l'unité.
• Gestion du système d'information du SAMU en tant qu'administrateur.
• Organisation des réunions : rédaction de l'ordre du jour, publication de celui-ci aux personnes concernées, participation à la réunion avec prise de notes, rédaction du compte-rendu et diffusion de celui-ci après correction par le responsable d'unité.

• Assurer les différentes missions en cas d'activation d'une situation sanitaire exceptionnelle.
• Participer à la mise en uvre et à la coordination de la cellule crise en cas de situation sanitaire exceptionnelle.

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métiers
• S'adapter rapidement à toutes situations
• Faire preuve d'empathie

Savoirs : bureautique, communication, droit des usagers du système de santé, organisation et fonctionnement interne de l'établissement, réglementation des archives, secrétariat, vocabulaire médical