Responsable pôle évènementiel

Description du poste

Rattaché à la Direction de la communication , le pôle Evénementiel couvre toutes les manifestations municipales à caractère festif, culturel et/ou protocolaire.

Dans ce cadre, il est en charge :

• du suivi de la planification des événements,
• d'assurer la logistique de toutes les manifestations
• d'apporter un conseil aux directions pour l'organisation de leurs évènements et manifestations
• d'assurer le suivi du budget.

MISSIONS PRINCIPALES :

• Assurer la logistique de toutes les manifestations, puis chercher à en améliorer la qualité et l'organisation,
• Assurer la planification ainsi que les différents rétroplannings des évènements et gérer l'agenda des manifestations en centralisant l'ensemble des demandes des services municipaux, des associations et autres partenaires,
• Assurer la logistique et coordonner l'intervention des différents services municipaux dans l'organisation de leurs propres manifestations,
• Transposer administrativement la feuille de route politique déterminée par Monsieur le Maire (planification et sécurisation des manifestations, protocole sanitaire, Vigipirate…),
• Manager une équipe d'agents pluridisciplinaires et polyvalents tout en veillant au respect de l'annualisation du temps de travail basée sur 1607 heures,
• Optimiser l'utilisation des salles de diffusion en lien avec les différents acteurs (services de la ville, associations, partenaires…),
• Gérer et suivre le budget du pôle
• Rédiger un rapport d'activités annuel (en mars de l'année N+1),
• Mettre en place des outils de suivi et de gestion pour les services opérationnels

CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE :

• Grande disponibilité les week-ends et en soirée
• Travail en grande partie en extérieur toute l'année

• Ambiance chaleureuse
• Prise en charge à 75% des frais de transport en commun
• Restaurant municipal
• Télétravail possible
• Congé menstruel pour les agentes concernées
• Participation jusqu'à 35€ pour mutuelle santé et prévoyance
• Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.

• Diplômes : Formation en évènementiel, communication, ou gestion de projet
• Expérience : Expérience significative sur un poste similaire
• Connaissances : Bonne connaissance de l'environnement territorial et de la réglementation relative à l'activité du service
• Compétences :
• Capacité à travailler en transversalité avec les différents partenaires (institutionnels, associatifs) et à fédérer les équipes,
• Capacité à gérer les moyens humains et matériels et à manager,
• Capacité à concevoir, finaliser, contrôler et rendre compte,
• Capacité à rédiger un Marché public, à négocier un devis,
• Capacité à élaborer et gérer un budget,
• Capacités rédactionnelles et bon esprit de synthèse,
• Capacité à élaborer des outils d'organisation,
• Maitriser la méthodologie de projet (conduite et évaluation),
• Maîtrise des outils informatiques
• Aptitudes requises : Rigueur, organisation, sens des responsabilités, adaptabilité, disponibilité, aisance relationnelle