Assistant Médico-Adminsitratif (H/F)

Description du contexte / environnement du poste

Lieu d'exercice : Secteur 59I01 - CMP Stéphane Grappelli

Missions générales

• Accueil du public : physique et téléphonique
• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
• Activités de secrétariat médical : frappe de courriers, prise de notes, mise en forme de documents, saisie de données, commande de matériel bureautique
• Diffusion des courriers et informations à l'équipe pluri professionnelle
• Participation aux échanges et réunions d'équipe
• Prises de RDV et gestion des agendas
• Réalisation de tableau et de supports de travail
• Création administrative du dossier médical informatisé, vérification, gestion et suivi des données.
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance
• Participation et implication dans la mise en uvre du logiciel de saisie d'activité
• Coordination et transmission des infos au sein de l'unité et du secteur entre les différents professionnels présents par intermittence et les acteurs du réseau (services hospitaliers, médecins de ville, famille, services sociaux, Education Nationale, services judiciaires)

• Activités techniques et tâches administratives :
• Constitution du dossier administratif et médical de l'enfant, de l'adolescent ou famille : création et suivi
• Frappe et gestion des divers courriers de liaison émanent de l'équipe pluri professionnelle
• Production et diffusion de compte rendu de réunions et synthèse d'équipe
• Saisie informatique des données
• Classement et gestion informatisés des documents
• Gestion des RDV et de leur lisibilité au sein de l'unité
• Gestion du courrier
• Intendance : gestion des stocks de fournitures de bureau
• Saisie des données administratives et aide au codage, participation à la constitution des rapports d'activité annuels
• Liaison avec les services d'admission et de la patientèle de l'EPSM des Flandres en fonction des besoins et autres services techniques et logistiques si besoin

• Contribue au bon fonctionnement des missions de secrétariat du Pôle de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent
• Référente Qualité
• Correspondante Identito-Vigilance

Caractéristiques particulières du poste

• Bureau équipé d'un poste informatique
• Outils téléphoniques et bureautiques
• Véhicule de secteur à disposition

• Travail de journée du lundi au vendredi
• Travail en équipe pluridisciplinaire
• Travail en articulation étroite avec les structures du pôle, avec les partenaires du secteur et avec les services de l'EPSM des Flandres
• Continuité de service

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

N+1 : Cadre Administrative du Pôle de Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent

Relations fonctionnelles : Médecin Chef de Pôle, Médecin(s) de l'unité, Cadre de l'unité, Cadre Supérieur de Santé du pôle, ensemble de l'équipe pluri professionnelle de l'unité et du pôle, le DIM, partenaires du réseau

Compétences attendues et souhaitées

Formation ou qualification : Baccalauréat sciences médico-sociales ou équivalent

Préparation au concours d'assistant médico-administratif si non obtenu

• Bonnes maîtrise de l'outil informatique et des supports logiciels métiers tels que Word/Excel notamment et autres outils bureautiques
• Secrétariat
• Vocabulaire médical
• Connaissances juridiques relatives aux droits des usagers du système de santé et notamment droits des mineurs
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer les données, informations et documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Développer les outils nécessaires à l'évolution de sa pratique professionnelle
• Travailler en équipe pluri professionnelle et réseau
• Faire preuve de disponibilité
• Capacité orthographique

• Capacités de communication dans le respect des personnes et du secret professionnel
• Appétence pour le travail en équipe
• Qualités relationnelles
• Qualité d'écoute
• Sens de l'accueil
• Esprit d'initiative
• Capacité d'implication dans une dynamique d'équipe,
• Capacité d'organisation
• Rigueur
• Ponctualité
• Disponibilité
• Discrétion
• Faculté d'adaptation
• Capacité d'autonomie