Responsable (h/f) secretariat medical imagerie

L'institut Mutualiste Montsouris est un hôpital privé à but non lucratif (ESPIC), situé dans le 14ème arrondissement de Paris, à proximité du Parc Montsouris et de la Cité Internationale Universitaire de Paris, spécialisé dans le MCO (médecine-chirurgie-obstétrique) et la psychiatrie de l'adolescent et du jeune adulte.

L'Institut Mutualiste Montsouris est un établissement de référence en matière de soins et de recherches, résolument tourné vers l'innovation au service du patient et proposant une situation géographique privilégiée, des plannings attractifs et un véritable parcours d'intégration et de formation.

Grâce à la qualité et l'engagement de ses équipes médico-chirurgicales, l'IMM est reconnu comme l'un des meilleurs établissements hospitaliers publics et privés de France (l'IMM figure depuis plus de 20 ans dans le tableau d'honneur des 50 meilleurs hôpitaux français du palmarès établi par le Point), et l'un des meilleurs établissements hospitalier mondiaux (Classement World's Best Hospitals 2023 du magazine Newsweek).

• Superviser une équipe de secrétaires médicales de 11 ETP dédiées à l'activité du Département ;
• Elaborer le planning de l'équipe, adapter et organiser les remplacements ainsi que les périodes de congés ;
• Programmer et animer les réunions d'équipe, organiser les transmissions importantes pour le fonctionnement du Département ;
• Participer et contribuer aux réunions avec les autres responsables de secrétariats médicaux de l'établissement ;
• Réaliser les différents entretiens avec l'équipe (EPI, professionnels, suivi d'intégration) ;
• Organiser les recrutements nécessaires au sein de l'équipe en lien direct avec la responsable des secrétariats médicaux ;
• Superviser l'organisation du parcours d'intégration (formations / habilitations) lors des recrutements en lien direct avec la secrétaire médicale référente en charge de la formation au sein du Département ;
• Accompagnement de la montée en compétences des secrétaires ;
• Relayer les décisions stratégiques et opérationnelles du chef de service du Département et de la Direction de l'établissement.

• Planifier, organiser et animer l'ensemble des missions principales des secrétaires (accueil physique et téléphonique des patients et consultants, prise des RDV en respectant les protocoles spécifiques, programmation des gestes d'imagerie interventionnelle, gestion et validation des prescriptions médicales en attente - périmètre de la téléradiologie inclus, gestion du PACS, programmation de l'activité interventionnelle au bloc opératoire, gestion de la facturation de l'un des IRM (GIE) ;
• Soutenir l'équipe dans ses missions et en assurer la régulation au quotidien;
• Paramétrer les planifications des différentes modalités au sein du logiciel XPLORE ;
• Gérer et optimiser la programmation des examens au sein des vacations et des modalités en lien avec l'équipe des secrétaires ;
• Piloter et animer la gestion des appels téléphoniques grâce à l'outil de supervision KIAMO ;
• Assurer la gestion des envois des convocations des RDV aux patients et consultants ;
• Assurer la gestion des comptes-rendus d'interprétation des médecins radiologues ;

Gestion de la qualité et des risques

• expérimenté(e) en management d'équipe ;
• maîtrise des techniques de communication ;
• maitrise des outils informatiques, la connaissance du logiciel XPLORE sera appréciée ;
• sens de l'organisation et du travail en équipe pluridisciplinaire ;
• rigueur dans le travail ;
• bonne expression écrite et orale ;
• autonomie et capacité à prioriser ;
• réactivité, prise d'initiatives ;
• écoute et disponibilité ;
• respect du secret médical ;
• maîtrise de soi, discrétion ;