Assistant Administratif / Secrétaire Polyvalent F/H - Robert Half

A propos de notre client

Notre client, expert dans son domaine et présent à l'international, basé à Paris, recherche un Assistant Administratif / Secrétaire Polyvalent F/H à temp partiel pour un poste en intérim d'une durée d'un mois.

• Participation à l'organisation des formations clients : Envoi des invitations par courrier et collecte des informations auprès des clients (environ 5 en moyenne).
• Gestion des réservations de transport, hôtels, plateaux-repas : Traitement des demandes de réservation de billets de train, d'avion et de taxis. Réservation de chambres d'hôtels, organisation des commandes de plateaux-repas.
• Réservation de salles de réunion : Gestion des demandes en interne et, si besoin, demande de devis externes.
• Envois postaux et expéditions : Gestion des envois de courriers et colis destinés aux employés ou clients (y compris envois postaux pour mises en demeure).
• Courrier entrant :
• Tamponner les courriers à la date du jour.
• Scanner et transmettre le courrier à qui de droit.
• Aller à la poste pour récupérer des lettres recommandées avec accusé de réception (LRAR), muni des documents nécessaires (K-Bis, délégation de pouvoir, pièce d'identité du représentant légal).
• Factures : Envoi des factures par e-mail ou en colis aux clients.
• Cartes de visite : Création et commande de cartes de visite pour les équipes commerciales.
• Traitement des communications :
• E-mails : Traiter ou transférer les mails reçus via la boîte commune.
• Appels : Traitement des appels entrants.
• Calendriers de fin d'année : Gestion de l'expédition aux commerciaux ou directement aux clients.
• Petite comptabilité : Saisie des factures, réponse aux demandes ou redirection si nécessaire.
• Réception de chèques bancaires :
• Remplir le carnet de bordereau de remise de chèques.
• Suivre la procédure liée et envoyer les documents scannés à EMEAAR.
• Poster les chèques à la banque.
• Gestion de la flotte automobile :
• Suivi des contrats de leasing (ARVAL et ALD).
• Gestion des contraventions (ANTAI).
• Traitement des ATD (avis à tiers détenteur) et FPS (forfait post-stationnement).
• Gestion des cartes TOTAL, vignettes CRIT'Air et attestations d'assurance.
• Organisation de la mise à disposition des nouveaux véhicules, convoyage et restitution.
• Mise à jour des fichiers : flotte automobile et adresses personnelles pour dénonciations ANTAI.

• Expérience réussie et reconnue en assistanat administratif
• Autonomie, organisation, bonne communication

Conditions et Avantages

Salaire : 20 000€ Annuel brut sur une base de 20h/semaine

Robert Half International France SAS traite les données des candidats qui sont nécessaires pour mener à bien le processus de candidature. Vous trouverez plus d' informations sur la protection des données, en particulier sur vos droits légaux, à https://www.roberthalf.com/fr/fr/protection-donnees-personnelles.