[réf. c24013822] Chargé. d'accueil et de la relation usager, de l'Etat civil et du funéraire

Détails de l'offre

Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE

Ultérieurement, instruire des demandes de CNI et de passeport

SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS

• Accueillir le public, prendre des messages, identifier et reformuler les demandes
• Recevoir, filtrer, renseigner et orienter les appels téléphoniques et e-mail
• Rechercher et diffuser l’information
• Orienter le public vers les personnes et services compétents
• Assurer la promotion des services numériques de la ville (ex. portail famille, démarches en ligne, etc.)
• Réguler l’entrée des visiteurs et groupes
• Appréhender et réagir avec pertinence aux situations d’urgences
• Gérer certains agendas (ex : Le M.Le Maire)
• Assurer un suivi de l’information et de la documentation disponible dans les espaces de réception des usagers
• Participer à la mise à jour de la documentation collective
• Contribuer à l’évolution des outils, des procédures visant à améliorer la qualité du service rendu à l’usager
• Contribuer à définir, élaborer et mettre en œuvre le recueil statistique nécessaire pour le suivi de l’activité des fonctions d’accueil (outil de suivi des usagers)
• Contribuer aux démarches visant à la mesure de la satisfaction des usagers

• Réceptionner les déclarations et établir les actes d’état civil (naissances, mariages, PACS, décès, etc.) : apprécier la demande au regard des différents documents, contrôler l’authenticité des attestations fournies et accompagner le public dans la réalisation des dossiers
• Etablir et préparer les dossiers des mariages et PACS et en assurer la publication
• Délivrer les actes et les livrets de familles
• Tenir les registres d’état civil
• Légaliser les signatures

• Gérer les autorisations de travaux des entreprises en lien avec l’agent technique
• Délivrer et contrôler les titres de concessions (achat, renouvellement, situation des ayants droits...)
• Préparer les autorisations pour les Inhumations – Exhumations
• Suivre les concessions arrivant à échéance ou échues et renouvellement
• Participer aux procédures de reprise des concessions en état d’abandon
• Mettre à jour les registres

• Gérer les inscriptions et radiations des listes électorales
• Participer à la préparation des scrutins

• Accompagner les jeunes de 16 ans dans le recensement citoyen

• Connaître l’organisation et l’organigramme de la collectivité ainsi que les organismes extérieurs
• Connaître et maîtriser le fonctionnement d’un standard et des outils informatiques
• Maitriser les techniques de la communication orale et écrite
• Maitriser les techniques de la gestion des conflits
• Connaître les procédures relatives aux formalités administratives
• Connaître les règles communes à la rédaction des actes d’état civil et les procédures administratives de délivrance de ces actes
• Connaître les règles d’organisation et de mise en place des différentes élections

• Écoute, amabilité
• Sens du relationnel - Capacité de médiation, négociation
• Facilités d’élocution
• Esprit d’équipe
• Réactivité
• Adaptabilité
• Rigueur et organisation
• Autonomie
• Polyvalence
• Devoir de confidentialité, neutralité et réserve

Vous avez un intérêt pour le service public et ses missions ? Vous êtes dynamique et enthousiaste ? Vous avez une appétence pour l’accueil et l’accompagnement du public ? Alors apportez votre expertise et rejoignez l’équipe de chargés d’accueil et de la relation usager de Lempdes.

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE

Ultérieurement, instruire des demandes de CNI et de passeport

SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS

• Accueillir le public, prendre des messages, identifier et reformuler les demandes
• Recevoir, filtrer, renseigner et orienter les appels téléphoniques et e-mail
• Rechercher et diffuser l’information
• Orienter le public vers les personnes et services compétents
• Assurer la promotion des services numériques de la ville (ex. portail famille, démarches en ligne, etc.)
• Réguler l’entrée des visiteurs et groupes
• Appréhender et réagir avec pertinence aux situations d’urgences
• Gérer certains agendas (ex : Le M.Le Maire)
• Assurer un suivi de l’information et de la documentation disponible dans les espaces de réception des usagers
• Participer à la mise à jour de la documentation collective
• Contribuer à l’évolution des outils, des procédures visant à améliorer la qualité du service rendu à l’usager
• Contribuer à définir, élaborer et mettre en œuvre le recueil statistique nécessaire pour le suivi de l’activité des fonctions d’accueil (outil de suivi des usagers)
• Contribuer aux démarches visant à la mesure de la satisfaction des usagers

• Réceptionner les déclarations et établir les actes d’état civil (naissances, mariages, PACS, décès, etc.) : apprécier la demande au regard des différents documents, contrôler l’authenticité des attestations fournies et accompagner le public dans la réalisation des dossiers
• Etablir et préparer les dossiers des mariages et PACS et en assurer la publication
• Délivrer les actes et les livrets de familles
• Tenir les registres d’état civil
• Légaliser les signatures

• Gérer les autorisations de travaux des entreprises en lien avec l’agent technique
• Délivrer et contrôler les titres de concessions (achat, renouvellement, situation des ayants droits...)
• Préparer les autorisations pour les Inhumations – Exhumations
• Suivre les concessions arrivant à échéance ou échues et renouvellement
• Participer aux procédures de reprise des concessions en état d’abandon
• Mettre à jour les registres

• Gérer les inscriptions et radiations des listes électorales
• Participer à la préparation des scrutins

• Accompagner les jeunes de 16 ans dans le recensement citoyen

Pour toutes ces missions, contribuer à définir et élaborer des procédures pour assurer la transmission de l’information

• Connaître l’organisation et l’organigramme de la collectivité ainsi que les organismes extérieurs
• Connaître et maîtriser le fonctionnement d’un standard et des outils informatiques
• Maitriser les techniques de la communication orale et écrite
• Maitriser les techniques de la gestion des conflits
• Connaître les procédures relatives aux formalités administratives
• Connaître les règles communes à la rédaction des actes d’état civil et les procédures administratives de délivrance de ces actes
• Connaître les règles d’organisation et de mise en place des différentes élections

• Écoute, amabilité
• Sens du relationnel - Capacité de médiation, négociation
• Facilités d’élocution
• Esprit d’équipe
• Réactivité
• Adaptabilité
• Rigueur et organisation
• Autonomie
• Polyvalence
• Devoir de confidentialité, neutralité et réserve

Merci d'adresser les candidatures (CV et lettre de motivation) à l'adresse mail suivante : s.personnel@mairie-lempdes.fr

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.